Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней
Шрифт:
Назначение ответственных за реализацию функций системы контроля и отчетности.
3. Два основополагающих момента в системе
Первый момент – контроль за процессом. Предполагает контроль за выполнением работы сотрудниками в соответствии с регламентами, принятыми в компании. Чтобы контролировать процесс, он должен быть подробно прописан, чтобы каждый сотрудник понимал, как правильно выполнять даже самые мелкие детали процесса. Контролировать процесс можно лишь выборочно: если полностью, придется нанять в штат по контролеру для каждого сотрудника. Выборочный контроль предполагает набор контрольно-ревизионных
Что можно контролировать в процессе
Телефонные разговоры по скриптам.
Грамотную отработку возражений.
Проведение встречи по сценарию.
Время прихода на работу.
Работу с рекламациями.
Соответствие рабочего дня менеджера рабочим блокам.
Качество консультации по продукту при личной беседе в офисе.
Второй момент – контроль за результатом Такой контроль предполагает замер результатов действий сотрудников. Например, конверсия исходящих телефонных разговоров отдела по привлечению клиентов (Lead Generation), если сотрудники делают 50 звонков в день и по их итогам назначают две встречи, равна 2 %. Важно, чтобы вы знали не только, какие действия и в каком количестве совершают ваши сотрудники, но и какие результаты они дают. Для этого их нужно замерять и требовать отчеты от сотрудников. Результаты работы должны быть измеримы!
Какие результаты можно контролировать
Объем продаж за день.
Количество отправленных счетов.
Количество проведенных встреч.
Количество звонков.
Конверсию звонков (процент перехода из потенциальных клиентов в реальные, которые сделали покупку).
Количество новых клиентов в день/неделю.
Количество допродаж.
Средний чек на допродажу.
Количество товаров в среднем чеке.
Еще важно назначить ответственного за контроль и отчетность, определить, кто будет отвечать за то, чтобы все отчеты были заполнены в срок, проверять менеджеров, сверять фактическую информацию с представленной в отчете, готовить сводную таблицу генеральному директору. Чаще всего это руководитель отдела продаж. Но можно передать эту функцию специальному подразделению – отделу внутреннего контроля.
4. Пошаговая инструкция построения системы
Как говорилось выше, система контроля и отчетности состоит из двух блоков – контроля за процессом и контроля за результатом.
1. Определить, для каких сотрудников строится система контроля и отчетности. Например, отдел продаж (менеджеры отдела продаж и его руководитель).
2. Определить, какие измеримые действия сотрудников приводят к результату. Например, холодные звонки, назначенные встречи, количество допродаж и т. д. Выписать их.
3. Составить график рабочей недели/рабочего дня. Расписать все крупными блоками по три-четыре часа.
Например:
8:45 – приход на работу
9:00–9:15 – утренняя летучка
10:00–12:00 – блок холодных звонков
12:00–13:00 – звонки теплым клиентам
13:00–14:00 – обед
14:00–17:00 –
подготовка коммерческих предложений (по вторникам – встречи)17:00–18:00 – заполнение отчетности, составление списка для обзвона на завтрашний день, электронная почта.
4. Разработать мероприятия по контролю за процессом.
Контролировать процесс можно, если у вас описаны процессы, функции и есть инструкции на выполнение конкретного вида работ. Тогда контролировать просто – достаточно сравнить реальные действия со стандартом или инструкцией.
5. Разработать мероприятия по контролю за результатом. Для этого нужно стандартизировать минимальное количество действий, которое должен совершать в день сотрудник.
6. Прописать инструкции по осуществлению контроля и его периодичность.
7. Назначить ответственного. Подготовить чек-лист (список) (табл. 5.1).
Таблица 5.1. Функции контроля процесса и результата (пример)
5. Пример инструкции «Контроль телефонного разговора по скрипту»
Для проверяющего важно знать скрипт продаж наизусть.
Отметить галочкой, если этап продаж выполнен.
Приветствие.
Грамотное выявление потребностей. Задал вопросы по скрипту.
Презентация товара, показать ценность для клиента.
Обработка возражений.
Техника «вбивание крюка».
Получение обязательств от клиента или точная договоренность.
Минимально – попытка менеджера.
Контроль за допродажами.
Выявление потребностей для допродаж.
Задать три вопроса.
Допродажи по таблице upsell.
6. Пример инструкции «Контроль звонков для ответственного»
1. Сохранить 30 записей в mp3-формате:
• четверг, пятница;
• записи более 30 секунд;
• каждого менеджера.
2. Прослушать на предмет выявления нарушения процессов:
• по чек-листу;
• занести данные в мини-отчет.
3. Проверить заполнение таблиц на реактивацию:
• в пятницу;
• в конце рабочего дня;
• заполнить отчет.
Пакет шаблонов по отчетам
1. Отчет по активности
В отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня. В таблицу заносятся:
месяц, дата и день;
опоздание, в минутах;
количество новых холодных звонков;
количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);
количество отправленных коммерческих предложений (КП);
количество повторных звонков;
количество результативных звонков;
количество назначенных встреч;
количество проведенных встреч;
количество выставленных счетов;
сумма оплат, в руб.;
ставится отметка о том, что журнал звонков (на следующий день) заполнен и отправлен руководителю отдела продаж РОП (табл. 5.2).
Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий. Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.