Управление проектами для "чайников"

Достоинства специализированных программных пакетов.

• Они весьма функциональны в своей сфере применения.

• Возможно, они у вас уже есть и можно обойтись без дополнительных затрат средств и времени.

• Возможно, вы с коллегами уже ими пользуетесь, что исключает затраты на освоение.

И недостатки.

• С их помощью можно решать только отдельные задачи, что может привести к пропуску важных шагов. Например, редактор бизнес-графики может составить диаграмму Гантта (см. главу 4) на основе введенных данных. Но вычисляете их вы с учетом взаимозависимости представленных работ, а в графическом редакторе такие функции не предусмотрены.

• Разные ПО трудно согласовать между собой. Допустим, упомянутая диаграмма Гантта в графическом виде представляет данные электронной таблицы занятости персонала по работам. Если сотрудник заболеет, то изменения придется вносить сначала в таблицу, а затем в диаграмму, используя оба редактора. Хотя некоторые программы допускают взаимный обмен данными, процесс все равно несколько громоздок.

Интегрированное ПО для управления проектами

Такой программный пакет сочетает в себе функции баз данных, табличного, текстового и графического редакторов, а также ряд других, характерных для процессов планирования и управления проектами. Самым известным примером является Microsoft Project, хотя вы можете найти не меньше полусотни других, разного размера, на любой вкус.

Обычно ПО по управлению проектами обладает такими функциями.

• Создает иерархический список задач и их составляющих.

• Определяет и записывает основную информацию о проекте, задачах и ресурсах.

• Устанавливает логические связи между задачами проекта (см. главу 4).

• Рассчитывает графики работ с учетом длительности выполнения, взаимозависимости, рескрсоемкости и реализуемости каждой.

• Представляет график задач в виде диаграммы Гантта и в табличной форме (см. главу 4).

• Распределяет персонал по задачам с учетом квалификации и занятости.

• Распределяет другие ресурсы по задачам.

• Подсчитывает общие расходы проекта.

• Позволяет определить влияние изменений плана на график и расход ресурсов.

• Предоставляет средства отслеживания состояния задач проекта.

• Предоставляет средства отслеживания персонально отработанного времени участниками и расход каждого ресурса.

• Предоставляет различные графические средства отображения запланированного и фактического состояния проекта.

Следует отметить, что наличие широкого ряда функций не гарантирует их правильного применения. Вспомните известную поговорку: "Какой вопрос — такой ответ". Лучшее ПО не сможет помочь, если вы не обеспечите достоверность, точность и своевременность собранной информации.

Несколько лет назад участница моих лекций выразила разочарование в применяемом ею ПО. По ее словам, на расчет изменения графика из-за задержки трех работ ушло около двух часов. Я, как и остальные слушатели, большинство из которых были хорошо знакомы с данным ПО, был весьма удивлен. Нам казалось, что две минуты больше похоже на правду. Больше пяти минут с помощью разных вопросов мы пытались выяснить причину, постоянно заходя в тупик. Наконец я заявил прямо и категорично, что такого быть не должно, и если она ввела все данные по работам проекта и их логическим связям, расчет графика должен занять считанные минуты. Ответ был неожиданно прост: "Какие еще логические связи?"

Оказывается, таких данных она не вводила. Без них программа, разумеется, не могла провести расчеты задержек других работ, и этим пришлось заниматься нашей рассказчице на калькуляторе, что и заняло два часа.

Как выбирать ПО для управления проектами

Если вы решили приобрести ПО для управления проектами, учтите следующие факторы.

• Важен формат отчетов. Выбранное ПО должно выдавать отчеты в форме, максимально приближенной к той, которая принята в вашей организации.

• У персонала уже выработались навыки работы с имеющимся ПО, захотят ли они переучиваться? Обсудите и возьмите то, которое люди будут использовать. Даже лучшие программы бесполезны, если их никто не применяет.

• Выясните, какое ПО уже применяется в организации. При равенстве прочих условий, предпочтительнее то, которым уже пользуются.

• Имеет ли ваша организация системы учета рабочего времени и финансовых расходов? Если да, то приобретаемое ПО должно быть совместимо с этими системами.

• Условия работы — предполагаемые объемы учитываемых ресурсов и трудозатрат, количество и размах проектов и т. п. Выберите ПО, соответствующее обрабатываемым объемам информации и производительности.

ПО для управления проектами обладает такими достоинствами.

• Связанность функций. Если вы вводите данные по одному параметру, это тут же учитывается в графике работ, бюджете и при подготовке отчетов.

• Оно, как правило, комплектуется множеством типовых шаблонов отчетов.

Внедрение такого ПО может вызвать следующие организационные проблемы.

• На его приобретение и внедрение требуются затраты времени и средств.

• Обычно также требуется подготовка пользователей.

