PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Основная цель отделов закупок остается неизменной – приобретение товаров или услуг в нужном количестве, по привлекательной цене и в нужное время. Однако растущая конкуренция и пристальное внимание заинтересованных сторон стимулируют отделы закупок искать новые подходы, позволяющие удовлетворять потребности самых требовательных заказчиков с наименьшими общими затратами. К отделам закупок предъявляются повышенные требования из-за притока технологий и огромного объема информации, многократно увеличивающейся в процессе взаимодействия между участниками закупочной деятельности. Это затрудняет адаптацию сотрудников отдела закупок в условиях постоянно меняющейся бизнес-среды.

Существует прямая связь между социальным статусом специалистов по закупкам и состоянием дел коммерческих организаций. Когда компании сталкиваются с вызовами, отделы закупок становятся огромной движущей силой, способной взять на себя контроль за расходами компании.

Несмотря на то что закупочная деятельность имеет долгую историю, ее стратегическое значение до сих пор недооценено многими компаниями, в том числе и в России. Уверен, закупки будут активно развиваться и расширять возможности своего прямого воздействия на стратегический успех компаний и организаций.

Эволюция закупок бесконечна!

03 Современные вызовы в закупках

Работа в закупках – это череда постоянных вызовов.

В последние годы закупочный блок и вся система снабжения вышли за рамки традиционной роли – приобретения товаров и услуг для функционирования предприятия. Высшее руководство ставит перед специалистами по закупкам не только задачи по планированию и снижению закупочных цен. Закупки изменили свой облик. В дополнение к планированию и снижению затрат профессионалы-закупщики взаимодействуют и выстраивают долгосрочные отношения с поставщиками, коммуницируют с коллегами из других отделов для выполнения общих корпоративных задач. Однако и этого часто недостаточно для успешной деятельности коммерческой организации, поскольку выросли риски и появились новые вызовы. Этот тренд сопровождается участившимися экономическими кризисами, сменой поколений, глобальной неопределенностью и изменением климата. Хотя вызовы в сфере закупок могут различаться в зависимости от размера компании и направления ее деятельности, выделю основные, с которыми мне приходилось неоднократно сталкиваться в процессе работы.

Вызов 1. Увеличение рисков

Увеличение рисков – один из часто упускаемых источников опасности. Снижение риска определяется как процесс уменьшения воздействия потенциальных угроз. Непрерывное движение товаров, сопровождаемое сложной цепочкой поставок, сопряжено с такими рисками, как:

 риск срыва производства;

 риск разрыва контрактов с поставщиками;

 риск мошенничества;

 логистические риски;

 риски, связанные с качеством и гарантийным обслуживанием;

 политические и экономические риски.

Все эти риски могут оказать существенное влияние на прибыль и конкурентное преимущество предприятия. Что делать в этом случае? Проводите оценку рисков и возможных действий, которые могут вызвать эти риски. Допустим, компания анализирует риск разрыва в цепочке поставок и несоблюдения специальных логистических требований. Простой анализ и оценка рисков могут помочь предприятию избежать реального возникновения угроз. Этот подход успешно применяется в прозрачной и централизованной закупочной структуре, где процесс принятия решений открыт и основывается на объективных аналитических данных.

Вызов 2. Неточность аналитических данных

Возможно, этот вызов – самая большая проблема для крупных предприятий с филиальной организационной структурой. Для принятия обоснованных и стратегических решений по закупкам требуются надежные и проверенные данные с удобным доступом. Абсолютно неважно, приобретаете вы канцелярские товары или технически сложное оборудование. Неточность данных может нанести ущерб планированию, а также нарушить операционный процесс на всех этапах закупок. Например, неправильная аналитика товарных запасов может привести к ненужным заказам и неожиданному отсутствию необходимого товара или продукта. Как следствие, бюджеты компании трещат по швам, клиенты недовольны, расшатывается корпоративная устойчивость предприятия. Все это влияет на итоговую прибыль. Что делать в этом случае? Один из методов, позволяющий существенно снизить вероятность появления неточных данных, – установить их источник, а затем устранить его. Например, в результате слабо организованной инвентаризации точность оценки складских запасов оставляет желать лучшего. Безотлагательный повторный подсчет товарных запасов, устранение несоответствий и настройка процессов гарантируют компании финансовую стабильность, а отделу закупок – повышение производительности.

