Работа 2.0. Прорыв к свободному времени

Оцените эффективность. Использование элементов надомной работы, примененных правильно, позволяет снизить непроизводительные затраты времени отдельных сотрудников на 20–30 %. Практика незакрепленных рабочих мест дает возможность снизить необходимые офисные площади для отдельных категорий сотрудников на 30–40 %. Использование команд внештатных сотрудников – оптимизировать затраты соответствующих проектов на 20–25 %, при этом сделав общую структуру затрат компании значительно более подвижной и легко сокращаемой при необходимости.

Как не расслабить сотрудников при удаленной работе

«Кот из дому – мыши в пляс». Мы ведь не хотим, чтобы так получилось, когда мы мирно сидим с ноутбуком под пальмой?

Вся эта глава, по сути, посвящена вопросам повышения управляемости при внедрении методов удаленной работы. Но вот несколько дополнительных принципов, которые помогут поддерживать рабочее настроение и хорошую интенсивность рабочего процесса, когда руководитель находится вне офиса.

1. Ритмичное проведение планерок. Когда вас физически нет в офисе, этот принцип должен соблюдаться гораздо более жестко. Иногда стоит увеличить плотность информационного контакта с сотрудниками, например прибегая к помощи дополнительных телефонных звонков в офис. Кроме того, очень удобно для усиления контакта использовать мини-отчеты по sms («назначил встречу с Нефтегазбанком на послезавтра!»).

2. Абсолютная прозрачность времени, планов, задач сотрудников. Это требует серьезной работы с информационной инфраструктурой предприятия и корпоративными стандартами тайм-менеджмента. Вопрос настолько важен, что ему полностью посвящена 5-я глава.

3. Построение внятной связи мотивации сотрудника (не обязательно материальной) с его эффективностью, насколько возможно. Это важно для любого управления, не только удаленного, но в работе 2.0 приобретает особое значение. Когда вы не стоите над душой, становится труднее контролировать процесс, и значит, тем важнее контролировать результат.

4. Выборочные контрольные мероприятия, такие как видеонаблюдение, анализ интенсивности работы (например, фиксация количества исходящих звонков, которые делают менеджеры отдела продаж, офисной АТС), учет рабочего времени (как механического присутствия в офисе, так и запущенных на компьютере сотрудника программ и т. п.). Только не переусердствуйте с этим, прибегайте к подобным методам контроля лишь изредка: Бухенвальд и Освенцим – не те образцы, на которые стоит ориентироваться в работе современной фирме, желающей активно развиваться и быть успешной.

Как не расслабиться самому при удаленной работе

Вопрос удаленной управляемости бизнеса – это, как ни парадоксально, не только вопрос управляемости сотрудников. Это в еще большей степени вопрос «управляемости управляющего».

Идея управлять делами, лежа под пальмой, очень хороша. Но как руководителю, лежащему под этой самой пальмой, заставить себя работать, а не только есть кокосы, с пальмы падающие?

Вопрос далеко не праздный. Многие предприниматели, в чьих компаниях мы внедряли технологии удаленного контроля бизнеса, жаловались на неожиданно возникшую проблему: как при удаленном управлении сотрудниками заставить работать в первую очередь себя?

Действительно, мы ведь говорим об онлайн-эффективности не как о бегстве в тотальное расслабление, а как о способе повысить уровень свободы и комфорта руководителя, не потеряв интенсивности и эффективности работы. Как это сделать? Вот несколько рекомендаций.

1. Организуйте рабочее пространство, максимально настраивающее вас на деловой лад

Если вы работаете в собственной квартире, на даче и т. п. – обязательно создайте рабочий кабинет или хотя бы рабочий уголок, максимально похожий на офисное пространство. В поездках, командировках подберите деловые по стилистике ресторан или кафе с wi-fi. Еще очень хорошо работается в лобби приличных 4-5-звездочных отелей. Пара чашек кофе, которые вы при этом выпьете, обойдутся дешевле аренды офисной площади на такое же время, а атмосферу деловой активности и преуспеяния вы при этом получаете бесплатно.

