Руководство по закупкам

В госзакупках централизация также способствует уменьшению издержек дублирования, например, затрат на публикацию информации в официальных журналах и затрат на судебные разбирательства.

Риск появления противоречий в документах, связанных с процессом закупок, а также издержки, вызванные этим риском, также снижаются благодаря централизации: во-первых, квалифицированные кадры, задействованные в централизованном процессе закупок, способствуют большей четкости, прозрачности, измеримости закупок и, в целом, улучшению качества документов; во-вторых, в результате централизации уменьшается количество закупочных контрактов для каждого приобретаемого продукта; наконец, возможные судебные разбирательства проводятся в рамках одного суда, в то время как децентрализация ведет к отдельным тяжбам с каждой местной администрацией в случае оспаривания закупок.

Специализация. Централизованные закупки способствуют концентрации человеческого капитала и опыта. Для оптимизации закупочной схемы привлекаются не только профессиональные юристы, но и рыночные аналитики, менеджеры товарных категорий и прочие эксперты в области закупок. Таким образом, создаются специализированные команды, целью которых является совершенствование закупочных стратегий благодаря постоянному обучению и наращиванию опыта.

Небольшим децентрализованным закупочным подразделениям дорого и затруднительно нанимать высококвалифицированных специалистов; поэтому финансовое положение дает преимущество крупным закупочным агентствам в привлечении профессионалов, создании компетентной команды и повышении экономической эффективности закупок.

Совместное использование знаний и информации. Совместное использование знаний и информации является ключевым фактором развития деятельности в организации, поскольку этот процесс повышает эффективность закупок за счет использования наиболее актуальной информации и решения общих и специфических вопросов. Часто рынки бывают взаимосвязаны (например, принтеры и настольные компьютеры, страхование и банковские услуги); из-за диверсификации продуктовых линеек фирмы могут неоднократно встречаться в различных закупочных торгах [59] . К примеру, производители компьютеров (и розничные торговцы), такие как Siemens, HP и IBM, могут участвовать в конкурентных торгах на закупку как настольных ПК, так и ноутбуков [60] . IBM также имеет возможность подавать заявки на поставку мейнфреймов, хранилищ данных и других IT-услуг. По этой причине обмен информацией и опытом между группами специалистов по закупкам чрезвычайно важен для планирования эффективной закупки. Команды, специализирующиеся на различных продуктовых категориях, могут сотрудничать и вместе решать такие общие проблемы, как выбор подходящей системы оценки заявок или наилучшей формы контракта, а также делиться информацией о рыночной ситуации, потенциальных участниках торгов и других важных элементах закупок.

59

Этот феномен также известен под названием «мультирыночных контактов» (multimarket contact). Одной из стандартных проблем, связанных с этим феноменом и впервые описанных в работе [Bernheim, Whinston, 1990], является повышенный риск возникновения сговора между фирмами. Компании, «встречающиеся» на разных рынках, имеют много возможностей договориться и эффективно (с их точки зрения) разделить сферы влияния. Предотвращение сговора и снижение риска неэффективной процедуры торгов является одним из ключевых элементов при планировании закупки. Таким образом, распространение информации по этому вопросу между подразделениями компании может быть очень важно.

60

Производство компьютеров IBM было полностью выкуплено в 2005 г. китайской компанией Lenovo. – Примеч. переводчика.

Вот почему обмен информацией и опытом между квалифицированными профессионалами скорее возможен внутри централизованной закупочной организации (подразделения), нежели через местные подразделения или в отдельных организациях.

В заключение рассмотрим влияние централизации закупок на рыночную ситуацию. Как подробно описано далее в этой книге (см. раздел 11.3), не предрасположенные к риску компании могут быть вынуждены действовать более агрессивно, если их исключение из конкурентных торгов приводит к сугубо негативным последствиям. Очевидно, что централизация закупок повышает риск негативных последствий при прочих равных условиях, так как доля рынка, теряемая в результате исключения (проигрыша) из отдельных торгов, растет. Покупателям, планирующим усиливать степень централизации своих закупок, следует учитывать этот эффект. Несмотря на снижение затрат покупателя в результате централизации, стоит принимать во внимание, что агрессивная политика поведения поставщика на конкурентных торгах может скрывать за собой демпинг и занижение реальной стоимости товара (или снижение его качества). Это утверждение верно, когда агрессивные участники предполагают, что мониторинг исполнения контракта со стороны закупщика будет минимальным. Таким образом, в связи с проблемой контроля качества в централизованных системах (см. подраздел 3.2.10) покупатели должны достоверно информировать о своем намерении контролировать качество, а также применять санкции при ненадлежащем поведении со стороны поставщика.

3.2.2. Стандартизация продукта

Естественной причиной централизации закупок является стандартизация закупаемых продуктов. Типичными примерами стандартизованных товаров и услуг являются: информационное и коммуникационное оборудование, IT-серверы, канцелярия и бумага, купоны на обеды и топливо, кредитные карты и элементы автомобильных двигателей. Подобные товары могут несколько различаться, но все же они удовлетворяют нуждам и предпочтениям большого количества закупочных отделений и конечных потребителей и не нуждаются в разнообразии.

