Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Тем не менее, бывает так, что среди перечисленных задач несколько являются по важности абсолютно одинаковыми, и очень сложно определить приоритет одной задачи над другой. В этом случае можно применить механизм, который рассматривается ниже.

Каждую из таких задач нужно написать на бумаге и письменно ответить на следующие вопросы:

Каковы причины того, что я должен это сделать?

Каковы причины того, что я могу этого не делать?

Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

После этого нужно сравнить полученную информацию по всем задачам, приоритет которых вы затруднились определить сразу – это позволит кардинально прояснить ситуацию. Чтобы было понятнее, рассмотрим на примере конкретную ситуацию.

Предположим, что вы не можете определить, какая задача важнее: поход в школу на родительское собрание или ремонт шкафа в прихожей. Вроде бы обе задачи примерно одинаковой важности, и выполнять каждую из них одинаково не хочется. Тогда проанализируем их в соответствии с приведенной выше методикой.

Задача «поход в школу на родительское собрание».

Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Моя очередь – в прошлый раз жена ходила.

• Надо хотя бы узнать, в каком он уже классе.

• Неплохо бы уточнить – как он учится?

• А вдруг его классный руководитель – молодая красивая девушка?

Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• В прошлый раз жена должна была идти в прачечную, а ходил я, поэтому пусть теперь вместо меня идет на собрание.

• На его столе учебник валяется – «Физика 6 класс». Значит, скорее всего – он учится в шестом классе, и идти никуда не надо.

• Вроде, я ж его полгода назад спрашивал, как успехи в учебе – говорит, в основном тройки, есть пара четверок. Ах, это по десятибалльной системе? Не важно, тройка ведь – не двойка. Главное – я в курсе дела, поэтому на собрание можно не идти.

• Одновременно с собранием начнется матч «Спартак» – «Торпедо».

• Вспомнил, классный руководитель – занудливая тетка 55 лет, не хочу ее видеть.

• Нужно починить шкаф в прихожей.

Какие преимущества я получу, если сделаю это вовремя?

• Не нужно будет идти на следующее собрание – наступит очередь жены.

• Если пойти на собрание – можно будет отложить починку шкафа.

• У меня будут все основания утверждать, что я активно занимаюсь воспитанием ребенка.

Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Жена и теща будут ворчать, что я совсем не занимаюсь ребенком.

• В школе могут подумать, что ребенок растет без отца.

Задача «ремонт шкафа в прихожей».

Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Это нужно было сделать полгода назад.

• Если я в ближайшее время не починю шкаф, то жена и теща начнут требовать новый.

• Скоро у меня юбилей, должны быть гости – неудобно как-то, если шкаф не будет отремонтирован.

Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• Полгода ждал шкаф починки – подождет еще немного.

• Если я хорошо угощу гостей, то наутро они и не вспомнят о моем поломанном шкафе.

Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

• Жена и теща перестанут ворчать, что шкаф поломан.

• Можно будет утверждать, что я все свободное время, не покладая рук, занимаюсь домашним хозяйством.

Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Да вроде ничего особенного – все будет, как и сейчас; эта неисправная дверка провисит еще десять лет.

Для наглядности рекомендуется положить перед собой вопросы и ответы на них по каждой задаче так, чтобы все они были перед глазами – это позволит провести наиболее объективный анализ.

Если проанализировать две рассмотренные выше задачи, то большинство читателей наверняка придет к выводу – более важной задачей является поход в школу на родительское собрание.

Фиксирование и постановка задач

Фиксирование и постановка задач – еще один важный элемент тайм-менеджмента. Здесь имеются в виду более глобальные задачи, нежели те, которые рассматривались в предыдущем разделе. Необходимо определиться – для чего именно вам нужен тайм-менеджмент? Что вы хотите – выкроить пару часов по средам и пятницам для занятий спортом или найти время построить, наконец-то, гараж на даче, о котором вы мечтаете уже пять лет. А может, вы желаете устроиться еще на одну работу, но при этом успевать делать все то, что вы делали до сих пор, и даже больше? Или вам просто надоело жить в режиме постоянного аврала, и вы хотите упорядочить свой жизненный уклад? Или – все перечисленное сразу, и еще что-нибудь?

Поставленные цели могут быть самыми разными, но необходимо, чтобы они были реальными и соответствовали вашему жизненному укладу. Например, если вы работаете на трех работах, четыре раза в неделю посещаете спортзал, регулярно занимаетесь закупкой продуктов питания, водите детей в спортивные секции и т.д., то не стоит планировать постройку гаража на даче своими силами в течение пяти дней – это заведомо нереально. А вот выкроить время для ежевечернего отдыха в кругу семьи или перед телевизором, а по выходным – для занятия каким-либо хобби, вполне реально.

В зависимости от поставленных вами целей во многом будет определяться дальнейшая стратегия вашего тайм-менеджмента.

Достижение поставленных целей

Достижение поставленных целей – это этап непосредственной реализации системы тайм-менеджмента.

В первую очередь нужно четко уяснить себе, что только от вас зависит процесс организации и управления своим временем. Многие полагают, что достаток времени определяется исключительно количеством насущных задач, и увеличение «капитала времени» возможно либо после сокращения их числа, либо после привлечения помощника (водителя, секретаря, домработницы, и т.д.).

Однако такое мнение ошибочно. Предположим, что вы сократили количество своих насущных задач: ребенка в садик теперь будете отводить не вы, а жена, и забирать его из садика – тоже; на работе отчет для высшего руководства теперь будете составлять не вы, а ваш заместитель; приводить в порядок деловые бумаги теперь будете не вы, а нанятый вами секретарь. Можно ли утверждать, что эти изменения решат ваши проблемы со временем?

Нет, конечно, а если и решат – то весьма в незначительной степени. В подтверждение этих слов достаточно вспомнить то, о чем мы говорили в предыдущих разделах, и в первую очередь – следующее: если вы не достигли определенного уровня самоорганизации и самодисциплины, нет смысла пытаться что-то изменить. Например, если в сад ребенка отводит теперь жена, а вы это время будете валяться в кровати, то никакого смысла с точки зрения экономии времени это иметь не будет. То же самое – вечером: если раньше вы забирали ребенка из садика, а теперь, свалив это на жену, сидите перед телевизором – положительного результата ждать не стоит: дела, которые вы не успевали решать раньше, останутся нерешенными и сейчас.