Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

• члены рабочей инвентаризационной комиссии не являются специалистами в тех областях, где используются пересчитываемые ТМЦ;

• отсутствует обучение порядку и методологии проведения инвентаризации;

• инвентаризация больших объемов ТМЦ проводится с использованием заведомо недостаточных ресурсов (время, люди, финансирование, прочее).

Хорошей практикой, которая пока редко встречается в России, является использование специализированных предприятий, оказывающих услуги в области проведения инвентаризации и оценки состояния имущества. Достойной альтернативой является привлечение к инвентаризациям людей, которые как минимум хорошо знают методологию ее проведения, например сотрудников подразделений внутреннего аудита или таких сопоставимых по функциям подразделений, как подразделение внутреннего контроля.

Аудитору необходимо быть готовым к тому, что во многих случаях при выявлении недостач по результатам инвентаризации виновные лица либо отсутствуют, либо им невозможно предъявить претензии и взыскать ущерб. Это связано с неопределенностью трактовки в российском законодательстве степени обеспеченности «надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику» (материально ответственному лицу). К таким условиям можно отнести не только наличие физических препятствий для хищения или порчи имущества (например, замки или забор), но и особенности функционирования процесса управления запасами и активами (например, порядок выдачи или приемки материалов). Хорошей практикой в данном случае является формальное определение критериев надлежащих условий для хранения и взятие с ответственного работника расписки о его согласии с тем, что такие условия созданы. В противном случае каждый эпизод недостачи необходимо будет рассматривать в судебном порядке, что может потребовать больших затрат, чем размер недостачи. Что касается отсутствия виновных в случае недостачи, то аудитору необходимо иметь в виду, что в большинстве случаев это следствие недостатков в процессе управления имуществом. Наиболее распространенными недостатками являются:

• отсутствие процесса приемки-передачи имущества при смене МОЛ;

• отсутствие процесса приемки-передачи при увольнении МОЛ;

• проблемы документооборота на предприятии (задержки при составлении и сдаче документов для обработки, отсутствие и утеря документов, ошибки в документах, отсутствие контроля качества и своевременности документооборота).

Подпроцесс «Ремонт и обслуживание ОС»

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• планирование ремонтов/ТО, формирование графика ППР/ТО;

• проведение ремонтов/ТО;

• учет и анализ причин возникновения аварийных ситуаций.

Описание этого подпроцесса планируется подготовить во второй редакции книги в составе анализа процесса «Технический ремонт и обслуживание».

Подпроцесс «Общий анализ производственных фондов»

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• сопоставление проектной мощности, фактической мощности и требуемой мощности;

• оценка оптимальности расходов на текущее обслуживание ОС;

• оценка соблюдения условий бесперебойного функционирования ОС.

Сопоставление проектной мощности, фактической мощности и требуемой мощности. Данный анализ в первую очередь призван дать оценку конкурентоспособности предприятия – обладает ли предприятие основными средствами, способными производить востребованную продукцию, в требуемых объемах и с заданной рентабельностью. Разница между проектной мощностью и фактической мощностью представляет собой производственный потенциал. Разница между фактической и требуемой мощностью является обоснованием необходимости и направления инвестирования. Для проведения анализа предприятию необходимо наладить процесс сбора релевантной информации (участие в специализированных выставках, конференциях, презентациях, маркетинговые исследования, деловые контакты и прочее), осуществляемый соответствующей структурой. Расчет и анализ требуемой мощности должен основываться на стратегии развития предприятия.

Оценка оптимальности расходов на текущее обслуживание ОС. В целом, как уже говорилось, аудитор должен уметь сопоставить расходы на эксплуатацию с режимом работы основного средства. Ряд расходов на эксплуатацию обусловлен требованиями государственных регулирующих органов (например, требования по обеспечению безопасности), поэтому аудитору необходимо быть в курсе таких требований.

Расходы на эксплуатацию редко имеют равномерную динамику. Множество факторов может вызывать отклонения от среднего уровня расходов. Аудитору необходимо иметь в виду, что статус расходов по данным учета не всегда соответствует расходам по факту. Нередки ситуации, когда предприятие не использует часть основных средств в течение длительного времени. По разным причинам, в том числе с целью минимизации налогообложения, такие основные средства не переводятся на консервацию, при этом наряду с обычными расходами для таких основных средств возникают расходы, обусловленные фактическим неиспользованием (например, расходы на охрану).

