Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

С остальными стандартными программами, поставляемыми в комплекте с ОС Windows, мы познакомимся в нижеследующих подразделах.

2.8.1. Адресная книга

В адресной книге ( Пуск -> Все программы – > Стандартные – > Адресная книга ) можно управлять личными контактами, вести список сотрудников, организаций, деловых партнеров и т. д. Попросту говоря, данная программа представляет собой электронную записную книжку. Основной интерфейс адресной книги представлен на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Адресная книга

Для добавления нового контакта в адресную книгу (иначе говоря, чтобы сделать новую запись в записной книжке), предназначена команда главного меню Файл – > Создать контакт , вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl + N ; также для этого можно воспользоваться командой контекстного меню Создать – > Создать контакт . При выполнении любого из перечисленных действий на экране открывается окно (рис. 2.32), в котором вводится вся необходимая информация (большинство параметров заполняются с клавиатуры либо выбираются из раскрывающихся списков).

Рис. 2.32. Добавление контакта в адресную книгу

Как видно на рисунке, данное окно состоит из перечисленных ниже вкладок.

Имя – на данной вкладке вводятся основные сведения о контакте: фамилия, имя и отчество человека, можно указать его псевдоним, занимаемую должность, а также способ отображения данного адресата в списках (соответствующее значение нужно ввести в поле Отображать ). Параметр Адреса электронной почты предназначен для последовательного ввода адресов электронной почты данного контакта. После ввода адреса нужно нажать кнопку Добавить , расположенную справа от поля Адреса электронной почты , в результате чего введенный адрес будет добавлен в расположенный ниже список, а данное поле освободится для ввода следующего адреса. Это позволяет ввести любое необходимое число адресов, причем первый из них будет использоваться по умолчанию. Однако вы можете выбрать для этого любой из других адресов – достаточно выделить его курсором и нажать кнопку По умолчанию . Для редактирования или удаления электронного адреса используйте кнопки соответственно Изменить и Удалить .

Домашние – здесь указываются сведения о месте проживания адресата (причем самые подробные – страна, город, индекс, и т. д.), его домашнем и мобильном телефонах, номере факса, а также адрес веб-ресурса (если таковой имеется). Кстати, эту веб-страницу можно быстро открыть с помощью кнопки Перейти (если имеется действующее подключение к Интернету).

Служебные – на этой вкладке осуществляется ввод служебных сведений о данном контакте. В соответствующих полях указывается наименование и адрес (страна, город, индекс) организации, название должности и отдела, номер комнаты (служебного кабинета), служебные телефон, факс и пейджер. В поле IP-телефон можно указать IP-адрес компьютера – это позволит соединиться с компьютером данного человека напрямую (правда, новичок самостоятельно этого не сделает – придется обращаться за помощью к специалисту или хотя бы просто к более опытному пользователю). В поле Служебная веб-страница указывается адрес служебной веб-страницы, на которую можно быстро перейти с помощью кнопки Перейти (опять же – если есть подключение к Интернету).

Личные – здесь можно указать личные данные адресата: пол, наличие семьи и детей, дата дня рождения, а также дата ближайшего юбилея адресата. Чтобы ввести информацию в поле Дети , необходимо сначала нажать кнопку Добавить , которая расположена справа от данного поля, после чего с клавиатуры ввести требуемую информацию.

Другие – на этой вкладке в поле Примечание можно ввести дополнительные сведения об адресате или какие-то заметки.

NetMeeting – здесь указывается информация, необходимая для проведения конференций. Поскольку для новичка это слишком сложно, мы не будем в этой книге подробно останавливаться на данной теме.

Сертификаты – на данной вкладке ведется список сертификатов для данного адресата. Механизм сертификатов используется для дополнительной защиты электронной корреспонденции.

После ввода всех необходимых сведений о создаваемом контакте следует нажать кнопку ОК . Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

При большом количестве адресатов можно объединять их в группы. Это удобно, например, когда необходимо отправить одинаковое сообщение на несколько разных адресов. В данном случае достаточно будет просто указать группу адресатов, а не вводить каждый адрес отдельно. Для создания группы следует воспользоваться командой главного меню Файл – > Создать группу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl + G ; также для этого предназначена команда контекстного меню Создать – > Создать группу .

При выполнении данной команды на экране открывается окно Свойства (рис. 2.33), состоящее из двух вкладок: Группа и Подробности о группе .

Рис. 2.33. Создание группы адресатов

На вкладке Группа с клавиатуры вводится название группы и формируется состав группы. Для добавления нового участника следует воспользоваться кнопкой Выбрать – при нажатии на нее на экране открывается окно Выберите участников группы , в котором осуществляется поиск и выбор участников. С помощью кнопки Создать контакт можно включить в состав группы адресата, который на данный момент отсутствует в адресной книге; при этом он автоматически будет добавлен в адресную книгу. Порядок создания контакта описан выше.

Кнопка Удалить предназначена для удаления из группы участника, на котором в списке установлен курсор; при этом из адресной книги этот контакт не удаляется. При нажатии на кнопку Свойства осуществляется переход в режим просмотра и редактирования расширенной информации о текущем участнике группы.

Возможности программы предусматривают включение в состав группы нового участника без занесения его в адресную книгу. Для этого следует ввести с клавиатуры имя этого участника в поле Имя , и его электронный адрес – в поле Электронная почта , после чего нажать кнопку Добавить . В результате новый участник будет включен в группу, но в адресной книге при этом будет отсутствовать.

На вкладке Подробности о группе вводится дополнительная информация о создаваемой группе контактов. В соответствующих полях с клавиатуры вводится адрес группы, город, страна, область (край), почтовый индекс, телефон и факс. В поле Примечания с клавиатуры вводится дополнительная информация произвольного характера. В поле Веб-страница можно ввести полный адрес веб-страницы создаваемой группы. Для немедленного открытия этой страницы следует воспользоваться кнопкой Перейти . При этом необходимо помнить, что для перехода на веб-страницу обязательно наличие действующего подключения к Интернету.

Завершается процесс создания группы нажатием кнопки ОК . С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Настройка представления данных осуществляется с помощью команд главного меню, расположенных в меню Вид . С помощью соответствующих команд включается отображение строки состояния (располагается в нижней части окна программы, см. рис. 2.31), панели инструментов и панели Папки и группы (данная панель на рис. 2.31 располагается в левой части окна). С помощью команд Крупные значки , Мелкие значки , Список и Подробности включается требуемый режим отображения контактов, перечень которых расположен в правой части окна. Команды, расположенные в подменю Сортировать по , предназначены для выбора требуемого способа сортировки контактов.