Презентационный конструктор
Шрифт:
Если презентация проходит без слайдов, пожалуйста, все равно не пишите текст презентации на бумаге. Один ваш вид с листами формата А4 будет навевать такую тоску на слушающих, что вам трудно будет даже начать. Могу привести пять доводов в пользу того, почему не следует писать текст презентации дословно.
1. Разговорная речь отличается от письменной. И даже если мы воспроизводим текст наизусть, он звучит неестественно.
2. Если текст будет написан, а вы не сможете его заучить, вам придется не отрываясь смотреть в шпаргалку, что лишит вас зрительного контакта с аудиторией.
3. Если вы будете отрываться от текста, то, возможно, собьетесь. Тогда вам придется искать нужное место в тексте. Не факт, что вы найдете его сразу.
4. Вам придется держать бумагу в руках, а это закрепостит вас и не позволит жестикулировать. Если же вы положите бумагу перед собой, это привяжет вас к месту и не даст возможности перемещаться.
5. Вероятно, в
Могу на спор привести еще пять доводов. Потом еще пять. Но, полагаю, и этого вполне достаточно, чтобы навсегда отказаться от написания текста презентации. Что же делать? Наверняка вы догадались, что лучше написать тезисы. Текст презентации — это рельсы, по которым вам волей–неволей придется ехать, и любое отклонение чревато неприятными последствиями. Тезисы же подобны колее, по которой вы можете ехать, а можете и свернуть в сторону, если понадобится. Только не дробите их чересчур сильно. Даже самая продолжительная презентация сводится не более чем к семи основным мыслям. Зафиксируйте именно их. Конечно, если в вашей презентации используются сложные числа, которые необходимо привести точно, особенно если вы собираетесь процитировать первоисточник, включите их в тезисы. Но как быть с листами бумаги? Ведь они остаются.
Представьте себе, что вы сидите в зале, а на сцену выходит человек с пачкой стандартных белых листов. Теперь замените их на листы формата А5 и сравните ощущения. Теперь уменьшите листы еще вдвое. Сравните снова. И, наконец, сделайте их цветными. Зелеными, оранжевыми, розовыми, голубыми. Ну, как вы себя чувствуете? Правда, лучше? Напишите тезисы по одному на маленьких цветных карточках размером с игральные карты. Шрифт может быть достаточно крупным. На этих же карточках напишите сложные числа и цитаты, расположив их в нужном порядке. Теперь вам остается во время презентации лишь время от времени сверяться с карточками. Можете пойти еще дальше и обозначать не тезисы, а пиктограммы, которые эти тезисы обозначают. Пиктограмма по смыслу более емкая и легче воспринимается даже при беглом взгляде. Такие карточки можно заламинировать. Вид у них будет опрятнее, и использовать их можно будет неоднократно. Карточки могут решить еще одну побочную задачу. Зачастую малоопытные докладчики мучаются вопросом, куда деть руки. Хорошо, если они заняты маркером, компьютерной мышью или указкой. А если нет? Пачка карточек даст им работу: ее можно перекладывать из руки в руку, или указывать на изображение. Руки ваши будут находиться на уровне грудной клетки. Тут им и место.
Президент телекоммуникационной компании «Транстелеком» Сергей Липатов был приглашен на открытие памятного знака в Монголию. На это же мероприятие приехали российские и монгольские чиновники, деловые люди России, Европы и Азии. Многие из них лишь бегло ознакомились с текстом выступления, подготовленным спичрайтерами, в самолете. Наш же герой заготовил карточки. Конечно, не он сам вырезал их ножницами. Это сделали его подчиненные. На трибуну один за другим поднимались важные люди — и каждый с пачкой листов формата А4. Монголия — страна степная, и ветер здесь может подняться в любую секунду. Что и произошло. Плохо знакомые с текстом выступающие пытались удержать вырывающиеся листы в руках и найти в них то место, где они остановились. Каждое выступление превращалось в муку не только для докладчика, но и для слушающих. Шелест бумаги, усиленный микрофонами, совершенно заглушал голоса ораторов. И только один участник церемонии вышел с ламинированными карточками. Он непринужденно поприветствовал собравшихся по–монгольски (оно в русской транслитерации было записано на первой карточке) и начал свое выступление, лишь изредка сверяясь со своей модной шпаргалкой. Надо ли говорить, что он остался весьма доволен своим выступлением. Как позднее он сам признался, впервые в жизни. Это и был наш герой — президент компании «Транстелеком» Сергей Липатов.
Интересно, в который раз выходит на сцену актер в премьерном спектакле? Двадцатый, а может быть, тридцатый. Сначала были читка, обсуждение с режиссером характера роли, задачи. За ней следуют читка на сцене, репетиции по актам, действиям. Потом репетиции в костюмах, наконец, генеральная репетиция. Так поступает профессионал. Что же делаем мы? Мы все время посвящаем работе над текстом, а сама презентация является первой и единственной
репетицией. Можете себе представить, каким бы был результат, если бы актер вышел на сцену на премьере впервые в этой роли, все время подготовки посвятив разучиванию текста?
