Работа 2.0. Прорыв к свободному времени

– снизить непроизводительные расходы времени и денег на доставку сотрудников в одно место обучения (аттестации, зачета, интервью и т. д.);

– используя специальные средства онлайн-инфраструктуры (голосования, электронные тесты), сделать сам процесс обучения и аттестации более эффективным и быстрым;

– с помощью видеозаписей учебных и зачетных сессий обеспечить более легкое восстановление сотрудником нужных ему знаний, а также более быструю адаптацию новых сотрудников.

Оцените эффективность. Случай из жизни. Автор проводил экспресс-тренинг, посвященный вводимому в компании стандарту контроля поручений на Outlook, на собрании директоров региональных филиалов в одной из крупнейших российских компаний. В компании в связи с экономическим кризисом введен режим жесточайшей экономии: планка затрат, требующих утверждения решением правления, снижена с обычных для таких корпораций нескольких миллионов рублей до нескольких десятков тысяч. Собрание проходит в одном из лучших московских отелей, где даже бутылка минеральной воды для кофе-паузы стоит умопомрачительных денег. Плюс командировочные расходы: авиабилеты, гостиницы на сотню человек. Представим, что мероприятие грамотно переформатировано в онлайн-режим. Грамотно – то есть не просто переведено в онлайн-трансляцию, но и обеспечивает возможность не потерять живую неформальную «кофе-паузную» коммуникацию (а для этого нужно обеспечить эффективную визуализацию информации, организовать и правильно поддерживать интернет-форум и чаты для участников, учесть ряд других тонкостей перевода личного общения в онлайновое). Экономия – несколько сотен тысяч долларов только в деньгах, плюс сотни человеко-часов дорогостоящего времени руководителей, не потерянного в самолетах, не сбитого сменой часовых поясов, плюс возможность присутствовать тем, кто по уважительным причинам не смог приехать в Москву.

При этом внедрение «под ключ» всей необходимой инфраструктуры (технические решения для онлайн-работы, разработка корпоративного стандарта проведения мероприятий, обучение модераторов в компании, которые будут впоследствии самостоятельно организовывать и поддерживать такие мероприятия, поддержка и сопровождение модераторов на первом мероприятии) обошлось бы в несколько раз дешевле, чем затраты всего лишь на одно «оффлайновое» мероприятие.

Эффективное корпоративное обучение. Итоги

– При самостоятельном обучении (второе высшее образование, получение профессионального сертификата) онлайн-инструменты помогают за счет «командной работы» сделать самостоятельное обучение более эффективным и планомерным, а также сэкономить на дороге и прочих непроизводительных сопутствующих расходах до 30 % времени обучения (то есть около 25 дней чистого рабочего времени на год обучения).

– При посещении краткосрочных курсов, открытых семинаров и тренингов целесообразно поинтересоваться наличием онлайн-презентаций этих курсов, которые дадут возможность познакомиться с программой, задать вопросы тренеру и принять решение о своем участии.

– Отправляя сотрудника на открытый семинар, стоит озадачить его проведением небольшой онлайн-презентации по итогам семинара для других сотрудников компании; впоследствии запись этой презентации следует использовать в корпоративной практике.

– При организации внутрикорпоративного тренинга онлайн-технологии полезно применить на стадии подготовки (интервьюирование сотрудников, фокус-группа), посттренингового сопровождения и отчасти в ходе самого тренинга, дав возможность участвовать сотрудникам из других городов.

– Если в группу для обучения набираются люди из разных городов, что предполагает серьезные командировочные расходы, целесообразно провести тренинг полностью в онлайн-формате. Для этого необходимы грамотная режиссура и технология проведения, позволяющие не потерять интерактивность и вовлеченность участников. Экономия в зависимости от размера группы может составлять десятки тысяч долларов.

– Внутрикорпоративные процедуры, регламенты, памятки необходимо внедрять в практику и регулярно освежать в памяти сотрудников с помощью корпоративных мини-тренингов. Их онлайн-трансляция позволит существенно снизить непроизводительные расходы времени на проведение, а также сохранить видеозаписи для обучения новых сотрудников.

– Во всей последовательности «аудит исполнения стандарта – доработка/актуализация стандарта – тренинг на основе стандарта – аттестация, проверка правильности исполнения стандарта» онлайн-технологии позволяют на 20–25 % сократить непроизводительные сопутствующие расходы времени и существенно повысить качество исполнения процедур и управляемость предприятия.

