Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Наверняка можно сократить время, которое тратится на просмотр телевизора (все равно там ничего интересного почти нет, особенно по вечерам в будни). Особо внимательно следует изучить расходы времени по статье Непредвиденные расходы. Статью Отдых в кругу семьи наверняка частично можно сократить за счет статьи Работа на даче – ведь на дачу, вероятнее всего, вы поедете всей семьей, и там будете не только работать, но и отдыхать, а также – принимать пищу (поэтому можно сократить время по статье Прием пищи).

Пересмотрев и проанализировав таким образом расход времени по каждой статье, можно привести свой баланс времени в соответствие с имеющимся количеством времени. Как говорят бухгалтеры, «баланс должен сойтись».

Глава 2. Внедрение в жизнь

Использование технологий тайм-менеджмента имеет два основных направления: личный тайм-менеджмент (самоменеджмент) и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный тайм-менеджмент подразумевает организацию времени конкретного человека или семьи. Это направление может включать в себя тайм-менеджмент на работе, тайм-менеджмент в быту, тайм-менеджмент для женщины, тайм-менеджмент для детей, и др.

Что касается корпоративного тайм-менеджмента, то он используется на предприятиях, и предназначен для организации времени сотрудников предприятия.

Далее мы рассмотрим каждое из основных направлений тайм-менеджмента.

Личный тайм-менеджмент

По оценкам многих специалистов, среднестатистический человек от 60 до 80% своего времени проводит на работе. Поэтому очень важно уметь грамотно организовать свое рабочее время: ведь если вы не будете успевать выполнять свои обязанности в рабочее время, то придется либо задерживаться после работы, либо брать работу на дом. В любом случае, от этого пострадают другие дела, которые были запланированы на это время. В следующем разделе мы познакомимся с некоторыми секретами, которые позволят вам существенно оптимизировать использование своего рабочего времени.

Тайм-менеджмент на работе

Итак, что же мешает большинству людей своевременно справляться со своими служебными обязанностями? Перечень наиболее распространенных причин приведен ниже.

Лень-матушка.

Привычка медлить (о том, что это за привычка и как с ней бороться, рассказывается выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»).

Бесконечные телефонные звонки.

Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе.

Торговые агенты, регулярно появляющиеся в офисе и отвлекающие от работы.

Бумажные завалы на рабочем месте.

Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.

Информационный прессинг (Интернет, пресса, радио, телевидение, почта, и т.п.).

Рассмотрим эти причины подробнее.

Лень-матушка

Из всех перечисленных причин лень, наверное, одна из наиболее существенных. За всю историю человечество так и не придумало простого способа борьбы с ленью. Как же в таком случае бороться с этой привычкой?

На самом деле для борьбы с ленью существует только один действенный способ. Суть его заключается в достаточно жестком отношении к самому себе (степень этой жесткости зависит от того, насколько сильна в вас эта привычка, иначе говоря – «насколько все запущено»). Разумеется, для этого необходимо проявление силы воли и совершение усилия над собой.

Однако иногда бывает недостаточно просто взять себя в руки и сказать самому себе: «Хватит!». В некоторых случаях для того, чтобы победить привычку лениться, собственных усилий может оказаться недостаточно, и тогда необходимо обратиться к специалисту – чаще всего, к врачу-психотерапевту. Сразу отметим, что ложное чувство стыда, которое проявляется в подобных ситуациях у многих людей, совершенно необоснованно: проблема будет решена только в том случае, если ее решением серьезно заниматься.

Для борьбы с ленью можно использовать несложные психологические приемы. Например, сразу после прихода на работу рекомендуется вспомнить о тех либо иных финансовых задачах, стоящих перед вами: невыплаченный кредит, либо предстоящий ремонт, либо то, что вы давно мечтаете накопить на машину, и т.д. Тут же не будет лишним напомнить себе, что на прошлой неделе руководство сделало вам «последнее китайское предупреждение», и следующий ваш прокол на работе приведет либо к понижению в должности (с соответствующим «урезанием» заработной платы), либо к депремированию, либо вообще к увольнению.

Также можно вспомнить и о том, что, если вы не сделаете работу в срок, от этого пострадают другие сотрудники, работа которых основана на результатах вашей работы. И если собственное депремирование может пройти безболезненно (разумеется, не с финансовой точки зрения, а с точки зрения отношений с коллегами по работе), то депремирование по вашей вине некоторых ваших коллег (а то и всего отдела) может серьезно испортить отношения с ними.

Бесконечные телефонные звонки

Бесспорным является тот факт, что телефон – это один из основных рабочих инструментов большинства наших соотечественников. Однако в то же время он часто является причиной того, что мы не успеваем справляться со своими должностными обязанностями. Каким же образом можно оптимизировать использование рабочего телефона?

Перед тем, как приступить к организации и планированию телефонных переговоров, необходимо иметь более-менее реальную картину того, как часто и для каких именно переговоров вы используете телефон. Наиболее подходящий способ получения такой картины – это ведение учета телефонных переговоров в течение определенного периода времени. Этот период каждый человек может определять для себя индивидуально; в большинстве случаев оптимальный период времени, необходимый для получения более-менее объективной картины – от одной недели до месяца.

Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.

Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.

На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.

Рис. 2.1. Учет телефонных звонков

При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.

Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.