Вызов 3. Несанкционированные закупки

Закупки, совершенные в обход установленных процедур, к сожалению, имеют место. Это настоящая головная боль закупочного блока во многих компаниях. Бизнес (так называют отделы продаж и производства) приобретает товары и услуги без привлечения отдела закупок, мотивируя свои действия срочной производственной необходимостью. Во-первых, это прямой конфликт интересов, когда одно и то же лицо является инициатором и исполнителем. Во-вторых, это может привести к потере контроля над товарными запасами. В-третьих, затрудняет финансовое планирование. В-четвертых, повышает вероятность применения мошеннических схем, которые могут представлять угрозу для всей организации. Что делать в этом случае? Самый эффективный способ предотвратить подобные закупки – привлекать внутренних заказчиков и инициаторов к диалогу, регулярно разъяснять преимущества отказа от такой губительной для компании практики и озвучивать реальные выгоды прозрачной системы закупок. При необходимости рекомендую привлекать к ответственности мерами дисциплинарного характера.

Вызов 4. Привлечение и удержание талантливых сотрудников

В нашей стране нет целенаправленной подготовки закупщиков. В большинстве своем это люди разных специальностей, пришедшие в закупки случайным образом. Тем не менее среди них встречаются талантливые сотрудники, сделавшие блестящую карьеру. За такими работниками ведется настоящая охота, поэтому их привлечение и удержание становятся все более сложной задачей для закупочного блока. Современный отдел закупок сталкивается с нехваткой квалифицированных кадров. Более того, существует большой разрыв между навыками, которыми обладает действующий персонал, и компетенциями, которые необходимы и важны закупочной команде при автоматизации и внедрении цифровых технологий. Что делать в этом случае?

Инвестируйте в обучение закупщиков и внедрите систему управления талантами. Только каждая десятая компания занимается обучением сотрудников закупочного отдела.

Пересмотрите кадровую стратегию, расширьте поиск талантов в сфере закупок. Начните с обучения существующих закупочных команд, запустите ротацию талантливых сотрудников из других подразделений и партнерство с образовательными учреждениями.

Привлекайте внешних экспертов для решения конкретных задач и передачи опыта.

Вызов 5. Неэффективность закупочных процессов

Казалось бы, после внедрения утвержденной стратегии закупок должен наступить быстрый эффект. Однако это распространенное заблуждение. Без надлежащей разработки процедур и внимания к рабочим процессам (регламентация одобрения заявок и заказов, четко прописанный алгоритм действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств) закупки могут выглядеть неэффективными. Вспомните хаотичность действий многих компаний в сфере закупок. Всего лишь одна закупочная заявка, выполненная без соответствующего последовательного одобрения, способна привести в беспорядок общий график закупок, нивелировать пользу от дополнительных скидок и ухудшить отношения с поставщиками. Как следствие, велика вероятность увеличения сроков выдачи готовой продукции на производстве ввиду изменений графика поставок. Что делать в этом случае?

Станьте надежным партнером для внутренних заказчиков. Лишь 20 % руководителей по закупкам в российских компаниях считают себя надежными партнерами для коллег из других бизнес-подразделений. Очевидно, необходимо укреплять отношения с ключевыми работниками, повышать информированность о политике закупок и расширять свое влияние для обеспечения устойчивого взаимодействия.

Автоматизируйте все операционные процессы. Это освободит закупщиков от трудоемких задач и позволит сосредоточиться на более важных стратегических направлениях. Влияние пресловутого человеческого фактора уменьшается, а скорость выполнения операций увеличивается, что способствует существенному повышению производительности в закупочной деятельности.