Хорошей практикой является нормирование расходов в целом и расходов на эксплуатацию в частности. Однако многие предприятия не имеют четко отработанного процесса создания и обновления нормативов. В лучшем случае они делают это нерегулярно. Это характерно для предприятий, где либо отсутствует мотивация менеджмента на результат, либо система мотивации и состояние системы контроля таковы, что менеджменту выгоднее не соблюдать нормативы. Аудитору необходимо помнить, что при отсутствии нормативов требуемые соотношения для проведения оценки оптимальности расходов часто можно получить из данных управленческого производственного учета. Тем не менее, даже если нормативы существуют, необходимо убедиться, что существует и процесс управления изменениями этих нормативов.

Оценка соблюдения условий бесперебойного функционирования ОС. Основное средство должно работать настолько непрерывно, насколько это позволяют условия его эксплуатации. Однако ни одно основное средство не застраховано от простоя в процессе использования. Основные причины приостановки эксплуатации основного средства следующие.

• Авария. Причиной аварий может быть множество факторов. В целом их можно разбить на три группы – текущее состояние основного средства, недостатки процесса эксплуатации основного средства и форс-мажорные обстоятельства. С течением времени возрастает вероятность непредвиденных поломок, вызванных как особенностями конструкции основного средства, так и составляющих его материалов. Поэтому большое значение имеет опыт обслуживающего технического персонала, т. к. только с опытом постигаются нюансы аварийности конкретного основного средства. При эксплуатации основного средства на первое место выходят адекватность техпроцессов и квалификация персонала. Техпроцессы должны оптимально регулировать процесс эксплуатации, в том числе для того, чтобы сделать риск аварий достаточно предсказуемым. Квалификация персонала должна соответствовать требованиям техпроцессов. Одно без другого не существует – плохо подготовленные работники не могут адекватно следовать техпроцессу и наоборот, исполнение самых простых предписаний может иметь непредсказуемый финал вследствие деструктивного творческого потенциала отдельных нерадивых исполнителей. Форс-мажорные обстоятельства могут довольно широко варьировать от относительно распространенных до экзотических, а также иметь различную природу, т. е. быть как естественными, так и связанными с недостатками в деятельности предприятия. Хорошей практикой является создание процесса по управлению рисками, способными в результате реализации привести к аварийным ситуациям. В моей практике встречались компании, которые наладили такой процесс, правда, по большей части фокус делался на техногенные риски и риски форс-мажора. Риски, связанные с особенностями построения и содержания процессов и состоянием основных средств, человеческих и прочих ресурсов, не рассматривались.

• Необходимость остановочного ремонта/техобслуживания. Более подробно будет рассмотрена в разделе по процессу «Управление ТОиР» в следующей редакции книги.

• Отсутствие потребности в результатах использования основного средства. Отсутствие анализа факторов, обусловивших данную причину, указывает на отсутствие взаимодействия между процессом «Производство» и процессом «Продажи», а также процессом «Бизнес-планирование и бюджетирование». Аудитору следует обращать внимание на наличие устойчивой коммуникации между процессом продаж и процессом производства. Динамика текущих продаж и прогнозы на будущее должны учитываться при определении режима использования основного средства. Аудитор должен иметь в виду, что остановки по этой причине могут быть также следствием проблем в процессе продаж.

• Отсутствие складских мощностей для размещения результатов использования основного средства. Данная причина может быть связана как с отдельными факторами, так и иметь более сложную природу. Многое зависит от процесса продаж и от процесса логистики. Необходима устойчивая коммуникация между процессом продаж, процессом производства и процессом логистики. Регулярное затоваривание складов, простой транспорта в ожидании погрузки/разгрузки указывает на проблемы в функционировании как минимум процесса логистики.

• Запрет регулирующих органов на эксплуатацию основного средства. Эксплуатация многих основных средств должна осуществляться в соответствии с требованиями государственных органов РФ (например, с «Техническим регламентом о требованиях пожарной безопасности»). Наиболее типичным наказанием за несоблюдение таких требований является наложение штрафных санкций, а также приостановка деятельности с использованием тех или иных основных средств до устранения причин несоблюдения. На предприятии должен функционировать процесс мониторинга требований законодательства в отношении используемых основных средств. В большинстве случаев исполнение предписаний законодательства намного дешевле, чем приостановка эксплуатации основных средств.

• Отсутствие ресурсов, требуемых для эксплуатации основного средства. Подавляющему большинству основных средств для работы необходимы те или иные ресурсы. В моей практике встречались ситуации, когда эксплуатация основных средств приостанавливалась по совершенно банальным причинам (например, однажды встали несколько цехов химического производства из-за обрыва линии электропередачи от налипания снега). В большинстве случаев требуются минимальные затраты для минимизации рисков остановки эксплуатации основного средства. Довольно распространенной причиной остановок являются также недостатки в структуре и содержании процесса снабжения ресурсами.