Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Документы на автомобиль (документы на владение автомобилем, регистрация, ремонт) — до тех пор, пока вы владеете данным транспортным средством.

• Дневники деловых встреч — от года до десяти лет, в зависимости от необходимости или если вы используете их для налоговых деклараций, справок или как памятные вещи.

• Кассеты автоответчиков — максимум шесть лет, если это необходимо для заполнения налоговых деклараций.

• Выписки из банковского счета — максимум шесть лет, если это необходимо для заполнения налоговых деклараций.

• Отчеты по кредитным карточкам — максимум шесть лет, если они связаны с покупками, которые нужно указывать в налоговых декларациях. В других случаях годовой отчет выдается компанией.

• Каталоги и журналы — пока не выйдет следующий номер.

• Документы о выплате дивидендов — до тех пор, пока ежегодное заявление не заполнено компанией, затем просто годовые отчеты.

• Опись и оценка дома — пока это актуально.

• Страховые полисы (на машину, на недвижимость, на вклады) — пока они имеют силу ограничения в случае поздней подачи претензии.

• Страховые полисы (на случай потери работоспособности, медицинская страховка, страхование жизни, на движимое имущество, общая) — пока ими обладаете.

• Инвестиции (отчеты о покупках) — пока ими обладаете.

• Инвестиции (отчеты о продажах) — максимум шесть лет для заполнения налоговых деклараций.

• Выплаты по ипотекам или займам — пока обладаете ими или в течение шести лет после выплаты.

• Документы на приобретение недвижимости — пока владеете этой недвижимостью.

• Инструкции:

— Электроприборы — пока они у вас есть.

— Произведения искусства, антиквариат, предметы коллекционирования — пока ими владеете.

— Одежда — весь период возможности возврата.

— Записи кредитной карточки — пока не придет уведомление и вы не сможете согласовать покупки.

— Мебель — пока ею владеете или на случай ремонта.

— Дополнительные удобства дома — пока владеете недвижимостью или в течение шести лет после ее продажи.

— Ремонт домашних вещей — в течение всего срока эксплуатации или гарантии или дольше, чтобы получить отчеты от работников сервиса и их расценки.

— Крупные покупки — в течение всего срока эксплуатации.

— Медицинские и налоговые документы — не больше шести лет.

— Аренда — достаточно аннулированного чека.

— Текущие счета — счета текущего и предыдущего года, чтобы проверить совпадение расчетов.

— Гарантии и инструкции — в течение всего срока действия гарантии или срока эксплуатации электроприбора. Прикрепите к электроприборам ярлык с датой истечения гарантии и номером сервисного обслуживания. Если что-то выйдет из строя, у вас появится простой способ проверить, находится ли этот прибор все еще на гарантии. Для этого даже не понадобится открывать ящик с файлами.

• Резюме — пока они актуальны.

• Ключ от ячейки в банке и опись ее содержимого — пока это актуально.

• Налоговые декларации (выписки из банковского счета и аннулированные чеки, свободно обращающиеся депозитные сертификаты, контракты, благотворительные взносы, кредитные документы, возвраты подоходного налога, арендный договор и кредитные соглашения, платежные книжки по налогам, документы по пенсионному плану, корешки оплаченных счетов) — за текущий год плюс за шесть предшествующих лет.

• Жизненно важные документы (документы на усыновление, свидетельства о рождении и смерти, удостоверения гражданства, авторские права и патенты, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, «последние распоряжения» душеприказчику или наследникам, медицинские карты и справки о прививках, паспорта, доверенности, отчеты по социальному обеспечению, завещания) — постоянно.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• Спам.

• Талоны с истекшим сроком годности.

• Устаревшие расписания.

• Старые поздравительные открытки — если в них нет важных сообщений.

• Старые чеки из магазинов.

• Приглашения на прошедшие события.

• Истекшие гарантии и договора на обслуживание.

• Инструкции по эксплуатации приборов, которых у вас больше нет.

• Истекшие страховые полисы.

• Непрочитанные журналы — если им больше трех месяцев.

• Старые каталоги — храните только самые последние выпуски.

• Инвестиционные и банковские брошюры, которых вы никогда не читаете.

• Аннулированные чеки — если только они не нужны для заполнения налоговых деклараций.

• Чековые книжки — если им больше шести лет или этот банковский счет аннулирован.

• Чеки на покупку вещей, по которым нельзя получить налоговые льготы.

• Визитки людей, которых вы не помните.

• Старые туристические брошюры, которые остались от прошлого отпуска.

• Карты-схемы автомобильных дорог, которыми вы не пользовались больше десяти лет.

• Обращения благотворительных организаций, которым вы не собираетесь ничего жертвовать.

• Рецепты, по которым вы не готовили больше пяти лет.

• Некачественные фотографии или снимки, которые вам просто не нравятся.

• Статьи или вырезки, которых вы не перечитывали больше пяти лет.

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Вы испытываете чувство вины по поводу всех этих обращений благотворительных организаций, которым не всегда можете что-то пожертвовать, даже если хотели бы это сделать? Одна слушательница моего семинара разработала замечательный метод, помогающий справляться с этим неприятным чувством. Она собирала все обращения благотворительных организаций в папку под названием «Пожертвования за этот год». Затем один раз в год, в свой день рождения, она просматривала эту папку, выбирала три благотворительных организации и подписывала для них чеки. Это был ее подарок себе. Так она устраняла свое чувство вины.

3. Найти всему свое место

• Если вы собираетесь использовать картотечный шкаф, отведите для каждой группы документов отдельный ящик или секцию ящика. Поместите группу, которую используете чаще всего (например, «Финансовые документы»), в самом верху ящика, чтобы с ними было удобно работать.

• Там, где вы работаете с документами, недостаточно места для картотечного шкафа? Будьте мобильны и работайте с документами там, где вам нравится. Сделайте так, чтобы вам было легко убирать документы и полностью концентрироваться на выполнении одной задачи. Для этого храните домашние документы в наборе портативных коробок с папками на полке (см. раздел Мои любимые системы хранения). Отведите отдельный ящик для каждой категории бумаг.

• Чтобы отмечать содержимое и отслеживать состояние и поток документов и папок с файлами, используйте позиции табуляции. (Больше информации об использовании позиций табуляции как визуальных ключей можно найти в Главе 6-й.) Например:

Ящик для счетов

• Счета давности 1—45 месяцев (левая позиция табуляции).

• Счета давности 16–31 месяца.

• Счета за покупки, оплаченные кредиткой (центральная позиция табуляции).

• Банковские счета (по одному для каждого).

• Чеки (правая позиция табуляции).

— Электроприборы.

— Автомобиль.

— Одежда.

— Продукты питания.

— Арендная плата.