Пример из личной практики автора. Эта книга написана в загородном доме под шум березовой рощи за окном. Но по эту сторону окна оборудован полноценный рабочий кабинет с офисной мебелью, книжными полками с деловой литературой, музыкальным центром и т. п. Теоретически можно было бы позволить себе работать лежа с ноутбуком на диване или сидя на пеньке в лесу, но практически кусочек офисного пространства существенно повышает эффективность. Надо сказать, что ни одна из моих четырех предыдущих книг не писалась так легко и с таким удовольствием, как эта. При этом непроизводительные расходы времени на раскачку оказались минимальными.

2. Организуйте режим работы и отдыха

Это важно делать и в обычной офисной работе, и уж тем более в работе удаленной. Частая проблема при внедрении удаленной работы – сбитый режим дня (поспал подольше – не смог заснуть ночью – проспал полдня), сбитый режим питания (холодильник-то рядом!), трудности с переключением между работой и отдыхом.

Поэтому при удаленной работе нужно гораздо более трепетно относиться к старому доброму режиму дня. Я всегда выступал сторонником максимально гибкого планирования, но удаленная работа – тот редкий случай, когда как раз стоит спланировать день достаточно жестко.

Чем формализованнее будет ритм, в котором вы живете, чем он жестче будет соблюдаться, тем скорее к нему привыкнет ваш организм, тем спокойнее и естественнее будут переключения между работой и отдыхом, тем плодотворнее будет работа.

Пример такого ритма: 10.00 – подъем и легкий завтрак, 10.30–14.30 – работа с двумя 10-минутными перерывами, 14.30–15.30 – обед, 15.30–16.30 – послеобеденный сон, 16.30–17.00 – возвращение к жизни после сна (например, мелкие хозяйственные дела), 17.00–21.00 – второй блок работы. Можно выбрать более классические «с 9 до 18» без послеобеденного сна, можно использовать «биоритмический» график с подъемом в 4–5 часов утра.

Каков бы ни был избранный ритм, желательно его выдерживать максимально точно. При этом пресловутую «творческую свободу» этот ритм никак не ограничивает: внутри четырехчасового блока работы вы можете распределять текущие задачи любым образом в зависимости от их приоритетности, неожиданного вдохновения или просто желания выполнять то или другое [11] .

3. Создайте внешние стимулы

Человек – существо общественное, и для мотивации себя полезно задействовать «общественный ресурс». Например, заранее назначить на 10.00 созвон с кем-то из коллег по рабочему вопросу. Практикой проверено, что десять-пятнадцать минут обсуждения рабочих вопросов включают мозг и обеспечивают пробуждение гораздо надежнее любых будильников. Срабатывает этот принцип и при работе с документами: можно долго и мучительно пытаться в одиночку разработать какой-либо стандарт, регламент, договор, а можно назначить онлайн-встречу с коллегой, на которой и создать примерный текст в режиме реального времени. Чем больше вы себе организуете таких внешних стимулов, тем лучше имитируете для себя мотивирующую роль классического офисного рабочего пространства.

11

Стоит также посмотреть замечательную книгу Яны Франк «Муза и чудовище», в которой автор, талантливый дизайнер, делится опытом организации своего творческого труда в абсолютно домашних условиях. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2009.

Оцените эффективность. Работая из дома хотя бы один день в неделю и экономя при этом хотя бы два часа на транспорте (в Москве эта цифра обычно выше), вы «зарабатываете» в год около ста часов полезного времени, то есть 2–2,5 классические 40-часовые рабочие недели.

Но важнее другое. Как вы будете себя чувствовать, если хотя бы один рабочий день в неделю сможете работать за городом (на даче, в загородном клубе и т. п.) и хотя бы неделю в квартал – в какой-нибудь солнечной приморской стране (особенно зимой)? Как изменятся ваше здоровье, ваш вкус к жизни, ваша удовлетворенность работой? Помечтайте немного. А потом воплотите эту мечту!