Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

«Человек-сканер ходит взад вперед и сканирует все коробки на поддоне…»

«На приемку коробов определяются 2 пары, каждая из которых должна включать хотя бы одну особу мужского пола (либо особу женского пола с ярко выраженными мужскими признаками)»

«Старший группы возврата заверяет указанные данные по физически принятому товару в пункте отпуска в 2-х экземплярах акта приёма-передачи (Приложение 1) личной подписью с указанием Ф.И.О. и должности, а так же получает заверяющие результаты приёма товара подпись представителя пункта отпуска»

«Терминологический контроль — проверка соответствия применяемых во внутренних

нормативных документах терминов терминам терминологического справочника…»

«Осмотреть состояние груза на предмет боя, подмочки, неполной загрузки»

«Допускается размещать таблицу вдоль длинной стороны листа стандарта («лежа»)»

«При принятии решения об объеме заказа по товарной позиции необходимо руководствоваться здравым смыслом»

Решения проблем низкого качества и неактуальности регламентов

Причинно-следственный анализ ключевой проблемы регламентации в российских компаниях (см. рис. 6.3) позволяет разработать перечень решений проблемы, связанной с неэффективностью системы регламентации. Для решения первой группы проблем низкого качества и неактуальности регламентов целесообразно применить следующие решения:

• внедрение технологий бизнес-моделирования и бизнес-инжиниринга;

• внедрение программных продуктов бизнес-моделирования;

• централизация управления разработкой и актуализацией регламентов;

• соблюдение принципа Парето и обеспечение простоты регламентов.

Внедрение технологий бизнес-моделирования и бизнес-инжиниринга — данные технологии должны регулярно применяться для разработки и актуализации всех видов регламентов: процессных и структурных.

Основой технологий бизнес-моделирования является понятие бизнес-модель. Деятельность компании описывается в виде различных взаимосвязанных бизнес-моделей: процессных, структурных и моделей, относящихся к таким составляющим управления, как стратегия, финансы и пр. Разработанная бизнес-модель согласуется, утверждается и только потом на ее основе формируются процессные и структурные регламенты.

В случае, если в текущей деятельности предприятия нужно провести изменения, специалисты по бизнес-моделированию или бизнес-инженеры вносят изменения в бизнес— модель. После ее очередного согласования и утверждения, актуализируются соответствующие регламенты. В итоге, подход бизнес-моделирования предполагает первичную работу с бизнес— моделями, на основе которых происходит разработка регламентов.

Преимуществом применения бизнес-моделирования по сравнению с обычной разработкой регламентов является то, что эти технологии включают правила, методики и инструменты, которые обеспечивают высокую структурность, системность и стандартизацию описания деятельности организации. Их использование значительно снижает трудоемкость актуализации регламентов, а также приводит к упрощению языка их написания. В следующем разделе содержание и применение технологий бизнес-моделирования будут рассмотрены подробнее.

Внедрение программных продуктов бизнес-моделирования позволяет автоматизировать технологии бизнес-инжиниринга.

Первая роль специализированных программных средств заключается в том, что они уменьшают время и трудоемкость разработки и актуализации бизнес-моделей. Например, изменение названия бизнес-процесса, структурной единицы или документа вносится в программный продукт один раз, остальные изменения в процессных и структурных моделях, в которых, указанные объекты задействованы, осуществляются автоматически. Более того, специализированные программные инструменты обеспечивают проверку и контроль структурности, целостности и непротиворечивости бизнес-модели. Чем больше размер бизнес— модели предприятия, тем больший эффект возникает от применения такого решения.

Вторая роль программных средств состоит в автоматическом формировании любых процессных и структурных регламентов. Это снижает трудоемкость и обеспечивает короткие сроки разработки и актуализации регламентов, обеспечивает структурность и непротиворечивость разрабатываемых документов, что приводит к повышению их качества и работоспособности.

Централизация управления разработкой и актуализацией регламентов. Часто на практике задача регламентации децентрализуется, и каждое структурное подразделение самостоятельно формализует свои зоны ответственности. В случае, если эта деятельность не координируется централизованно, разные подразделения могут выбрать различные формы регламентов, отличные по структуре, форматам, названиям и т. д. Именно такой подход приводит к нарушению структурности и системности, а это в свою очередь к последующим проблемам, в частности к противоречивости регламентов.

Данное решение состоит в создании централизованной службы, отвечающей за регламентацию предприятия, которая должна взять на себя управление разработкой и актуализацией регламентов. Служба регламентации должна выполнять следующий обязательный перечень процессов:

• разработка единых стандартных форм процессных и структурных регламентов;

• распределение ответственности за разработку и актуализацию регламентов по структурным подразделениям организации;

• контроль проводимых подразделениями работ по регламентации;

• обучение и консультирование структурных подразделений компании по

• организационным и методическим вопросам разработки регламентов;

• проведение контроля исполнения регламентов;

• инициирование актуализации регламентов и внесения в них изменений;

• управление разработкой и поддержанием в актуальном состоянии единой бизнес— модели предприятия.

Плохое понимание регламентов также связано с отсутствием в большинстве организаций корпоративного глоссария терминов, который должен использоваться при разработке регламентирующих документов. В частности, все неоднозначные термины должны быть определены и внесены в глоссарий.

Поэтому еще одной задачей централизованной службы регламентации является ведение глоссария стандартных терминов, а также контроля и обеспечения соответствия терминов, используемых в регламентах, корпоративному глоссарию. В ряде российских компаний, внедривших эффективные механизмы регламентации, такой глоссарий называют терминологическим справочником, а контроль соответствия регламентов ему терминологическим контролем.

Централизация управления разработкой и актуализацией регламентов, включая создание корпоративного глоссария, обеспечит необходимую структурность и стандартизацию системы регламентов, а также приведет к упрощению языка их написания, повышению уровня читабельности и понимаемости.

Соблюдение принципа Парето и обеспечение простоты регламентов. Чтобы регламенты работали, с одной стороны они должны содержать описание важных правил, а с другой быть простыми для чтения, понимания и работы с ними.

В этой главе были рассмотрены типовые процессные и структурные регламенты с максимальным перечнем разделов и информации, которые они могут содержать. При рассмотрении каждого типа регламента постоянно напоминалось о соблюдении принципа Парето или целесообразности использования всех разделов регламентов, согласно которому неактуальные для текущих целей регламентации разделы можно опустить.