Управление проектами для "чайников"

Виды ресурсов

Различают следующие виды ресурсов:

• трудовые ресурсы;

• оборудование;

• оснащение;

• сырье;

• информация;

• финансовые ресурсы.

Для каждого вида ресурсов необходимо определить:

• мощность — производительность в единицу времени;

• доступность — календарное время, когда ресурсы доступны.

Поиск источников информации

Для более полного выяснения всех аспектов предстоящей работы обратитесь к таким источникам информации:

• архивным документам, содержащим сведения, сколько времени занимала подобная работа раньше;

• людям, которые выполняли подобную работу раньше;

• людям, которым предстоит выполнять эту работу;

• специалистам, знакомым с этим видом работ, даже если они их еще не выполняли.

Способы улучшишь оценку продолжительности работ

• Четко формулируйте суть работы. Сведите к минимуму использование технических терминов и полностью описывайте процесс выполнения работы (подробно см. главу 3).

• Детализируйте задачи до тех пор, пока время выполнения работ самого низшего уровня не составит две недели и меньше.

• Четко определяйте даты начала и окончания работ.

• Сведите к минимуму использование "страховочного фактора".

Страховочный фактор — это дополнительное время, которое вы прибавляете к продолжительности работы "на всякий случай". Эта методика только ухудшает ваше планирование по следующим причинам.

• Работа, как правило, имеет тенденцию занимать все предусмотренное для нее время. Если, например, работу можно сделать за две недели, а вы отвели для нее три недели, то могу поручиться, что вы не закончите ее раньше трех недель.

• Люди используют "страховочный фактор", чтобы уклониться от тщательного анализа работ, который позволяет выбрать эффективную стратегию их выполнения.

• Коллеги начинают сомневаться в точности и осуществимости вашего плана, так как знают, что вы определили сроки "с потолка", а не на основании тщательного продумывания деталей.

Несмотря на все ваши усилия, часто бывает трудно оценить продолжительность работ. Это относится к работам, которые не выполнялись раньше, которые предстоит выполнить в отдаленном будущем, а также тем, выполнение которых прежде неоднократно сопровождалось непредсказуемыми факторами. В таких случаях:

• более тщательно проводите оценку, пользуясь изложенными здесь методами и рекомендациями;

• тщательно контролируйте процесс выполнения проекта, чтобы отследить все изменения, которые могут повлиять на ваши первоначальные оценки;

• немедленно отражайте все изменения в графике, как только заметите их.

Формы представления графика работ проекта

Сетевой график не содержит календарного плана выполнения проекта, он отражает только информацию для его разработки. Определившись со сроками, вы сможете приступить к оформлению графика работ в любом из перечисленных форматов.

• График ключевых событий. Перечень событий и плановые даты их наступления.

• График работ. Список работ вместе с датами их начала и окончания.

• Диаграмма Гантта. Графическое изображение работ в виде линий на временной шкале с указанием дат начала, окончания и, возможно, степени их завершенности на текущий момент.

• Диаграмма Гантта с отметками событий. Кроме перечисленного, на временной шкале также указываются ключевые события.

На рис. 4.12—4.14 представлено расписание работ вашего пикника в форматах графика ключевых событий, графика работ и диаграммы Гантта соответственно.

При выборе формата графика учитывайте следующее.

• График ключевых событий и график работ больше подходят для отображения конкретных дат.

• График Гантта даст наглядное представление о ходе выполнения нескольких работ, и если они перекрывают друг друга — это сразу видно.

Рис. 4.12. График ключевых событий для организации пикника на озере

Рис. 4.13. График работ для организации пикника на озере

Рис. 4.14. График Гантта для организации пикника на озере

Глава 5 Методы оценки ресурсов

В этой главе…

• Как определить квалификацию и возможности персонала

• Сколько людей требуется для работы над проектом

• Выполнение нескольких обязанностей

• Планирование других ресурсов

• Планирование бюджета проекта

Мне вспоминается высказывание одного менеджера по проектам, сделанное им в сердцах: "Мы так долго делали так много с минимальными затратами, что теперь от нас ждут, что мы сможем сделать все даром!"

Однако даром ничего не делается. Все имеет свою цену. Как правило, работы всегда больше отведенного для нее времени и количества доступных ресурсов. При планировании ресурсов вы должны:

• объяснить тем, кто поддерживает ваш проект, какой вклад им нужно в него внести;

• быть уверены, что ресурсы будут доступны, когда возникнет в них потребность;

• разработать по возможности точный и реальный график работ;

• отслеживать в процессе работы все расходы, чтобы избежать перерасхода материалов и других ресурсов.

В ряде организаций работает система детального учета расхода ресурсов по каждому проекту. Однако включать в план проекта мероприятия по ведению такого учета принято не везде. Как бы ни было у вас, эта информация вам пригодится.

Как определишь, кто вам нужен, когда и насколько

Совершенно очевидно, что успех проекта зависит от вашей способности найти квалифицированный персонал, способный выполнить все работы. Для этого вам нужно: