Управление проектами для "чайников"
Шрифт:
• Вопрос. Когда вам следует приступить к работе над проектом?
Допущение. Предположим, вас уполномочили начать работы с 1 августа. Спланируйте так, чтобы все работы по проекту начались не раньше 1 августа, и к этому сроку подготовьте утвержденные документы по проекту.
Учитывайте все принятые допущения при разработке плана управления рисками проекта (см. главу 14).
Разработка проектного задания
На рис. 2.1 схематически представлена последовательность действий по разработке проектного задания, в ходе которых вы определите цели, задачи, ограничения и допущения.
1. Определите аудиторию проекта, т. е. всех, кто заинтересован в его результатах или будет их обеспечивать.
2. Поговорите, с кем сможете
3. Параллельно с выполнением предыдущих пунктов просмотрите все письменные материалы по проекту.
4. На основании переговоров и письменных материалов подготовьте черновой вариант проектного задания.
5. Представьте черновик проектного задания лицам из пункта 2 на одобрение (желательно формальное, с подписью).
6. Когда все одобрения получены, переходите к следующему этапу планирования.
7. Если возникли вопросы, пожелания и замечания, откорректируйте документ и представьте на одобрение новый вариант.
8. Продолжайте, пока не добьетесь полного одобрения проектного задания.
Рис. 2.1. Разработка проектного задания
1. Сделайте письменную отметку о ваших попытках убедить этих людей и причинах их отказа.
2. Занесите их отказ в список рисков проекта.
3. Переходите к следующему этапу планирования.
Если же ответ отрицательный, обратитесь за помощью к вышестоящему лицу (и к главному стороннику проекта).
Глава 3
От общего к частному
В этой главе…
• Разработка структурной схемы работ
• Как определить степень детализации работ
• Планирование непредвиденных обстоятельств
• Как учесть опыт прошлых разработок при составлении структурной схемы работ
• Если предстоят незнакомые работы
Полнота и последовательность планирования и выполнения всех работ во многом определяют успех проекта. Как сделать так, чтобы ничего не упустить и не запутаться в огромном количестве информации по разным аспектам проекта? Об этом читайте в данной главе.
Разделяй и властвуй
По моему глубокому убеждению, в планировании проектов есть два основных положения. Первое: нужно определить все основные задачи. Второе: следует тщательно рассчитать все необходимые затраты времени и ресурсов. Чтобы учесть и то и другое, я разрабатываю логическую схему для представления всех работ проекта.
Давайте представим, как бы это выглядело при работе над проектом. Допустим, вам поручили разработать и представить программу обучения персонала. Вы с группой коллег усердно трудились в течение двух месяцев и выполнили все, что наметили: продумали содержание обучающей программы, подготовили материалы и преподавательский состав, арендовали помещение и пригласили участников. Наконец, за неделю до начала занятий вы поинтересовались
у одного из коллег, напечатаны ли учебные пособия. И тут выясняется, что ни он, ни другие сотрудники не подумали об этом, поскольку каждый надеялся, что это сделает кто-то другой. В результате за неделю до сдачи работы вы оказались без нужных инструкций и без дополнительных средств, чтобы исправить положение, т. е. в критической ситуации.Как можно избежать подобного конфуза? Только путем системного планирования всех необходимых работ по предлагаемой здесь методике.
Мыслите детально
При определении работ проекта очень важно помнить о деталях. Люди часто перерасходуют время и ресурсы из-за того, что не продумали все тщательно.
Например, вам поручили подготовить отчет о последнем совещании в вашем подразделении. В первую очередь вы постараетесь оценить, сколько времени и средств на это потребуется. По прошлому опыту вы предполагаете, что вам нужно несколько дней. Но насколько вы уверены в своих оценках? Как убедиться в том, что вы предусмотрели все виды работ, необходимые для составления отчета?
Для этого нужно разбить общую задачу на составляющие (выполнить декомпозицию задачи). Для составления отчета это будут: написание черновика, просмотр и правка, подготовка окончательного варианта. В свою очередь составление окончательного варианта включает два вида работ: написание чистового варианта и печатание отчета.
• Никаких пропусков. Это означает, что все действия по выполнению вашей главной задачи (написание отчета) включают три описанные подзадачи. Если вы полагаете, что необходимо выполнить еще какую-либо работу, определите ее как четвертую подзадачу в общей схеме.
• Никакого дублирования. Одна и та же работа не может рассматриваться как больше чем одна подзадача. Например, этап написания черновика не может также включать предварительный просмотр черновика, так как просмотр — это уже другая подзадача.
Декомпозиция задачи таким способом позволяет держать в поле зрения все подзадачи. Это вселяет уверенность, что ничего важного не пропущено, и облегчает расчет требуемых времени и ресурсов.
Соблюдайте иерархию
Кроме тщательного продумывания деталей, вы должны также видеть картину в целом. Если вы пропустите важную часть работы, то с ней — и ее подзадачи. Как увидеть и лес, и деревья?
По этому принципу последовательной декомпозиции, который наглядно иллюстрирует рис. 3.1, создается структурная схема работ проекта. (Кроме этого термина, можно встретить и другие, например: структурная декомпозиция работ, схема разбивки работ и пр.) Она представляет собой иерархически структурированное представление всех задач проекта, последовательно разбиваемых на подзадачи, вплоть до нижнего уровня конкретных работ. Это облегчает систематизацию планирования, распределения функций и обязанностей, а также контроля за исполнением работ.