Основы деловой и публичной коммуникации в профессиональной деятельности

6. На переговоры надо идти опрятно одетым, что повышает уверенность в себе.

7. Выражение лица должно свидетельствовать о том, что вы рады встрече с партнерами, умеренно и доброжелательно улыбаться.

8. Желательно, чтобы в беседе участвовали обе стороны, т. к. это позволит лучше справиться с поставленной задачей.

9. Слова надо произносить доверительным тоном и по возможности пересесть к слушателям поближе.

10. Переговорная комната должна быть хорошо подготовлена, чисто убрана, с хорошей освещенностью и привлекательным интерьером.

11. Не надо спешить начинать разговор, а каким-то спокойным действием сфокусировать внимание на себе.

12. Жестикуляция должна быть логичной и не оторвана от естественного хода повествования.

Выступление на переговорах следует вести с учетом следующих важных приемов:

1. Начало выступления представителей каждой из сторон должно быть захватывающим и привлекательным.

2. Не надо сразу раскрепощать или стремиться рассмешить аудиторию, но и не следует делать начало тяжеловесным или торжественным.

3. Первая фраза выступления должна включать интересное сообщение.

4. Желательно связать тему своего выступления с жизненно важными интересами сторон.

5. Нельзя перегружать свою речь фактами, хотя они и играют важную роль.

6. Собеседники, слушатели не должны почувствовать, что вы очень тщательно подготовились.

7. Используемые примеры должны бить в цель и каждому аргументу должен соответствовать свой пример, который должен быть уместным и типичным.

Свое выступление должно заканчиваться, с использованием следующих приемов:

1. Обратить внимание сторон на то, что вы завершаете свое выступление. Обычно в этом случае произносят слова «и в завершение», «и, наконец несколько выводов» и др.

2. Обязательно резюмировать основные положения выступления.

3. Ни в коем случае не затягивать искусственно свое выступление.

Чаще всего на переговорах используются следующие варианты концовок выступления: а) кратко излагаются основные положения выступления и выводы; б) призвать стороны к совместным поискам решений;

в) сделать представителям сторон приятный комплимент; г) постараться уместной шуткой вызвать улыбку, смех; е) использовать к месту поэзию, цитаты авторитетных людей. Убедительность и доказательность выступления, перед партнерами достигается:

1. Четким представлением цели выступления.

2. Использованием сравнений и аналогий.

3. Исключением из выступления специальных и непонятных терминов, а если без этого нельзя обойтись, то раскрыть их смысл.

4. Сопровождением выступления схемами, таблицами, рисунками (презентацией).

5. Повторением важных положений различными (другими) словами. Можно выделить некоторые типичные ошибки, которые мешают донести смысл своего выступления до собеседников:

• не следует говорить слишком быстро, надо корректировать темп речи, чтобы другие поспевали за ходом мысли;

• необходимо исключить двусмысленности;

• надо говорить, исключая длинные фразы и сложные предложения;

• нельзя снижать внимание и постоянно следить за содержанием высказываний собеседников, запоминать их невербальные реакции;

• нельзя допускать абстрактные, общие высказывания, без ориентации на собеседников.

• Монологичность переговорщика – Я никогда не буду иметь с ним дела.

• Никогда?

• Сейчас у меня нет для этого средств!

• Сейчас? Или?

Зеркальный вопрос позволяет, не противореча собеседнику и не опровергая его утверждения, создавать в беседе новые элементы, придающие диалогу заинтересованный смысл. Это дает лучшие результаты, чем повтор вопросов «Почему?», которые вызывают обычно защитные реакции, отговорки, поиски мнимой причинности и могут привести к неудовлетворительному результату.

Эстафетные вопросы динамизируют переговоры, они несколько опережают высказывания партнера, хотя и не перебивают его, а чаще всего помогают ему в диалоге. Эстафетный вопрос повышает способность слушать и схватывать налету реплики партнера, провоцируют его сказать нечто большее, раскрыть факт и указать дополнительные качества и свойства.

По содержанию диалоги делятся на информационные и интерпретационные. Если у одного из участников имеются недостаточные представления о предмете диалога, в этом случае между собеседниками возникает информационный диалог. Когда уровень знаний примерно одинаков, то у собеседников проходит интерпретационный диалог.

Результативное завершение медиативных переговоров возможно при следующих условиях: если стороны достигли большого сходства и сближения во мнениях; • сложилось заметное стремление к взаимопониманию; • партнеры искренны в изложении своих позиций; • партнеры доверительно относятся друг к другу.

По уровню корректности и вежливости медиативные переговоры бывают трех типов: корректный диалог, когда партнеры говорят по очереди, вежливо и внимательно слушают и воспринимают информацию; • односторонний диалог, когда имеется активное поведение одного и почти полная пассивность другого партнера; • некорректный диалог, когда партнеры не воспринимают информацию и сосредоточены только на том, чтобы дождаться своей очереди предъявить свои аргументы, часто такой диалог называют разговором «глухих».

Социокультурные аспекты таких переговоров выражаются в принятии или отторжении устанавливающихся свойств диалога: вежливость, аргументированность формулировок, открытость, недопустимость мелочных оценок партнеров, затянутости выступлений и тон диалога.

Во время переговоров партнеры должны продемонстрировать умение слышать и слушать. Слово «слышать» обозначает способность физического восприятия звука. Смысл же слова «услышать» сводится к способности партнера воспринимать звуки и соотносить их с определенным значением. Чтобы услышать, необходимо желание, иначе вы услышите вместо того, что вам говорят, только то, что вам хочется услышать. Очень часто бывает, что конфликтующие стороны слышали, но не слушали – в результате ничего не услышали потому, что не хотели. Чтобы услышать друг друга надо включить внимание. Слушая, мы «включаем» наше внимание с тем, чтобы получить информацию, осмыслить ее и соотнести с возможным результатом. Умение слушать является важнейшим признаком коммуникабельности человека. В этом процессе реализуются две важнейшие коммуникативные функции: восприятие информации и осуществление обратной связи, то есть передача говорящему информации о том, как слушающий воспринимает его аргументы.

Существует много признаков внимательного и корректного слушания участников беседы.

Проявление полного внимания к собеседнику. Случайного кивка, восклицания или замечания порой достаточно, чтобы подчеркнуть свою заинтересованность и внимательность.

Стараться выразить свое понимание. Эмпатическое общение (понимание чувств и ответное выражение своего внимания) не только вызывает одобрение говорящего, но и позволяет лучше понять собеседника.

Дать собеседнику возможность высказаться, чтобы партнер открыл и высказал свою мысль до конца, не мешать ему высказаться свободно и не торопясь. Нельзя подчеркивать своим поведением, что его слишком трудно слушать.