Глава 5. Управленческая инфраструктура работы 2.0

 Контроль результатов, а не физического присутствия в офисе

 Прозрачность и управляемость рабочего времени сотрудников

 Стандарты коммуникации в компании

Переход на методы работы 2.0 предъявляет высокие требования к управленческой и информационной инфраструктуре компании. Владельцу или топ-менеджеру, желающему освободить себя и своих коллег от физической привязанности к офису, правильно созданная инфраструктура помогает решить следующие парадоксальные задачи:

– если не хочется вникать, можно не вникать. Пока вы занимаетесь серфингом в Новой Зеландии, дела без вас будут идти своим правильным путем, оставляя информационные следы в информационном поле (записи в клиентской базе, документы на портале, изменения статусов задач в корпоративном Outlook и т. п.);

– если хочется вникать, можно вникнуть в детали любого вопроса. Если вы решили проконтролировать или проверить тот или иной вопрос, процесс, подразделение, сотрудника, информационная инфраструктура позволит вам сделать это быстро, простым понятным образом и при этом не появляясь в офисе.

Таким образом, полная свобода руководителя сочетается с полной управляемостью компании. Для того чтобы эта мечта осуществилась, необходим внедренный корпоративный стандарт тайм-менеджмента на базе разумно достаточной информационной инфраструктуры. В этой главе мы разберем важнейшие элементы корпоративного стандарта тайм-менеджмента, а в следующей – ИТ-решения, на базе которых целесообразно такой стандарт внедрять.

Контроль оперативных поручений руководителя

Первый шаг в налаживании эффективной удаленной управленческой структуры – внедрение контроля поручений руководителя. Если мы не можем контролировать эффективность сотрудника по его физическому присутствию в офисе, мы должны научиться делать это по результатам исполнения поставленных задач.

Сразу оговоримся. В крупных и средних корпорациях под «контролем поручений» обычно подразумевают достаточно тяжеловесную систему документооборота, в которой живут приказы, решения правления и т. п. Как правило, эта система позволяет контролировать только самые крупные, масштабные поручения первых лиц организации, полностью оставляя за кадром повседневную текущую работу, состоящую из множества небольших, но важных задач.

Здесь и далее мы говорим об оперативных, повседневных задачах и поручениях, которых у любого топ-менеджера на контроле находится от нескольких десятков до нескольких сотен и многие из которых далеко не так масштабны, чтобы перегружать ими и без того бюрократическую систему документооборота, а некоторые в принципе туда не попадают – например, не подлежат проверке необходимые повседневные действия поставщиков, журналистов, клиентов и других внешних контрагентов компании.

Случай из жизни. Автор на диагностической встрече с членом правления одной из крупнейших российских энергетических корпораций задает вопрос, каким образом его собеседник контролирует исполнение данных им поручений (мощная система документооборота в компании, естественно, имеется).

– Видите на стенке распечатки из Word? Это протоколы заседаний правления. Желтым маркером выделено то, что касается моих департаментов, то есть фактически поручения правления мне.

– Хорошо, а как вы контролируете те поручения, которые рождаются уже для ваших подчиненных из этих выделенных маркером строчек?

– Вот у меня пачка стикеров на столе. Правда, растет она быстрее, чем я ее контролирую, так что нижнюю часть пачки регулярно приходится спускать в шредер…

Через три недели топ-менеджеру была настроена система контроля оперативных поручений на Outlook, в любой момент предоставляющая ему информацию в любом тематическом разрезе: выборка задач по подчиненному, проекту, заседанию коллегиального органа управления и т. п. Причем внесением и обновлением поручений занимался секретарь, а руководитель пользовался лишь плодами работы системы.

Оцените эффективность. Случалось ли вам просыпаться в воскресенье на даче с мыслью «а не забыл ли Петров отправить/согласовать/подписать…»? Или, видя в коридоре Петрова, вспоминать, что он должен был что-то сделать «ко вчера»? Одна из серьезнейших причин стресса, выгорания на работе, синдрома хронической усталости – перегруженность головы руководителя множеством вопросов, ощущение постоянной тревоги от того, что что-то может быть не выполнено или выполнено не в срок. Устранение этого постоянного стресса, которое достигается благодаря контролю поручений, очень трудно оценить в деньгах. Здоровье и удовольствие, получаемое от каждого момента жизни, – бесценны.