Office 2007. Мультимедийный курс

Не забудьте после выполнения всех рассмотренных выше настроек элементов стиля в окне Создание стиля (см. рис. 7.16) нажать кнопку ОК – только после этого настройки вступят в силу. Если вы этого не сделаете, то после закрытия окна потеряете все выполненные настройки.

Глава 8 Современная система управления проектами Microsoft Project 2007

В состав пакета Microsoft Office 2007 включено мощное средство управления проектами – программа Microsoft Project 2007. С ее помощью вы можете вести учет, анализ, управлять самыми разными проектами – как относительно небольшими и носящими оперативный характер, так и более масштабными проектами промышленного назначения.

Как обычно, свое знакомство с приложением мы начнем с изучения пользовательского интерфейса и основных инструментов.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Основные приемы и методы работы с программой Project 2007 наглядно проиллюстрированы в видеолекциях главы «Microsoft Office Project 2007».

Пользовательский интерфейс и основные инструменты Microsoft Project 2007

Пользовательский интерфейс программы Project 2007 показан на рис. 8.1. Рабочая часть интерфейса разделена на две части: слева формируется перечень задач текущего проекта, а справа отображается информация о ходе их выполнения.

Рис. 8.1. Программа Project 2007

В верхней части окна программы расположено главное меню, которое хорошо знакомо каждому пользователю приложений Microsoft Office предыдущих версий. Команды главного меню предназначены для смены режимов работы, доступа к инструментам и др. Под главным меню находится инструментальная панель, кнопки которой дублируют многие команды главного меню.

Нажатием правой кнопкой мыши вызывается контекстное меню программы, содержимое которого во многом зависит от текущего режима работы и от того, в каком месте интерфейса оно вызвано. Многие команды контекстного меню дублируют аналогичные команды главного меню, а также кнопки инструментальной панели. Таким образом, каждый пользователь может выбрать наиболее удобные для него инструменты: главное меню, контекстное меню или инструментальную панель.

Поскольку наиболее популярным инструментом работы с программой является ее главное меню, в следующем разделе мы кратко рассмотрим его содержимое.

Главное меню

Главное меню программы Project 2007 включает в себя следующие меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Проект, Отчет, Окно и Справка.

Команды меню Файл предназначены для работы с файлами. В частности, с их помощью вы можете создать новый проект, открыть созданный ранее, сохранить изменения в текущем проекте либо сохранить эти изменения в отдельном файле под другим именем, отправить проект по электронной почте, вывести его содержимое на печать и др.

Меню Правка также включает в себя команды, стандартные для приложений Office. В частности, таковыми являются команды, предназначенные для работы с буфером обмена (Вырезать, Копировать и Вставить), для отмены и восстановления последних действий, для поиска и замены и др. Кроме этого, командами данного меню вы можете связать задачи проекта, прервать выполнение задачи, удалять задачи, а также выполнять иные действия.

Команды, расположенные в меню Вид, предназначены для настройки представления отображающейся в окне информации. Например, вы можете включить отображение диаграммы Ганта (она отображается в правой части окна, см. рис. 8.1; данный режим используется в программе по умолчанию), режим календаря, режим отслеживания задач и др.

С помощью команд меню Вид– > Панели инструментов можно управлять отображением инструментальных панелей, а также перейти в режим их настройки. По умолчанию в Project 2007 включено отображение двух инструментальных панелей: Стандартная и Форматирование. Команда меню Вид– > Колонтитулы предназначена для перехода в режим настройки колонтитулов, а командой меню Вид– > Масштаб вы можете настроить масштаб отображения представленных данных.

Команды меню Вставка предназначены для вставки объектов в текущий проект. Например, чтобы вставить новую задачу, выполните команду Вставка– > Новая задача (эта команда вызывается также клавишей Insert). Для вставки в проект периодически повторяющейся задачи (например, каждую неделю вам необходимо проводить совещание) выполните команду меню Вставка– > Повторяющаяся задача. Чтобы вставить проект, выполните команду меню Вставка– > Проект и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь к файлу созданного ранее проекта. Кроме этого, с помощью команд данного меню вы можете вставлять в проект разрывы страниц, рисунки и иные объекты.

С помощью команд, расположенных в меню Формат, форматируют представленные в окне данные. Например, команда меню Формат– > Шрифт предназначена для перехода в режим настройки параметров шрифта, при выполнении данной команды открывается окно, в котором настраивают необходимые параметры. С помощью команды меню Формат– > Отрезок вы можете перейти в режим форматирования отрезка, используемого в диаграмме Ганта (именно поэтому данная команда доступны только тогда, когда включено отображение диаграммы Ганта). Кроме того, с помощью соответствующих команд данного меню можно отформатировать шкалу времени, стили текста, сетку и иные объекты.

Доступ к сервисным функциям программы осуществляется с помощью команд меню Сервис. В первую очередь рассмотрим команду меню Сервис– > Параметры, с помощью которой можно перейти в режим просмотра и редактирования параметров программы. При первом запуске Project 2007 рекомендуется просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры настройки, чтобы максимально адаптировать приложение к своим потребностям. Предложенные по умолчанию настройки часто являются оптимальными. Более подробно порядок настройки программы мы рассмотрим в разделе «Настройка параметров».

Возможности приложения Project 2007 предусматривают использование макросов. Чтобы выбрать макрос из числа ранее созданных, выполните команду главного меню Сервис– > Макрос– > Макросы либо нажмите комбинацию клавиш Alt+F8. В открывшемся окне в списке макросов выделите имя нужного макроса и нажмите кнопку Выполнить. Чтобы создать новый макрос, в данном окне в поле Имя макроса введите с клавиатуры его имя и нажмите кнопку Создать, в результате откроется окно редактора VBA, в котором выполните все необходимые действия по написанию макроса.

Открыть редактор VBA можно и иначе: выполнив команду меню Сервис– > Макрос– > Редактор Visual Basic либо нажав комбинацию клавиш Alt+F11.

Для проверки правильности правописания в текущем проекте выполните команду Сервис– > Правописание либо нажмите клавишу F7. По окончании проверки отобразится соответствующее информационное сообщение.

Чтобы избежать ошибок при наборе, удобно использовать встроенный механизм автозамены. Для его настройки выполните команду меню Сервис– > Параметры автозамены, в результате откроется окно, порядок работы с которым мы уже рассмотрели в предыдущих разделах книги.