Презентационный конструктор

6. Перейти к сути выступления, не создав нужной эмоциональной атмосферы.

Об этом мы уже говорили достаточно. Такую атмосферу создает вступительная часть презентации. Но как понять, что нужная эмоциональная атмосфера уже создана и можно переходить к основной? Вспомните аналогию между композицией презентации и другими процессами жизнедеятельности человека. В частности, с интимными отношениями. Так вот, по каким признакам мужчина узнает, что прелюдия достигла своей цели и можно переходить к основной части? Есть один параметр, который не обманет, — женщина начинает делать движения навстречу. По каким признакам, пользуясь этой аналогией, мы можем заключить, что аудитория готова и мы можем переходить от вступительной части к основной? По тем же. Она делает движения навстречу. В частности, это может выражаться в том, что люди в зале наклонились вперед, слушая вас; стали говорить подтверждающие и побуждающие слова; задавать вопросы, забегая вперед; живо реагировать на ваши шутки. Знайте: томить дальше ни к чему, пора переходить к основной части. А до этого — ни–ни.

7. Не поддерживать зрительного контакта на протяжении всего выступления.

Я понимаю, что у вас есть слайды, записи и тому подобное. Но в фокусе внимания оратора должна быть аудитория, а не компьютер или бумага. Скажите близкому человеку проникновенные слова, не глядя в глаза, и увидите, насколько слабее будет эффект по сравнению с теми же словами, но произнесенными в зрительном контакте. Посмотрите на джазовых музыкантов, которые при всем своем мастерстве так неотрывно смотрят на струны и клапаны. И какой у них контакт с залом? Никакого. Посмотрите на рок–музыканта, который, может, и знает–то всего несколько аккордов. А какой контакт с залом! Какой успех! Кстати, ничего плохого о рок–музыкантах сказать не хотел — «я сам, брат, из этих». Ваши ноутбуки и полумрак зала не могут служить оправданием. С наслаждением смотрю я на работу диджеев Бо–Бо (Богдан Титомир) и Весна. Вот где зрительный контакт с аудиторией. А ведь у них техника посложнее вашей будет. И освещенность зала послабее плюс мигалки. Учитесь. И смотрите в зал.

8. Говорить противоестественным языком.

Ох, как часто мне приходится на консультациях просто выполнять синхронный перевод за выступающим. «В данный момент» — «Сейчас». «Нам не удается достигнуть полного понимания» — «Мы не понимаем». «Мы не располагаем возможностями в достаточной мере» — «Мы не можем». Ну и так далее. Во время репетиции следите за своим языком, посмотрите, нет ли в вашей речи оборотов, которые можно перевести на более простой язык. Не пытайтесь выражаться умно и солидно. Это отдалит вас от аудитории, сделает речь непонятной, и вы вдруг почувствуете, что «в данный момент аудитория не располагает возможностями в достаточной мере для достижения полного понимания того, о чем вы говорите».

9. Не использовать контрастов громкости, тембра и темпа.

Как вы знаете, один из основных инструментов удержания внимания аудитории (как и отдельного человека) — контрастные раздражители. Малоопытный учитель, поняв, что потерял внимание класса, стучит мелом по доске. А опытный, если все же утратил внимание детей, просто замолчит ненадолго. Дети тут же затихнут и повернутся к учителю. Манера же вузовских преподавателей легко поддается пародированию. Вот у них–то как раз контрастных раздражителей нет. В течение всей лекции большинство из них говорят, не меняя громкости, тембра и темпа. От этого монотонного течения речи неминуемо хочется спать. И это несмотря на то, что профессор отлично знает свой предмет, а нам нужно внимательно слушать лекцию, чтобы сдать экзамен! Какой же реакции вы ждете от аудитории, если известно, что ее мотивация слушать гораздо слабее, чем у студента, а речь ваша мало отличается от речи институтского профессора? Итак, если хотите удерживать внимание в течение всей презентации, как долго она бы ни длилась, делайте паузы, меняйте громкость и темп речи.

И, если умеете, — тембр голоса.

10. Затянуть выступление.