Вывод: подготовка презентации должна не более чем на 50 % состоять из работы над ее содержанием и не менее чем на 50 % из репетиций.
Главное, с первого же раза постарайтесь все сделать так, как будто вы уже на сцене. Конечно, вы тут же поймете, что в
презентации следует изменить. Во–первых, узнаете, сколько времени на самом деле занимает ваша презентация. Затем к этому времени прибавьте еще одну пятую. Именно столько продлится ваша презентация на самом деле. Всякие паузы, проволочки, непредвиденные ситуации сделают ее длиннее. При этом учтите: лучше ваша презентация будет длится на десять минут меньше объявленного, чем на десять минут дольше. Во–вторых, станет понятно, какие места затянуты, а где не хватает информации. И так далее и тому подобное. Теперь вы можете презентацию подкорректировать. После чего необходимо снова провести репетицию. И снова при необходимости коррекцию. И опять репетицию. За день–два до презентации порепетируйте в том помещении, где будете выступать. Попросите подключить всю технику, которую вы планируете использовать. Посадите в зал друзей, чтобы настроиться на работу с живыми людьми, а не со стульями. Пусть они задают вам вопросы и инсценируют другие варианты поведения участников презентации. В итоге презентация должна получаться у вас без сучка без задоринки.Если же у вас нет возможности попасть именно в это помещение, найдите комнату, максимально похожую. Воспроизведите те условия, в которых вам придется про–водить презентацию. Когда моя Академия ораторского мастерства готовится к участию в выставке, мы сооружаем в одном из помещений офиса стенд в натуральную величину, оформляем его и тренируемся работать с посетителями выставки.
Если вы учились в музыкальной школе, то наверняка запомнили, как педагог рекомендовал вашим родителям за сутки до экзамена или академконцерта закрыть инструмент на ключ и ни в коем случае не давать вам играть. Это позволит избежать эффекта «запиливания» или «заигрывания», когда чрезмерные репетиции могут навредить. Подобные рекомендации дают тренеры спортсменам перед ответственными соревнованиями. Зная это, в последние сутки перед презентацией оставьте ее, отвлекитесь. Займитесь чем–нибудь совершенно другим. Сходите в баню (с потом выходит адреналин, и вы будете меньше волноваться), займитесь спортом, побывайте на природе. Голова освободится от всего лишнего, благодаря чему вы сможете выступить легко и непринужденно. К тому же участники презентации меньше всего хотят видеть перед собой усталого, бледного человека с потухшими, красными от недосыпания глазами.
Возможно, кое–кто из вас скажет, что проводит презентации почти каждый день и не может реализовать весь этот алгоритм подготовки. Конечно, мои рекомендации относятся к ключевым, ответственным презентациям. Но и повседневные можно готовить более эффективно, несколько сократив алгоритм, но сохранив его суть. Со временем вы увидите, что подготовка проходит у вас с каждым разом все проще. Недостаток времени вполне компенсируется ежедневно обновляемым опытом.
Рекламное агентство «ЙОЙО» (название изменено, с оригиналом его объединяет только количество букв) подготовило презентацию своей концепции рекламной кампании для участия в тендере, объявленном Красноярским заводом холодильного оборудования. Российский рынок сегодня заполнен бытовыми холодильниками итальянских марок. Идея завода — вернуть отечественному потребителю холодильники отечественной марки. Это должно было стать идеей рекламной кампании и стало идеей презентации. Теперь представьте: дирекция завода и владельцы предприятия сидят на презентации. Перед ними разыгрывается действо, положенное на песню Глюкозы «Невеста». И называется презентация «Сбежавшая невеста». Действительно, в презентации принимает участие парень, одетый в свадебное платье и фату. По сценарию невеста убегает, после чего ее общими усилиями возвращают. Креатив заключается в том, что, дескать, холодильник белый, как и одеяние невесты. А побег невесты символизирует то, что отечественные холодильники исчезли с рынка. Вернем невесту — вернем холодильники россиянам. В ходе презентации, конечно, до слушателей были доведены основные положения предстоящей рекламной кампании. Даже проект медиаплана. Но в установленный срок заказчик объявил, что решил разместить заказ у местного рекламного агентства. А то, что региональное рекламное агентство, если не передаст заказ по
субподряду, оставив себе небольшие комиссионные, вряд ли справится с рекламной кампанией федерального масштаба, — разговор отдельный. Менеджеры агентства «ИОИО» были убеждены, что рекламная кампания, которую они подготовили, была лучшей из всех представленных в тендере. Значит, ошибка в презентации. Но ведь и презентация была самой лучшей. В чем же причина проигрыша? Менеджеры решили, что несколько переборщили с шоу–эффектами.
На тренингах я всегда рекомендую участникам разбавлять сухие презентации эмоциями. И тут возникает опасение, что перебор в эмоциях может навредить презентации, превратить ее в балаган. Как найти баланс между эмоциональными и рациональными факторами воздействия? Как не превратить презентацию в цирк и как не «пересушить» ее?