Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Посмотрите — это раздел "Задачи" Остапа Бендера.

Список задач в разделе "Задачи"

Для этого списка можно настраивать пользовательское представление точно так же, как мы делали это на панели задач в "Календаре". Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на серой панели "Тема" (стрелка 2) и в появившемся контекстном меню выбрать пункт "Изменить текущее представление" (стрелка 2). Далее вы попадете в знакомое окно "Настройка представления", с пятью кнопками, которые уже хорошо освоили.

Попробуйте самостоятельно настроить такое представление: отбор — только завершенные задачи, автоформат — важное — красным, сортировка — по сроку, группировка — по параметру "Дата завершения". Вот простейшая форма отчета о проделанной работе для вашего руководителя либо для самостоятельного подведения итогов.

Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

Как в наше время, когда все так быстро меняется, можно все успевать динамичному, современному, контролирующему множество проектов менеджеру? Количество дел и поручений непрерывно возрастает. Удержать все это в голове решительно невозможно.

Приходилось ли вам терять бумажный ежедневник? А разбираться в документах после уволившегося сотрудника? Или терять деньги из-за отсутствия полной истории переписки с клиентом? Все это — неизбежные недостатки "бумажного" управления информацией и задачами.

С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу — назначить задачу подчиненному, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег и т. п. Работа становится более прозрачной и эффективной.

Более того: с помощью механизма пользовательских полей в Outlook можно структурировать практически любые бизнес-процессы. При этом Outlook, естественно, не подменяет собой более сложные и масштабные корпоративные информационные системы (ERP, CRM, системы project management и т. п.) Он позволяет оптимально настроить бизнес-процесс не на уровне компании в целом, но на уровне личной эффективности менеджера и команды, в которой он работает.

Например, в строительной компании в ходе тренинга "Тайм-менеджмент на Outlook" была выявлена следующая проблема: дизайнеры не всегда вовремя оформляют все документы и разрешения, касающиеся перепланировок. В результате строительство задерживается, компания теряет серьезные деньги.

Решение достаточно простое: в папке "Задачи" настроили пользовательское представление с пользовательскими полями, отражающими все стадии процесса.

Для каждой перепланировки с помощью пользовательских полей заданы ключевые этапы процесса:

• дата принятия заявления;

• необходимые согласования (поля формата "да/нет", в реальности их не 3, как на рисунке, а около 10);

• дата получения согласования;

• длительность процесса (поле формата "формула", вычитает из даты получения согласования дату принятия заявления);

• срок, в который необходимо получить согласование.

Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя "галочки" в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок исполнения которых приближается, в синий цвет. Поле "Длительность" позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.

Аналогично можно контролировать многие другие процессы.

• Продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.

• Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас.

• Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно "держать руку на пульсе" и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.

• Документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.

В отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее пользовательское представление:

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат "дата"; столбец "ОК" означает, что продажа завершена; в столбце "Контакт" отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле "Тема" после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.

С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит "отсадить" в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Таблица выглядит так:

Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении "провисов", когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). Обратите внимание, что даты в столбцах — это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут использоваться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией "по горизонтали". Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка:

Применение такого рода форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю "ничего не упустить" как при постановке задачи, так и при контроле ее исполнения.

Приложения: личный опыт

ТМ-юмор. Один день из жизни тайм-менеджера [124]

План — это Закон

Только в отпуске я могу отдохнуть душой по-настоящему. Только в отпуске не бывает авралов, дедлайнов, разборок с контрагентами и прочих мелких и крупных стихийных бедствий. Только в отпуске не нужна работа с хаосом, неопределенностью и назойливой срочностью.

124

Заметка, написанная для рубрики "Один день из жизни" проекта E-xecutive.ru. Рекомендации по применению: читать материал стоит: 1) когда захотелось отдохнуть; 2) неторопливо; 3) без "звериной серьезности".

В отпуске господствует Его Величество План.

Первое Правило эффективного отпуска — никаких неожиданностей. В заграницы мы ездим с семинарами, нам за это деньги платят. А отпуск — это святое, его на заграницы разменивать жалко. Рецепт хорошего отпуска прост: своими руками сколоченная скамейка под яблонями, хорошая книга и что-нибудь вкусненькое из огорода, для полного счастья.

В порядке приятного, приемлемого разнообразия допускается дождь. Порядок реагирования: оперативная передислокация под своими же руками сколоченный навес, с последующим продолжением прерванного планового занятия. Иногда разнообразие вносит поездка за грибами. Естественно, всегда в один и тот же сосновый лес, в котором каждая полянка хорошо знакома, а лучшие из белых грибов отыскиваются под много лет назад отмеченными деревьями.

Ресурсно-календарный график планирования времени

Кто видел это, тот поймет. В "рабочей" части жизни я пользовался им от силы раза два, считая с самого момента изобретения. В отпуске этот гибрид графика Гантта и ресурсного графика становится просто незаменим. Иначе как распределить по двум неделям все множество интересностей, которые нужно в них вместить?

Подчитываю, деля и перемножая дни и страницы, хватит ли затрепанного до дыр "Петра Первого" до конца отпуска. Прикидочно хватает, особенно если пару раз смухлевать, подсунув себе вместо любимого романа газету. Бюджетные проблемы возникли из-за необоснованного предположения, что за едой весь отпуск будем читать про экономику. Угу, размечтались. Смакую жареные пельмени и блестящее пособие Алексея Толстого по социально-политическим вопросам. "…Иван Артемьевич уже понял, что смеется государь сегодня не над ним, но продолжал прикидываться дурнем. Великого ума был мужик…"