Думаю, тут комментарии излишни. Уж лучше закончить раньше, чем позже. Каждая минута (даже если вы выступаете блестяще) просрочки тянется, как целых пять, и, несомненно, снижает ваш рейтинг в глазах аудитории. В какой–то момент людям может стать невыносимо слушать вас. И дело не только в том, что пропадает внимание. У кого–то запланированы дела. А кто–то давно хочет в туалет, но терпит, ожидая, что вы вот–вот попрощаетесь. А вы все этого не делаете и не делаете! Как же так произошло, что вы не уложились в регламент? Причин может быть несколько. Возможно, вы не репетировали. Хотя нет, в этом я вас заподозрить не могу. Возможно, во время репетиции вы не засекли время. А если и засекли, то не учли, что презентация может начаться с опозданием, что во время проведения могут случиться проволочки или возникнуть необходимость что–то пояснить или повторить. Поэтому репетируя, смело накиньте к тому времени, что вы отмеряли, еще 20 %. Вот столько и будет длиться презентация на самом деле. Обезопасьте себя еще больше. Объявляя или публикуя регламент, назовите продолжительность презентации больше той, что наметили. Если вы и закончите раньше срока, аудитория будет вам только благодарна.

Будет она признательна и в том случае, если вы не совершите ни одного из десяти смертных грехов выступающего. Если и совершите, то потом, конечно, исправитесь. Но вот той самой презентации будет уже не изменить.

Корпоративные стандарты проведения презентации

Многим компаниям известно, что такое корпоративные стандарты. Особенно ярко они проявляются в принципах обслуживания клиентов. В стандартах прописано, как нужно приветствовать клиента, о каких конкурентных преимуществах своей компании упоминать, как реагировать на возражения. Есть и отдельный пункт о том, как вести себя при конфликте с покупателем. И даже как объяснить дорогу к офису. Те, кто занимается продажами, подтвердят мои слова о том, что корпоративные стандарты обслуживания очень помогают в работе. На первый взгляд, они лишают творчества. Но это не так. Творчество может быть лишь там, где мастер владеет базовой техникой. В любом случае каждый контакт с клиентом остается уникальным и неповторимым. Но есть базовые принципы, которые необходимо соблюдать, и тогда мы сможем более уверенно себя чувствовать. И более уверенно творить.

Возможно, вы знаете, что на ряде радиостанций новичка–ведущего обучают с правильной интонацией про–износить название станции. Вспомните сцену из фильма «Части тела». Эту картину снял Говард Стерн — культовый радиодиджей. Он издевается над маркетологами, которые заставляли его раз за разом с нужной интонацией повторять «Дабл Ю Эн Би Си». А это было необходимо. Есть даже такое понятие «звуковой логотип». Как логотип компании должен выглядеть везде одинаково, так и название компании всегда должно звучать одинаково. Вспомните рекламные ролики. В них слова «Panasonic» или «It's a Sony» всегда произносятся одинаково. Вспомнили?

Теперь вернемся к презентации. Интересно, какие чувства испытывают сидящие в зале, когда слайды сотрудников одной и той же компании оформлены абсолютно по–разному. Цветовые решения настолько разнятся, что можно подумать, будто эти люди выступают от разных структур. Я уже молчу о шрифтах, типах диаграмм и таблиц. Часть выступающих в строгих костюмах, часть, извините за выражение, в «кежуал».

Какие же параметры должны быть прописаны в корпоративных стандартах проведения презентаций?

• Уникальные конкурентные преимущества компании.

• Другая информация о компании, обязательная к упоминанию.

• Типичные возражения и ответы на них.

• Другая информация.

• Принципы оформления слайдов:

— размер и местонахождение логотипа;

— содержание первого и последнего слайдов;

— варианты шрифтов;

— типы диаграмм, таблиц и тому подобное.

• Как представляться.

• Как прощаться.

• Ограничения по количеству слайдов.

• Требования по снабжению участников распечатками.

• Принципы ответов на вопросы.

• Дресс–код.

• Другое.

Должен признать, что многие компании сегодня осознали необходимость стандартизации проведения презентаций. Но те люди, которые осознали необходимость, и те, которые эту необходимость реализовали, похоже, не знали, зачем это нужно. И, что греха таить, в большинстве компаний сегодня корпоративные стандарты не помогают, а мешают проводить презентации.

Чего стоит требование готовить презентацию на один час с количеством слайдов не менее ста. Это означает, что скорость подачи слайдов — два в минуту. Это скорострельный пулемет, а не оратор. Если учесть, что в ходе презентации возможны заминки, то выйдет и по три слайда в минуту. Любопытно, а что успевают разглядеть сами участники, эти стандарты вводившие? Или вот требование выкладывать на слайд все показатели таблицы? Их бывают десятки или даже сотни! Кто сможет хоть что–нибудь разглядеть на этом полотне? На этом восточном ковре, вытканном цифрами? Никто и ничего. Никто ничего и не разглядывает. А презентатор потратил часы высокооплачиваемого времени на рисование этой никому не нужной таблицы.

Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды накануне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже нечего говорить. Забавно, зачем тогда проводить презентацию, ведь все уже ознакомились и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно.

А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение и наблюдение за соблюдением стандартов, только каждый двадцатый хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?