Управление проектами для "чайников"

Проектное задание — это документально оформленное соглашение между заказчиками и исполнителями проекта, в котором оговариваются цели и задачи проекта, а также все условия и сроки выполнения работ по проекту. Проектное задание разрабатывается до начала фактических работ по проекту.

Документы, похожие на проектное задание, но не являющиеся таковыми

В организации может использоваться ряд документов, содержащих положения, аналогичные тем, что имеются в проектном задании. Пользуясь ими при подготовке плана проекта, следует отличать их от проектного задания. Вот эти документы.

• Доклад о рыночном спросе. Содержит официальный запрос на возможность разработки или модификации определенного продукта. Обычно он подготавливается отделом сбыта и маркетинга и может инициировать разработку проекта. Документ описывает только желаемый результат и не содержит оценки реализуемости. Он также не является обязательством к исполнению.

• Доклад о коммерческой целесообразности. Обоснование коммерческой целесообразности производства изделия, разработки системы, предложения услуг.

• Заказ на проектирование. Официальный заказ на выполнение проекта определенным подразделением внутри организации. Он обуславливает потребность и еще не является согласованным договором о выполнении проекта.

• Приказ о назначении. Письменное распоряжение высшего руководства, определяющее личность руководителя проекта и его полномочия.

• Описание проекта. Краткое изложение информации о проекте, еще называемое аннотацией или резюме проекта.

• Наряд-заказ. Описание работ, которые следует выполнить одному работнику или группе. Данный документ нацеливает на решение определенных задач проекта, а не на его общие цели.

• Договор. Юридическое соглашение с подрядчиком на проведение определенных работ. Термин "проектное задание" может фигурировать в данном документе, но это проект подрядчика.

Проектное задание включает следующую информацию.

• Назначение. Основание для разработки проекта, объем предполагаемых работ и общие подходы к реализации.

• Цель. Определяет результаты, которые следует получить.

• Ограничения. Технические, временные, финансовые и другие условия, ограничивающие возможность выполнения проекта.

• Допущения. Принятые условно как факты предположения, которые учитывались при обдумывании, планировании и выполнении проекта.

Проектное задание — это соглашение, скрепленное взаимными обязательствами. Вы и ваша команда берете обязательство получить определенный результат, а заказчик проекта обязуется считать проект полностью выполненным, если этот результат получен. Вы оговариваете с заказчиком все условия выполнения проекта, и если заказчик с ними согласен, он обеспечивает необходимую поддержку.

В процессе реализации проекта условия могут измениться. Если это может отразиться на проекте, необходимо все предполагаемые изменения согласовать с заказчиком. Он либо примет все ваши предложения, и работа будет продолжена, либо откажется от выполнения проекта.

Взгляд на картину в целом

Понимание ситуации и анализ процессов, обусловивших разработку проекта, поможет вам убедиться, что проект действительно отвечает поставленным целям. Таким образом, раздел "Назначение проекта" должен включать следующие положения.

• Основание — почему санкционирована разработка проекта.

• Объем работ — работы, которые необходимо выполнить.

• Стратегия — каким образом будут реализованы основные работы проекта.

Основания для выполнения проекта

На первый взгляд, причины, по которым вас назначают руководителем проекта (или вы сами беретесь его выполнить), очевидны — так решил ваш шеф. На самом деле вопрос заключается не в том, почему выбрали вас, а в том, почему решили выполнить именно этот проект. Вот что нужно выяснить в первую очередь. Постарайтесь ясно и кратко изложить основания для выполнения проекта.

Кто является инициатором

Вначале определите, кто является автором идеи, которая привела к созданию проекта. Результаты проекта должны, как минимум, соответствовать ожиданиям этого лица.

Вам повезло, если автор — тот, кто назначил вас руководителем проекта. Но часто задача "спускается по служебной лестнице", и вам непросто определить, кто ее поставил. Еще хуже, когда первоначальный замысел, пройдя "по цепочке", умышленно или непреднамеренно искажается.

Определить автора идеи поможет такая последовательность действий.

1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.

2. Если не он, то спросите:

• от кого он получил это задание;

• есть ли еще люди, передающие "по цепочке" этот проект;

• кто автор идеи проекта.

3. Ведите расспросы "по цепочке", пока не доберетесь до автора.

4. Изучите документы, которые помогут определить автора идеи:

• протоколы заседаний подразделений и отделов вашей организации по вопросам планирования и финансов;

• корреспонденцию, в том числе электронную, относящуюся к данному проекту;

• отчеты о планировании и реализуемости проекта.

Изучение реализуемости проекта — это исследование, проведенное с целью выяснить возможность выполнения определенных работ и получения требуемых результатов.

5. Об авторе можно спросить и у тех, кто заинтересован в результатах проекта или будет поддерживать его по долгу службы.

Подробно запишите сведения об инициаторе проекта (его имя, должность и пр.). Не просто "отдел продаж заказал рекламные проспекты для продукта Альфа", а "Мэри Смит, менеджер по продажам в северном регионе, заказала рекламные проспекты для изделия Альфа".

В поисках инициатора проекта обращайте внимание на две категории людей, имеющих непосредственное отношение к проекту. Вам следует различать распорядителей и соисполнителей проекта (подробнее об этом см. в главе 7).

• Распорядители — это лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.

• Соисполнители — это люди, помогающие вам выполнить проект.

Другими словами, распорядители указывают вам, что вы должны сделать, а соисполнители — советуют, как можно это сделать. Например, главный бухгалтер компании, которому нужна модернизация информационной финансовой системы — это распорядитель проекта. А руководитель вычислительного центра, который должен выделить для этого специалистов и технику, — соисполнитель. В данном случае главный бухгалтер также выступает в роли инициатора проекта.

Выявление других заинтересованных лиц

Следует сразу определить круг людей, которые хотя и не являются инициаторами проекта, но в той или иной степени заинтересованы в результатах. Они могут:

• знать о существовании проекта и своих интересах, связанных с его реализацией;

• знать о проекте, но не иметь представления о своих интересах в его выполнении;

• не знать ни о том, ни о другом.

Для этого следует:

• пересмотреть все документы, имеющие отношение к проекту;

• проконсультироваться с людьми, которые, по вашим оценкам, будут распорядителями или соисполнителями проекта;

• посоветоваться с другими сотрудниками.

Пока вы выясняете, кого может заинтересовать ваш проект, не забывайте и о противоположной категории людей — его решительных противниках.

• Попытайтесь выяснить, почему они противостоят проекту и как можно их переубедить.

• Проверьте, возможно, они не видят своих интересов в вашем проекте, и если это так — объясните им.

• Если "оппозиция" проекту все же существует, включите ее в план управления рисками проекта. (О рисках и непредвиденных ситуациях см. главу 14.)