Управление проектами для "чайников"

Новинки в деле объявления о закрытии проекта

Объявить в организации об успешном завершении вашего проекта следует по двум причинам:

• чтобы просигнализировать, что запланированные результаты уже получены и доступны;

• чтобы подтвердить тем, кто вас поддерживал в ходе выполнения проекта, что их усилия увенчались успехом.

Если ваш проект небольшой, то все участники наверняка помнят о его назначении. А если он выполнялся длительное время (скажем, шесть месяцев), то весьма вероятно, что многие, так или иначе участвовавшие в нем, не увидят результатов своего труда.

Недавно я беседовал со своим слушателем, который только закончил свой проект по созданию, разработке, производству и внедрению небольшой части оборудования кабины самолета. После официального закрытия проекта он подумал о множестве людей из разных частей организации, которые помогали ему в течение года. А еще проводившие монтаж и испытания инженеры, огромное количество работников служб обеспечения: отдела договоров, снабжения, кадров; бухгалтерии; персонал испытательной лаборатории, логистики и др.

Он пришел к выводу, что большинство из них никогда не видели результатов своего труда. Поэтому решил сделать то, чего у них еще никто не делал. Собрал на своем столе небольшую экспозицию, где показал зарождение, развитие и результаты своего проекта. Составил ее из договоров и ордеров на оплату, изображений исходной модели и утвержденных чертежей внешнего вида, фотографий смонтированного изделия, пилотов и техников. Затем известил всех о своей экспозиции письмами, в которых приглашал взглянуть на нее.

Отклик превзошел ожидания. Больше сотни людей наведались, чтобы посмотреть экспозицию. Его особенно растрогали слова техника испытательной лаборатории о том, что за 11 лет тот еще ни разу не видел результатов своей работы.

Найдите и вы момент, чтобы ознакомить людей с плодами их труда. Чтобы не было вопросов, откуда берутся мотивы бросать незаконченную работу и хвататься за следующую.

Подведение итогов проекта

Сделайте выводы из полученного опыта, как лучше вести дела и как избежать ошибок. (Подробно о проведении собрания по обсуждению итогов проекта — в главе 15.)

ЧАСТЬ IV Как добиться лучшего

В этой части…

Вот вы и стали опытным проект-менеджером, который умело руководит проектом, пользуясь всеми имеющимися средствами и ресурсами.

В этой части я расскажу, как определить риски проекта и управлять ими. Затем мы обсудим, как запланировать и провести подведение итогов проекта. И в конце я представлю новые технические методы совершенствования руководства проектами и расскажу об их скрытых недостатках.

Глава 14 Как учесть риски и неопределенность

В этой главе…

• Чем отличаются риск и фактор риска

• Выявление возможных факторов риска

• Оценка влияния риска на ваш проект

• Выбор стратегии управления рисками проекта

• Составление плана управления рисками проекта

Первым шагом успешного осуществления проекта становится разработка плана, по которому вы будете выполнять работы, добиваться намеченных результатов в пределах запланированного времени и отведенных ресурсов. Для непродолжительных проектов, если вы все досконально и реально спланировали, вероятность, что все так и будет, высока.

Однако чем сложнее и продолжительнее проект, тем больше вероятность того, что что-то пойдет не так, как предусмотрено. Помните, куда ведут благие намерения? Чтобы увеличить свои шансы на успех, нужно взглянуть в лицо реальности, которая может измениться, и подготовиться принимать меры по устранению последствий всяких неожиданностей.

Думайте о возможных рисках проекта, когда беретесь за него, когда разрабатываете план и когда выполняете. Ставьте в известность участников и других соответствующих лиц аудитории о выявленных рисках и предусмотренных вами мерах — планах управления рисками проекта.

Определение и управление рисками

 Риск — это вероятность того, что вы не достигнете результата, сорвете график работ, перерасходуете средства из-за неожиданных и незапланированных затруднений. Поскольку будущее нельзя предвидеть полностью, риск присутствует во всех проектах. При этом он больше, если:

• проект рассчитан на длительное время;

• больше промежуток между утверждением плана и началом работ проекта;

• меньше опыта в ведении таких проектов у вас, участников и организации в целом;

• применяются новые, недостаточно изученные методы и техника.

Управление рисками — это процесс выявления возможных затруднений, оценка их вероятного влияния на проект, разработка и осуществление плана действий, направленных на устранение негативных последствий. Управление рисками сам риск устранить не может, но повышает шансы вашего проекта, несмотря на неопределенность и изменчивость обстановки.

 Подходы к делу тех, кто не хочет считаться с риском, в основном такие.

• Страусиный. Ничего неожиданного не бывает, и знать ничего не хочу!

• "Мы люди маленькие". Пусть высшее начальство решает, что делать, а я не виноват, что так случилось.

• Отрицание. Случиться может всякое, но только не со мной.

Как-то я столкнулся с человеком, который готовил к открытию большой, очень важный для организации проект. Он упомянул, что успех проекта во многом зависит от одного работника, который за шесть месяцев выполнит все технические разработки. Я спросил, что будет, если тот вдруг уйдет. Руководитель ответил, что даже думать об этом не хочет, он просто не допустит такого.

Это как отказ от страховки на год, потому что болеть не планируется! Ему следовало хотя бы договориться с руководством, чтобы данного специалиста полгода не отвлекали на другие поручения. Но гарантии, что тот не заболеет или не уволится, все равно нет.

Оценивать риски проекта нужно, когда:

• вы решаете, браться ли за проект;

• ставите задачи, разрабатываете стратегию, распределяете обязанности, составляете график работ, определяете необходимые ресурсы и бюджет;

• следите за ходом работ и реагируете на возникающие затруднения;

• принимаете решения об изменениях в планах проекта.

Меры по устранению негативного влияния непредвиденных затруднений предполагают:

• выявление рисков. Определите, какие аспекты вашего плана или обстановки могут измениться;