Организация выставочной деятельности

8.2. Деятельность референта

Круг задач секретаря-референта охватывает следующие сферы выставочного общения между экспонентом и клиентурой:

а) стенография выступлений (с помощью звукозаписывающей техники или конспективно, посредством авторучки);

б) подготовка и сортировка речей экспонента;

в) внесение импровизационной правки в речи экспонента, составление новых высказываний в зависимости от развития ситуации на выставке;

г) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний посетителей, гостей и организаторов выставки;

д) фиксирование замечаний, пожеланий, прочих высказываний руководства и сотрудников стенда, чтобы улучшить работу экспозиции и/или оптимизировать послевыставочный процесс;

е) подготовка и сортировка иной документации, в том числе юридической (тексты предварительных договоров), технической (инструкции), деловой (коммерческие предложения), рекламной (буклеты и т. д.);

ж) прием от посетителей визиток, иных опознавательных знаков и документов, хранение полученного и предъявление его руководству по первому требованию;

з) раздача визиток, фиксирование контактной информации, суфлирование руководства и стендистов, иное участие в переговорном процессе;

и) обеспечение сохранности всех наличествующих документов, их сортировка по клиентам и заказам, доставка в офис компании ответственному лицу для последующей работы.

8.3. Технический персонал

Обязанности технического персонала кратко перечислялись выше: это демонстрация техники в рабочем состоянии, контроль за исправностью функционирования оборудования на стенде и экспонатов, диагностика и ремонт возможных неисправностей, техническое консультирование клиентов. Наибольший объем работ ложится на технический персонал в подготовительный период, когда сотрудники данной категории принимают активное участие в застройке стенда, монтаже рекламных и прочих конструкций, пуско-наладке демонстрационных образцов, проверке исправности электросетей питания и телекоммуникационных сетей. Детально задания для техников и инженеров оговариваются во временной должностной инструкции, выписываемой на период выставки и формулируемой в соответствии с трудовым договором между данным сотрудником и организацией-экспонентом.

Исчисление оплаты труда технического персонала производится на основании акта выполненных работ (также называется приемо-сдаточным актом), примерный текст которого помещен ниже.

Акт приемки-сдачи выполненных работ

Во исполнение трудового соглашения (контракта), [55] заключенного [дата], Работник сдает, а Работодатель в лице [должность, Ф.И.О.] принимает следующие работы (услуги, продукцию): […].

1. Качество работы (продукции, услуг) проверено полномочным представителем Работодателя в присутствии Работника и соответствует требованиям [договора, технических условий, стандарта].

55

В случае привлечения сторонних рабочих формулировка меняется, принимая вид: «на основании договора подряда», вместо Работодателя фигурирует Заказчик, а вместо Работника – Подрядчик.

2. Согласно представленным [наименование финансовых документов, их реквизиты] расходы Работника на […] составляют […] рублей, которые Работодатель обязуется оплатить.

3. Выполненные Работником работы оформлены надлежащим образом и приняты полностью (комплектно).

4. За выполненную работу Работодатель устанавливает надбавку (скидку) в размере […] рублей за […] по сравнению с суммой, установленной в договоре подряда.

5. Работодатель оплачивает выполненные Работником работы с учетом надбавки (скидки) в размере […] рублей ([сумма прописью]).

Сдал: [подпись работника]

Принял: [подпись ответственного за приемку лица] УТВЕРЖДАЮ: [подпись руководителя]

8.4. Задачи переводчика

Вопреки расхожему мнению переводчики нужны не только на международных выставках, но и на выставочных мероприятиях, проводимых на территории нашей страны и собирающих почти исключительно российских производителей. И держать переводчика следует вовсе не «про запас» – на тот случай, если выставку вдруг посетит иностранный гость. Истинное назначение данного работника совершенно другое.

Переводчик на российской выставке выступает в роли специалиста по техническому переводу, то есть фактически выполняет задачи консультанта-технолога, помогающего разобраться с технической документацией, которая составлена на иностранном языке.

9. Сопровождение для выставок

9.1. Промоакция

Реклама участия в выставке играет исключительно важную роль, в связи с чем мэтры маркетинга поучают начинающих экспонентов: «нет рекламы – не участвуй». Успешная выставка – это мероприятие, которое отличается первоклассным информационным сопровождением, причем имеющим несколько уровней охвата:

а) стенд – промоутеры, стендисты, декор, музыка, освещение;

б) павильон и прочая территория выставки – промоутеры, указательные знаки, объявления, звуковая информация;

в) город – местная пресса, местные радиостанции, почтовая рассылка, постеры;

г) регион – пресса, радиостанции, ТВ-каналы, Интернет (промосайт).

Как видно, информационное продвижение выставки, привлечение к ней внимания обусловлено разными формами информационного сопровождения, включая как собственно рекламу (ее классические жанры), так и промоушн и прочие формы связей с общественностью (public relations).

Перед промоутерами стоят две задачи: (а) провести подготовительную работу до выставки с целью оповещения о предстоящем мероприятии и (б) провести работу во время выставки. Последняя более трудна. Она предполагает привлечение большого числа промоутеров.

Роли промоутеров определяются их конкретными функциями. [56] От тех промоутеров, которые работают в павильоне во время экспонирования, требуется выполнять следующие задачи. Во-первых, какая-то часть из них обязана приветствовать гостей, приглашать их посетить стенд, а при необходимости вызывать к гостям консультанта. В известном смысле слова эти молодые люди служат живыми указателями: дежуря в определенных точках на ярмарке с опознавательными знаками в руках и на одежде – в проходах, у входа, у буфета и т. д. – они словами, жестами, своими графическими знаками и даже одним своим видом намекают посетителям, какие экспозиции стоит посмотреть.

56

В п. 8.2 использованы материалы из: Бердышев С.Н. PROMO без проблем. – М.: ГроссМедиа, 2008. С. 251–253.

Следующей обязанностью промоутеров является: распространять среди проходящих мимо стенда листовки, буклеты, прейскуранты, визитки и иные раздаточные материалы. К этой задаче будет привлечена основная масса промоутеров. Некоторым из промоутеров можно вменить в обязанность украшение стенда (скажем, гирляндами, флажками, иными приспособлениями), а также регуляцию осветительных приборов, чтобы выгодно подчеркнуть достоинства тех или иных экспонатов, привлекших внимание заинтригованного клиента.

Если фирма не пользуется услугами профессиональных официантов, то разносить напитки и угощения могут также подготовленные к этому промоутеры. Однако на большой, солидной выставке лучше к такой работе привлекать профессионалов, а промоутерам можно найти и другое дополнительное занятие: раздавать сувениры, а дамам – цветы.

В задачи промоутеров может входить демонстрация отдельных экспонатов, то есть промоутеры могут присутствовать в команде стендистов. Естественно, такие экспонаты должны находиться в неактивном состоянии, поскольку работу с образцами стоит поручить профессиональным стендистам-техникам. Характерный пример – девушки-промоутеры, акцентирующие внимание на эстетических достоинствах авто во время проведения выставок-салонов. Эти девушки, очень привлекательные и фотогеничные, позируют перед фото– и видеокамерами, открывают дверцы машины, включают и выключают фары или дворники, опускают и поднимают боковые стекла (или крышу – у машин с откидным верхом). Другой пример: очаровательная девушка-промоутер эффектно дефилирует по подиуму с электроинструментом, тогда как показывают этот инструмент в действии стендисты-технари. Задача девушки состоит в данном случае в том, чтобы обратить внимание публики на дизайн и компактность инструмента.