PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Современная закупочная команда выполняет обязанности, выходящие за рамки стандартных задач. Закупщики расширили свои полномочия, предлагая компании не только классическое приобретение товаров и услуг. В зону их ответственности входят методы обеспечения компании оптимальным количеством товаров и сырья, такие как консигнация, интегрированные поставки, метод «точно в срок» и гарантированные запасы, хранящиеся у поставщика. Благодаря разнообразным и гибким условиям работы с поставщиками отдел закупок защищает компанию от сбоев производственного цикла, тем самым укрепляя доверие конечных заказчиков.

3. Закупки обеспечивают надлежащее качество

Несмотря на наличие в компаниях отдела качества и контроля, сотрудникам отдела закупок в настоящее время отведена важная роль в обеспечении товаров и услуг высокого качества. Как правило, первый шаг в этом направлении делается на этапе поиска, оценки и отбора подходящего поставщика. Современный закупщик проверяет производственные площадки, проводит технический аудит и выносит решение по дальнейшему сотрудничеству с потенциальным партнером. Квалифицированный анализ отдельно взятого поставщика со стороны закупочного блока может принести экономическую выгоду и избавить компанию от лишних трат.

4. Закупки влияют на приобретение товаров в нужном количестве

Как было сказано выше, отдел закупок обеспечивает доступ к ресурсам, взаимодействуя с поставщиками. Однако главная задача заключается в том, чтобы приобретать товары и сырье в достаточном количестве, не допуская затоваривания и устаревания складских запасов. Современная система снабжения настраивается таким образом, чтобы закупаемая продукция расходовалась строго по заранее согласованным производственным планам. Более того, в настоящее время именно закупщики рассчитывают текущие потребности компании, опираясь на аналитику и статистику прошлых лет. Точность полученных данных ведет к оптимизации товарных запасов и сокращает время выполнения заказов в компании.

5. Закупки определяют гарантийный срок товаров

Специалисты по закупкам не только обеспечивают удовлетворение необходимых потребностей, но и отслеживают гарантийный срок товаров. Эффективный отдел закупок сосредоточивается на затратах на протяжении жизненного цикла закупаемой продукции. Способность обеспечить низкий уровень затрат при эксплуатации оборудования – стратегическое преимущество и отличает профессионала от сотрудника, занимающегося время от времени закупочной деятельностью.

6. Закупки обеспечивают привлекательные условия оплаты

Стоимость денег в нашей стране всегда вызывает озабоченность. Особенно остро это ощущается в кризисное время, когда процентные ставки растут и поставщики стремятся к предоплате. Отдел закупок улучшает движение денежных средств, договариваясь о более длительных условиях оплаты. Они обучаются специальным методам экономии, например ведут переговоры или занимаются поиском подходящего поставщика в качестве альтернативы. Отсутствие должной закупочной функции обрекает коммерческую организацию на неоптимальные условия, которые, как показывает практика, сохраняются многие годы в ущерб эффективности компании.

7. Закупки участвуют в привлечении инноваций

Несмотря на то что многие производственные компании состоят из технических и инженерных отделов, именно отдел закупок способен оперативно привлечь в компанию высокотехнологичных поставщиков и получить значительное преимущество перед конкурентами при помощи совместных разработок и глубокой коллаборации.

8. Закупки гарантируют надлежащее управление поставщиками

Ожидания ваших внутренних клиентов (коллег) и внешних заказчиков зависят во многом от грамотного управления поставщиками. Плодотворное сотрудничество с поставщиками возможно, если подобными вопросами занимается специально обученная группа людей в лице отдела закупок. Команда закупщиков обеспечивает развитие взаимовыгодных отношений. Такой профессиональный подход сокращает длительные операционные трудности, часто возникающие из-за информационной недоступности или отсутствия своевременной поддержки поставщиков. Они могут стать причиной подрыва доверия к компании со стороны внешних заказчиков.

9. Закупки управляют рисками

Система снабжения – одна из наиболее чувствительных областей в деловой среде. Она подвержена разного рода рискам. Подготовленная закупочная команда способна минимизировать риски, применяя прогнозную аналитику и управляя поставщиками в соответствии с закупочной стратегией. Оценка рыночных факторов и явлений дает возможность закупкам как функции спрогнозировать возможные сценарии развития ситуации и при необходимости принять превентивные меры по предотвращению сбоев в цепочке поставок.

10. Закупки влияют на финансовую стабильность

Неплатежеспособность поставщика может оказать негативное влияние на компанию. Высокопрофессиональный отдел закупок способен предотвратить такое развитие событий, поскольку в зону его компетенций входит анализ финансового состояния предполагаемых поставщиков. Оценка финансовой отчетности партнера может подтолкнуть закупщика к решению отказаться от сомнительной сделки при появлении риска срыва поставок от недобросовестного поставщика.

11. Закупки постоянно совершенствуются

Как бы странно это ни звучало, но отдел закупок обязан идти в ногу со временем, поскольку необходимо постоянно искать новые способы доставки товаров, новых надежных поставщиков с высокими стандартами качества, стремящихся к глубокой кооперации. Конкуренция на рынке диктует свои условия, и отдел закупок способен воплотить в жизнь самые смелые начинания компании. Закупочная команда дает возможность раскрыть потенциал поставщиков, усилив тем самым конкурентоспособность организации. Этот успешный путь становится возможным только в случае непрерывного развития и повышения квалификации сотрудников отдела закупок.

12. Закупки определяют выгодные договорные условия

Бизнес часто ошибается, поскольку стремится взобраться на вершину Олимпа, забывая о закупках и пренебрегая таким важным элементом, как договорная часть. Ослепленное успехом и опьяненное предстоящей выручкой, высшее руководство компании не понимает, что согласованные в письменном виде выгодные коммерческие условия, полученные отделом закупок от поставщиков в ходе переговоров, могут всерьез укрепить позиции компании и повысить доверие заказчиков. В противном случае несоблюдение условий, отсутствие должной ответственности и игнорирование рисков со стороны поставщиков могут привести к ухудшению отношений компании с заказчиком и обесценить финансовое значение будущей выручки.

13. Закупки – носитель безупречной репутации

Отдел снабжения ранее часто воспринимался как вспомогательная служба, находящаяся на задворках корпоративной иерархии. Кроме того, нечистоплотность некоторых закупщиков только усиливала негативное отношение со стороны внутренних заказчиков к закупочной деятельности. Такое положение вещей осложняло стратегическое развитие закупок как важной функции, способной принести экономические выгоды компании. Тем не менее, несмотря на устоявшиеся стереотипы, смена поколений и стремление к высшему руководству и повышению устойчивости открыли возможности для современных закупок – они вышли за рамки партии второй скрипки в оркестре. Закупки как функция созрели для роли лидера общественного мнения, формирующего позитивные тренды в области имиджа и корпоративной культуры. Закупки стали отвечать за развитие бренда компании, управляя поставщиками и создавая образ неподкупности и прозрачности.