Практика управления человеческими ресурсами

Ясно, что стратегия привлечения линейных менеджеров к пользованию системой целиком зависит от политики организации в отношении передачи им полномочий принимать решения по вопросам управления персоналом. Однако если организация придерживается именно такой политики, то та будет наверняка реализована при условии, что менеджеры имеют доступ к требующейся информации.

РАЗРАБОТКА КОМПЬЮТЕРИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ

При разработке компьютеризированной системы человеческих ресурсов необходимо принять решения относительно типа и доли оказываемых услуг, оптимальных способах их предоставления и использования системы, принадлежащей нескольким сервисным центрам ЧР. При этом возникают следующие задачи (Кеттли и Рейли, 2003):

• обеспечение учета инвестиций в создание компьютеризированной системы человеческих ресурсов в стратегии компании;

• учет потребностей разнообразной рабочей силы, включая их знакомство с технологией и доступ к ней;

• учет индивидуальных требований заказчика при создании компьютеризированной системы человеческих ресурсов;

• необходимость избежать информационной перегрузки;

• учет влияния компьютеризированной системы человеческих ресурсов на ЧР и показатели труда организации.

Кеттли и Рейли подчеркивают важность недопущения простой компьютеризации существующих процессов. Необходимо «мыслить процессами», т. е. переработать процессы и лишь потом компьютеризировать их. Это может включать в себя серьезную рационализацию уже существующих процессов.

ОБЩИЙ ПОДХОД

Далее перечислены типичные этапы разработки информационной системы в сфере управления ЧР:

• Определить текущие и будущие потребности предприятия, то, каким образом они отражаются на ЧР, и их значение для информационной системы.

• Определить, какие продукты в виде информации и отчетов требуются от системы.

• Сформулировать потребности на высоком уровне.

• Выявить варианты, доступные для удовлетворения потребностей организации, связанных с ЧР.

• Подготовить рекомендации о том, как внедрить эту систему, для утверждения руководителем компании и покупки. Они должны быть подвержены как финансовой оценке, так и анализу преимуществ, которые получит организация, и любых вызванных ими изменений в практике ведения дела. Потребуется план перехода, где будет подробно изложена последовательность действий, позволяющих организации быстро и эффективно перейти к любой новой системе с минимальными потрясениями.

ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Таковыми являются:

• прямой ввод данных в исходную программу;

• системы, в которых может работать «опытный пользователь», а не только специалист, посвятивший себя этому;

• программы, способные осуществлять процессы управления, а не просто управленческие информационные системы;

• базы, которые предоставляют линейным менеджерам необходимую информацию в хорошо понятной форме.

Набор прикладных программ определит информационная стратегия. Особенно важно гарантировать, что аппаратное обеспечение соответствует потребностям организации в том, что ПК и терминалы находятся там, где надо, и объединены в сеть должным образом.

Не менее важно гарантировать, что система спроектирована так, чтобы содержать все основные данные, необходимые для предоставления управленческой информации. Система должна быть удобной для пользования с учетом того, что ввод данных при работе в системе занимает больше всего времени и процедуру запросов для получения информации необходимо сделать как можно легче для изучения и пользования.

Конкретные вопросы, которые рассматриваются при разработке системы, – это:

• выбор аппаратного обеспечения;

• выбор программного обеспечения;

• управление базами данных;

• степень, в которой система объединена с системой учета заработной платы;

• план разработки.

ВЫБОР АППАРАТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Выбора аппаратного обеспечения может не быть – немногие системы все еще привязаны к обычным компьютерам. Как правило, особенно в крупных организациях, используются сетевые системы персональных мини-компьютеров или микрокомпьютеров.

УПРАВЛЕНИЕ БАЗАМИ ДАННЫХ

В основе системы должна лежать база данных – автоматически описывающая совокупность комплексных данных о работниках. Особое внимание нужно обратить на систему управления базами данных (СУБД), программу или пакет программ, которые создают и используют базы данных или прикладные программы для баз данных. Не меньше внимания следует уделять проектированию форм базы данных: формы ввода данных, которые разрабатываются по заказу, видеодисплеи, используемые для ввода и изменения данных, запросы, применяющие стандартный язык запросов (SQL), и формы отчетов, которые представляют собой текстовой вывод данных. База данных наверняка имеет намного более высокое качество, если она используется в таких повседневных процессах, как подбор и наем персонала, организация обучения и оценка работ.

ИНТЕГРАЦИЯ

Хотя многие организации используют разные программы для учета заработной платы и управления персоналом (первые обычно находятся в ведении бухгалтерии), многое можно сказать в пользу комплексной системы. Она делает пользование одной общей базой данных экономически выгодным и создает возможности для таких процессов, как действие системы гибкой оплаты труда (с вариантами для выбора работниками).

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Существует огромный, почти сбивающий с толку выбор пакетов прикладных программ, обеспечивающих хранение данных и создание отчетов. Компании, производящие программное обеспечение, постоянно изменяют и развивают свои продукты и между делом создают что-то для общего пользования. Однако если организация имеет собственные ресурсы системного анализа и программирования, у нее есть преимущество, состоящее в разработке программных средств специального применения. Но систему будет необходимо очень тщательно отладить, особенно если это распределенная система, включающая линейных менеджеров.