Работа 2.0. Прорыв к свободному времени

У большинства корпораций и примерно у 30–40 % компаний среднего бизнеса Exchange уже есть. Если в вашей компании его еще нет или его стоимость для вашего бизнеса велика, имейте в виду такую услугу, как Exchange-хостинг.

Суть ее проста: вместо того чтобы держать в офисе «железный» сервер, разворачивать на нем Exchange, заботиться о техподдержке, вы «арендуете» уже настроенный Exchange у хостинг-провайдера. Это полностью аналогично тому, как вы арендуете хостинг, то есть место на серверах провайдера, под ваш корпоративный сайт. Только здесь вы за ежемесячную плату получаете не просто место на диске, а уже настроенный под вас сервер с возможностью создать для сотрудников учетные записи с почтой, календарями, задачами и контактами. Управлять всем этим богатством не сложнее, чем почтовым ящиком на mail.ru или аккаунтом на Одноклассниках, и вы можете делать это сами без ИТ-специалистов [23] .

23

Более крупные компании, трепетно относящиеся к информационной безопасности, иногда используют такое решение: под компанию выделяется отдельный «железный» сервер, который находится в дата-центре провайдера или в офисе самой компании, а провайдер обеспечивает работу Exchange на этом сервере и получает абонентскую плату за использование программного продукта. Фигурально выражаясь, если серверный компьютер – это производственная площадка, а программный продукт Exchange Server – станки, то можно взять в аренду как кусочек чужой производственной площадки вместе со станками, так и станки, установив их на своей производственной площадке.

Стоимость аренды будет составлять (в зависимости от количества сотрудников) порядка нескольких тысяч рублей в месяц, при этом все тяготы и лишения в области технической поддержки, создания резервных копий информации и прочего несет провайдер (его типовой договор обычно весьма подробен и оговаривает массу важных нюансов относительно бесперебойности сервиса).

Exchange-хостинг – очень удобное решение для компаний среднего бизнеса, у которых нет мощного ИТ-департамента, оборудованной серверной комнаты и многих других технических возможностей. Есть один заметный минус данного хостинга: в вашем офисе должен быть хороший интернет-канал и не очень дорогой трафик, чтобы удаленность информации на сервере не мешала работе, ведь физически теперь вся информация хранится у провайдера, а Outlook на рабочих местах сотрудников содержит лишь «зеркало», локальную копию данных, хранимых на сервере [24] .

24

Компания «Организация Времени» пользуется exchange-хостингом провайдера e-Style ISP www.e-styleisp.ru. Читателям книги этот провайдер предоставляет возможность в течение 45 дней пользоваться хостингом бесплатно, достаточно при регистрации указать код book2009-45days.

Впрочем, то, что информация физически находится не в офисе, в определенных обстоятельствах может оказаться большим плюсом [25] . В случае неожиданного визита в ваш офис, сопряженного с изъятием компьютеров, или пожара, протечки и тому подобных негативных событий вы не будете беспокоиться: информация в целости и сохранности, для восстановления парализованной работы достаточно за несколько минут настроить на других компьютерах учетные записи для доступа к серверу [26] .

25

Для некоторых бизнесов актуально нахождение информации не только не в офисе, но и не в стране. Тарифы на Exchange-хостинг у западных поставщиков этой услуги примерно такие же, как и у российских, порядка десяти-двадцати долларов в месяц за одного пользователя. Оплачивать можно обычной кредитной картой.

26

Обязательно оговорите с хостинг-провайдером технические аспекты переноса вашей информации в том случае, если вы захотите сменить провайдера или использовать свой корпоративный сервер. Информация не всегда может быть перенесена несколькими кликами мышки.

Оцените эффективность. На одной чаше весов – несколько тысяч рублей в месяц абонентской платы или единовременные вложения в покупку сервера – как правило, для компании среднего бизнеса составляющие несколько десятков или сотен тысяч рублей. На другую чашу весов положите ситуации (наверняка вы их вспомните несколько), когда при увольнении/болезни сотрудника, ремонте офиса, визите налоговой инспекции и прочих неприятных событиях терялась важная для компании информация, из-за чего компания несла финансовый и репутационный ущерб. Попробуйте оценить эту информацию в деньгах. А также добавьте на эту чашу весов удобство работы с централизованно хранимой информацией, удобство доступа из любой точки мира, удобство координации усилий по задачам и встречам.

Для небольших компаний (до нескольких десятков человек) неплохой заменой связке Outlook + Exchange с точки зрения экономии денег может оказаться российская программа LeaderTask в сетевой версии (www.leadertask.com). Функционал программы практически идентичен Outlook, за вычетом электронной почты, но зато с добавлением декомпозиции задач (возможности разбивать задачу на подзадачи, объединять задачи в проекты и т. д.).

Удаленный доступ к информации

На практике обычно используются несколько вариантов удаленного доступа.