И действительно, стандартизованные продукты централизованно закупаются центральными государственными закупочными агентствами в нескольких странах. К примеру, многие государственные закупочные организации, упомянутые во введении (GSA, OGC, Consip, Statskontoret, North Carolina E-Procurement@Your Service, My Florida Marketplace, Comprasnet), закупают для нужд администрации факсы, ноутбуки, настольные ПК, программные средства управления документооборотом, принтеры, проекторы, веб-серверы, газ, электричество, топливо, топливные карты, офисную мебель, канцелярию, бумагу, кредитные карты, автомобили, автобусы и кареты скорой помощи [61] .

61

Некоторые агентства (Comprasnet, GSA, Consip) также закупают менее стандартизованные продукты – недвижимость и услуги здравоохранения. Тем не менее подобные централизованные закупки могут быть эффективными в плане крупной экономии на масштабе, которая возникает, если весь пакет услуг предоставляется одним подрядчиком, в отличие от случая, когда покупатель обращается к множеству разных специализированных поставщиков.

Центральные агентства предпочитают практику конкурентных торгов коммерческим переговорам, что подтверждает выводы Глав 4 и 5, утверждающих, что конкуренция выше при закупке неспециализированных стандартных товаров.

Стандартизация способствует централизации закупок по двум основным причинам. Во-первых, стандартизация облегчает сбор и обработку информации. Продукты описываются точно и однозначно, поскольку разнообразие моделей ограничено (однородность продуктов), местные требования схожи (однородность потребностей), а риск неверной или неполной обработки информации со стороны центрального закупочного отделения невысок. К примеру, бумага является стандартным товаром, и запросы на нее, исходящие из разных стран, схожи между собой. Аналогично, IT-серверы, несмотря на различие некоторых технических характеристик (масштабирование, доступность и количество параллельных пользователей), по сути, являются стандартизованным оборудованием.

Во-вторых, стандартизация позволяет поставщикам использовать существенную экономию на масштабе за счет выпуска большого количества одного и того же товара. Это обычно снижает единичную стоимость продукта и дает покупателю возможность снизить свои затраты при присуждении контракта. Экономия на производственных затратах должна превышать объем усилий, затраченных поставщиком на обслуживание контракта, разделенного на части между несколькими разрозненными подразделениями [62] .

62

Интересно отметить, что часто рамочные контракты и соглашения на госзакупки устанавливают минимальный объем заказа. Это делается для гарантии покрытия постоянных издержек поставщика и его использования экономии на масштабе и предотвращает ситуацию заказа одной или немногих единиц продукта, когда поставщик вынужден продавать товар многим разрозненным местным покупателям.

Стандартизация продуктов обычно ведет к централизации закупок на региональном, национальном и континентальном уровнях; тем не менее у многих организаций возникают проблемы при централизации закупочных процедур. К примеру, закупочные контракты на поставку электроэнергии обычно заключаются с местными поставщиками, и централизация закупок данной продукции затруднительна для мультинациональных компаний. Несмотря на стандартизованный характер электроэнергии как товара, географическая удаленность закупочных подразделений друг от друга вкупе с возможными ограничениями законодательного характера на межгосударственные поставки электричества могут препятствовать полной централизации. Таким образом, даже если мультинациональным компаниям удастся полностью централизовать все контракты на закупку электроэнергии, преимущества централизации могут быть серьезно нарушены из-за сложности или даже невозможности конкуренции поставщиков. Поскольку контроль стоимости энергоресурсов производится на корпоративном уровне, даже если энергия закупается локально, центральное отделение должно контролировать общую стратегию закупок. Далее будут приведены основные аргументы в пользу усиления централизации при закупке услуг и товаров стратегического значения для организации.

3.2.3. Фаворитизм

Местные закупочные подразделения чаще всего лучше, чем центральные закупочные агентства, информированы о необходимых характеристиках продукта, но иногда передача соответствующей информации центральному агентству может быть неудобной или затратной. Возьмем, к примеру, услуги клининга, управление активами или ведение дорожного кадастра. Поскольку данные услуги должны учитывать местные особенности, сбор более точной, чем у местного подразделения, информации для центральной организации труден и затратен. К подобной «локальной» информации также можно отнести такие характеристики поставщиков, как используемые стандарты качества, надежность поставок и финансовое положение. Точность и актуальность информации, таким образом, может стать аргументом в пользу децентрализации.

Вместе с тем выбор местных закупочных подразделений не всегда соответствует принципу «лучшие ценности за вложенные деньги» («best value for money»). Иногда децентрализованный выбор поставщиков бывает менее эффективным, чем централизованный, поскольку местные закупочные подразделения предпочитают нанимать местных подрядчиков. Так происходит сближение местного поставщика и покупателя, а лоббирование местных интересов может негативно сказаться на общей эффективности закупок.

Это, однако, не исключает проявления фаворитизма на центральном уровне, хотя прозрачность деятельности головных организаций во многом препятствует распространению коррупции (подробней о коррупции см. в Главе 16) [63] . Данный аргумент подтверждается практикой частных и государственных закупок. Например, Международный консорциум государственного финансового менеджмента (ICGFM) опубликовал результаты своего Мирового исследования за 2005 г. «Противодействие коррупции в государственном секторе». ICGFM рекомендует правительствам принять ряд мер для снижения уровня коррупции. Одной из предлагаемых мер является «централизация закупок для предотвращения коррупции». В госзакупках увеличение объема конкурентных торгов требует, согласно законодательству, увеличения степени прозрачности процедур. Поскольку централизация облегчает проведение электронных торгов (см. подраздел 3.2.11), а последние предполагают пониженный риск махинаций с полученными предложениями, коррупция может быть снижена за счет агрегации спроса.

63

См.: [Celentani, Ganuza, 2002].