Управление проектами для "чайников"

Несвоевременное привлечение нужных людей к проекту чревато, во-первых, вероятностью упустить важную информацию, что в дальнейшем может иметь серьезные последствия, и во-вторых, обидой тех, кто посчитает себя проигнорированным. Не сомневайтесь, они-то сделают так, чтобы вы о них впредь не забывали!

Поэтому с самого начала позаботьтесь обо всех, кто нужен для проекта. Из этой главы вы узнаете, как их определить, когда и как привлекать к работе и какими полномочиями наделять.

Аудитория проекта

Аудиторией проекта будем называть всех, кто поддерживает проект или проявляет к нему интерес, а также тех, для кого он имеет какое-либо значение. Поэтому не все они работники вашей организации. Обязательно нужно иметь список всех лиц аудитории проекта, чтобы:

• запланировать, когда и как их привлекать;

• определить, правильно ли был первоначально оценен объем работ проекта.

Может быть, вам встречались и другие термины, но они касаются только частностей, например, такие.

• Заинтересованные лица. Они, если и не будут поддерживать проект, то, по крайней мере, весьма заинтересованы в нем. В этом списке нет людей, которые только в курсе, а также не работающих штатно в организации.

• Список рассылки. Содержит имена лиц, которым рассылаются копии деловой переписки проекта. Обычно присутствие в этом списке еще не означает важность данной персоны. Может, ее просто постеснялись не включить сюда.

• Участники проекта (команда проекта). Те, кто будут работать под управлением руководителя проекта. Они важная, но только часть всей аудитории проекта.

Критерии подготовки списка аудитории проекта

Начинайте формировать этот список с первых минут проекта. До самого его завершения вы будете с ним работать и вносить коррективы. Для удобства систематизируйте его, например, по категориям, чтобы не искать потом бухгалтера среди сотен имен.

Как-то слушатель моих лекций показал мне свой список аудитории проекта и попросил проверить, никого ли он не упустил. Посмотрел я и кроме трехсот имен в алфавитном порядке ничего не увидел. Кто они такие, зачем туда вписаны, какая роль им отведена?

Вот примерная иерархическая структура списка аудитории проекта.

• Внутренние — штатные работники вашей организации.

• Высшее руководство — руководители верхнего звена управления, несущие полную ответственность за деятельность организации.

• Источник идеи — лицо, подавшее идею вашего проекта, а также все те, через кого она прошла до вас.

• Руководитель проекта — полностью отвечает за проект.

• Участники проекта — подчиненные руководителя проекта.

• Подразделения, штатно вовлеченные в проект — например, отдел кадров, бухгалтерия.

• Подразделения, привлеченные в проект по необходимости — подразделения, направившие специалистов для участия в проекте.

• Внешние — люди, не состоящие в штате вашей организации.

• Клиенты и потребители — частные лица или организации, покупающие изделия или услуги вашей фирмы.

• Сотрудничающие лица и организации — привлечены для выполнения работ в силу той или иной необходимости.

• Продавцы, поставщики и подрядчики — организации, предоставляющие трудовые, материальные и финансовые ресурсы для работ проекта.

• Разрешительные органы — государственные организации, от которых требуются особые разрешения на определенные виды деятельности.

• Профессиональные общества — при некоторых обстоятельствах могут оказать влияние на успех проекта.

• Общественные организации — местные, национальные и международные общественные организации, которые могут оказать влияние на проект.

Реалии как таковые

Много лет назад я столкнулся на своем семинаре по обучению управлению проектами с женщиной, которая уже была на нем несколько месяцев назад. После обычных приветствий она рассказала, как ей помогли на практике полученные знания и, в частности, список участников проекта.

Поначалу ее удивило, что для двухмесячного проекта количество имен в этом списке превысило полторы сотни. Но вопреки ее сомнениям оказалось, что ни одно имя не было вписано напрасно. А то, что это было сделано вовремя, позволило ей заблаговременно:

• запланировать, кого и как привлекать к проекту;

• подумать, как отразится непривлечение отдельных лиц;

• посоветоваться с шефом по этим вопросам.

Полагаю, вы самостоятельно сможете продолжить разработку предложенной структуры списка аудитории проекта исходя из особенностей вашей организации.

Не пропустите возможных кандидатов.

Службы обеспечения. По штату они в любом случае участвуют в проекте. Лучше заранее проинформировать их о готовящемся проекте, узнать, какие ресурсы они смогут вам предоставить, и согласовать графики. Перечислим их:

• отдел кадров;

• ОТК;

• юридический отдел;

• отделы сбыта, снабжения и договоров;

• бухгалтерия;

• служба охраны;

• служба материального обеспечения;

• информационные службы.

Потребители или конечные пользователи результата работ проекта. Не всегда возможно внести их в список (например, покупателей товаров широкого потребления), но информацию об их потребностях следует иметь, хотя бы через каких-то представителей.

Как-то крупный американский транснациональный банк проводил многомиллионную модернизацию своей информационной системы. Хотя специалисты плотно работали с европейскими представителями конечных пользователей, работа новой системы закончилась провалом, поскольку вся документация системы велась на английском языке, который был непонятен 90 % банковских пользователей в Европе. Тут сказались и подбор говорящих на английском представителей, и непонимание последних, что они представляют всех своих европейских коллег, не говорящих по-английски.

Люди, обеспечивающие внедрение и эксплуатационную поддержку результирующего продукта. Им предстоит обеспечивать успех проекта после того, как вы умоете руки. Пока есть возможность, привлекайте их к работе, чтобы они смогли заранее изучить то, что будут внедрять, и заодно дать вам дельные советы.

Предположим, вам предстоит организовать ежегодную сдачу крови.

Таблица 7.1. Список участников Дня донора (частичный)

Категория	Подкатегория	Участники
Внутренние	.	.
.	Высшее руководство	• Центральная администрация; • Зам. по сбыту и маркетингу; • Зам. по производству; • Главный заместитель.
.	Члены коллектива	• Представитель сервисной службы; • Представитель отдела связи с общественностью; • Административный помощник.
.	Службы обеспечения	• Бухгалтерия; • Склады; • Юридический отдел.
.	Специальные службы	• Руководитель проекта и участники прошлогоднего Дня донора
Внешние	.	.
.	Клиенты, потребители	• Доноры предыдущих лет; • Потенциальные доноры.
.	Разрешительные органы	• Местное бюро здравоохранения
.	Поставщики, подрядчики	• Медсестры; • Поставщики пищи; • Руководство станции переливания крови
.	Профессиональные сообщества	• Американская медицинская Ассоциация; • Американская Ассоциация банков крови.
.	Общественность	• Местный комитет; • Местные газеты; • Местные теле- и радиостанции.