– Терминальный. На удаленном сервере находится не только информация, но и приложения, с ней работающие (те же Outlook, Word, Excel). Это дает максимальную защищенность корпоративной информации, позволяет защитить ее от копирования, но предъявляет высокие требования к каналам связи и может замедлять работу.

– VPN-доступ. VPN, Virtual Private Network («виртуальная частная сеть») – технология доступа к корпоративной информации, при использовании которой вы с помощью обычного интернета подключаетесь к корпоративной сети через защищенное VPN-соединение. Для пользователя это выглядит так: кликнуть иконку соединения на рабочем столе, подождать несколько секунд – оказаться в корпоративной сети и полноценно работать с корпоративным Outlook, порталом, сетевыми папками и даже принтерами и прочим оборудованием (но будьте осторожны, распечатывая дома интимное письмо: не отправьте его случайно на офисный принтер!). Имейте в виду, что при подключении к интернету из кафе или чужого офиса VPN-соединение может не работать, так как в настройках местной сети могут быть заблокированы необходимые порты.

– Веб-интерфейс. С помощью уже упоминавшегося Outlook Web Access вы можете получить доступ к корпоративной информации из любого интернет-кафе с помощью обычного браузера. Но возможности и удобство работы с информацией в веб-интерфейсе ограничены по сравнению с полноценным VPN-доступом.

Важно упомянуть и доступ к информации через мобильный телефон (смартфон, коммуникатор). Чтобы видеть в смартфоне свой календарь, контакты, задачи, вам не нужно синхронизировать его с компьютером вручную. В смартфоне настраивается удаленное VPN-соединение с корпоративным сервером. Когда на сервере кто-то (например, ваш секретарь или коллега) вносит встречу в ваш календарь, сервер через мобильный интернет сам обновляет информацию в календаре вашего смартфона. И наоборот, добавив встречу или контакт в смартфон, вы можете быть уверены, что через пару минут эта информация появится в ваших контактах или календаре на корпоративном сервере, и все коллеги, у которых есть право доступа к вашему календарю, увидят это обновление [27] .

27

При удаленной работе с использованием смартфона нужно помнить о множестве явных и неявных технических ограничений. Например, повестка встречи, вложенная внутрь нее файлом в Word, не откроется на смартфоне, поэтому корпоративный стандарт должен предусматривать вложение повестки простым текстом. Или, например, при количестве контактов больше 600–700 синхронизация будет сбоить, поэтому в стандарте работы секретариата предусматривается разделение контактной базы руководителя на небольшую «оперативную» базу, которая синхронизируется со смартфоном, и «основную», в которой могут быть тысячи, а иногда и десятки тысяч контактов. Все эти аспекты мы учитываем при разработке корпоративного стандарта тайм-менеджмента, если он подразумевает синхронизацию календарей, задач и контактов с мобильными устройствами.

Если говорить о моделях смартфонов, то годятся практически любые, на которых операционной системой является Windows Mobile, например смартфоны Asus, HTC, iMate. Хорошая новость для любителей Apple: iPhone также позволяет настроить такую синхронизацию. Плохая новость для владельцев телефонов и смартфонов с операционной системой Symbian, например Nokia: нормальной синхронизации (даже если она декларирована) добиться довольно часто (хотя и не всегда) не удается. Будут теряться встречи, может «глючить» (из-за разных кодировок) русский текст и т. п.

Корпоративный портал и документооборот

Многие компании среднего бизнеса выбирают систему документооборота, не представляя, что она у них давно уже есть. Для владельцев и топ-менеджеров таких компаний становится настоящим откровением, когда на вводной презентации за 15 минут мы экономим им довольно существенную сумму денег. Мы просто сообщаем, что не нужно покупать и долго, мучительно внедрять отдельную систему: у них уже есть ИТ-система, которая позволяет организовать процесс документооборота и вообще создать единое информационное пространство работы компании.

Рис. 10. Главная страница портала SharePoint компании «Организация Времени».

Речь идет о корпоративном портале SharePoint (буквальный перевод – «точка обмена», место обмена данными). Как правило, даже в компаниях, у которых нет Exchange Server, уже есть Windows Server (на нем обычно находятся различные сетевые папки с файлами). В комплект поставки Windows Server входит такой продукт Microsoft, как Share-Point Services – несколько усеченная, но вполне функциональная версия SharePoint-портала.

Этот продукт, который ваша компания, скорее всего, когда-то уже купила (но, возможно, еще не знает об этом), умеет многое. Чисто технически он выглядит как «внутрикорпоративный сайт», который открывается в обычном браузере. Из полезного в практике работы 2.0 отмечу следующее:

– единое для всей компании хранилище документов, позволяющее точно понимать, кто, что и куда добавил; организовать цепочку согласований/визирований документов; уведомлять заинтересованных сотрудников об изменении документов;