Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Шрифт:
Кроме "Дня прозвона клиентов", достаточно часто используемой реперной точкой является "День просмотра долгосрочных задач и мыслей". У автора, например, это последняя суббота месяца. Задача "Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию" будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.
Расстановка приоритетов: важное — красным!
Один из главных секретов успешного управления личным временем — грамотная расстановка
Создайте в Outlook несколько задач, о которых вам необходимо помнить. Например:
• "Петров: проверить готовность отчета";
• "В банке: оплатить домашний Интернет";
• "Проект А: подготовиться к встрече";
• "Сделать презентацию по новому продукту".
Рекомендую начать со среднесрочных задач, т. е. таких, которые нужно выполнить в ближайшие несколько недель. Если вы активно пользуетесь бумажным ежедневником, не рекомендую сразу пытаться "перепрыгнуть" с него на Outlook. Оставьте пока краткосрочные встречи и задачи в ежедневнике, а вот среднесрочные создавайте в Outlook. Тем более что именно со среднесрочными задачами Outlook справляется гораздо лучше ежедневника.
В дальнейшем мы будем разбирать все техники планирования времени с помощью Outlook на одном большом управленческом "кейсе". Чтобы никому из представителей различных отраслей и профессий не было обидно, возьмем в качестве главного героя хорошо всем известного "менеджера" — Остапа Бендера из "Золотого теленка". Типичный предприниматель, владелец малого бизнеса, несколько подчиненных (Козлевич, Балаганов и Паниковский), большой сложный проект (раскулачивание Александра Ивановича Корейко), много мелкой "текучки", необходимость создавать баланс работы и личной жизни (Зося Синицкая), и т. д.
Неупорядоченный список задач, составленный для Остапа Бендера на момент въезда в город Черноморск, можно увидеть на рисунке.
Неупорядоченный список задач на "Панели задач":
Как только вы внесете первые 10–15 задач, ориентироваться в них станет сложно. Поэтому важно сразу начать расставлять приоритеты: выделять наиболее значимые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начинать работу именно с них.
Outlook позволяет автоматически раскрашивать приоритетные задачи. Выделим приоритеты в работе Остапа Ибрагимовича: очевидно, первым делом необходимо обеспечить команду проекта деньгами на текущее существование и выяснить адрес тов. Корейко. После отыскания некоторого количества денег и выяснения адреса можно будет уже заняться поиском жилья и запугиванием Корейко.
Приоритезированный список задач для Остапа Бендера вы можете видеть на рисунке.
Приоритезированный список задач на "Панели задач":
Если при создании задачи вы выбирали "Важность — высокая", то Outlook будет по умолчанию выделять ее более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность, вы снимаете "Высокую" важность и она возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке главное, не рассеиваясь на мелочи.
Мы решили управленческую задачу:
концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т. е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритезированный список задач.Как настроить пользовательское представление. Правила автоформатирования
Настроить пользовательское представление означает побудить Outlook показывать задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.
Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два словосочетания и пять кнопок. Два волшебных словосочетания — "пользовательское представление" и "пользовательское поле". О пяти кнопках — чуть дальше.
Пользовательское представление — это некий взгляд на список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы. То есть сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д. Поскольку для Outlook вы — пользователь, то и настроенное представление называется пользовательским, в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.
Возможность увидеть приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом — это как раз пример пользовательского представления. Давайте на этом примере разберемся, как настраивать удобное вам представление.
1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи "Панель задач" в панели задач (стрелка 1).
2. В появившемся меню выберите пункт "Изменить текущее представление" (стрелка 2).
Мы вошли в то место, где можем менять текущее представление "Панели задач". Перед собой вы видите такое меню:
Вот они, те самые 5 кнопок, которые нужно знать для эффективного управления Outlook. Кнопок здесь больше, но нам потребуются не все. Сейчас мы освоим одну кнопку, "Автоформат", с остальными разберемся позже. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.
3. Выберите в меню пункт "Автоформат" (рис. внизу, стрелка 1). Появится окно "Автоматическое форматирование". Перед собой вы видите список правил, которые говорят Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила — "Завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым", "Просроченные задачи — красным" и т. п. К этим стандартным правилам мы можем добавлять свои, пользовательские.
4. Нажмите в списке правил кнопку "Добавить" (стрелка 2). В списке правил появится новое правило (стрелка 3), изначально называющееся "Без имени". Назовите это правило "Приоритет" (просто впишите название правила на место слов "Без имени").
5. Каждое правило состоит из двух компонентов: условие и шрифт (стрелка 4). Условие — это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным и т. п.) Чтобы определить наше правило "Приоритет", нам нужно в параметре "Шрифт" задать тот цвет, в который вы хотите видеть раскрашенными приоритетные задачи; в параметре "Условии" задать проверку задачи на то, что у нее параметр "Важность" равен "Высокая".