Какие задачи можно автоматизировать

Какое бы ПО вы ни выбрали, успех зависит от эффективности планирования и управления процессом выполнения проекта. Работать над проектом будете вы, а компьютер может только помочь. Табл. 16.1 содержит список различных задач, которые можно решать с помощью компьютера.

Таблица 16.1. Применение ПО в управлении проектами

Задачи	Типы применяемого ПО	Действия руководителя проекта
Ведение документации проекта	Текстовый редактор; ПО для управления проектами	Обеспечить объективное измеримое представление целей и задач проекта. Обеспечить их утверждение основными лицами аудитории.
Составить список аудитории проекта	Текстовый редактор; ПО для управления проектами	Определить аудиторию
Создать список обязанностей в наглядном виде	Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Ознакомить участников проекта и получить согласие каждого
Разработать варианты возможных графиков работ	ПО для управления проектами	Убедиться, что: все работы учтены; продолжительность работ рассчитана правильно; учтены все логические связи работ. Дать обоснование расчетам продолжительности и учитываемой взаимозависимости работ. Получить одобрение графика распорядителями и соисполнителями
Оформить варианты графиков работ	Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Выбрать лучший
Оформить списки необходимых работников и их трудозатрат	Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Определиться с участниками проекта. Определить необходимые трудозатраты
Оформить расписание занятости персонала на время проекта	Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Распределить персонал по задачам. Выявить и устранить накладки
Оформить распределение фондов и других нетрудовых ресурсов	Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами	Определить бюджет. Ознакомить участников с бюджетом проекта
Проведение учета выполненной работы и достигнутых промежуточных результатов	Табличный редактор, ПО для управления проектами	Разработать процедуры сбора отчетов о ходе выполнения графика (см. главу 10). Требовать своевременной сдачи отчетов
Проведение учета отработанного времени	Табличный редактор, ПО для управления проектами	Присвоить табельные номера. Разработать процедуры учета отработанного времени и соответствующей отчетности. Обеспечить правильность учета. Обеспечить своевременность внесения данных об отработанном времени
Учет финансовых обязательств и расходов	Табличный редактор, базы данных, программа бухгалтерского учета, ПО для управления проектами	Присвоить исполнителям табельные номера. Обеспечить правильное поступление средств на соответствующие счета. Обеспечить правильное и своевременное введение информации
Подготовка отчетов о выполнении графика работ и расхода ресурсов	Текстовый редактор, программа бухгалтерского учета, базы данных, ПО для управления проектами	Определить формы и сроки подачи отчетов. Выбрать, кому их направлять. Если необходимо, дать разъяснения по отчетам. Убедиться, что их читают. При необходимости внести изменения
Подготовка презентации хода работ и достигнутых результатов	Текстовый редактор, табличный редактор, ПО для управления проектами	Подобрать материал. Выбрать, кого пригласить или кому направить отчет

Внедрение ПО для управления проектами

Прежде чем сделать покупку, желательно подумать, как извлечь из него максимум пользы и избежать "подводных камней".

• Перед использованием ПО убедитесь, что у вас уже есть "твердая хватка" в планировании и руководстве проектами.

• Выясните, какое ПО есть в организации, какое находится в эксплуатации, а какое применялось раньше. Оцените их достоинства и недостатки.

• Постарайтесь одолжить у кого-нибудь копию, чтобы опробовать это ПО.

• После инсталляции потренируйтесь на чем-нибудь попроще.

• Опробуйте новые для вас функции (попробуйте оценить влияние небольших изменений входных данных, проанализируйте распечатки). Пусть не все сразу, а хотя бы те, что считаете нужными.

• Когда разберетесь, устройте себе тренировку посерьезнее, чтобы лучше освоиться.

Как с толком использовать электронную почту

До изобретения электронной почты работников больше всего раздражали две вещи: бестолковые совещания и "телефонная чечетка" при попытках дозвониться.

Отвечает ли интересам проекта возможность обмениваться информацией с нужными людьми в удобное время? Безусловно. С этой точки зрения совещания и телефоны, два основных средства делового общения, часто неэффективны. Поэтому неудивительно, что все набросились на электронную почту, едва она появилась.

Подготовка плана коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта нужно подготовить на начальной стадии проекта и пересмотреть, с внесением необходимых изменений, на стадии выполнения (о стадиях проекта см. главу 1). В нем следует определить:

• задачи коммуникации. Текущая отчетность, установление трудовых взаимоотношений, решение вопросов и т. п.;

• средства коммуникации. Совещания, письменные отчеты, электронная почта, телефон;

• особые мероприятия. Сообщать электронной почтой об изменениях плана, проведении ежемесячных отчетных совещаний и т. п.

С точки зрения повышения восприятия информации целесообразно применять различные виды коммуникаций по разным темам.