Управление проектами для "чайников"

Кого привлекать?

Определите, кто и какую роль может сыграть для обеспечения успеха вашего проекта.

• Распорядители. Те, кто ожидают от проекта результата.

• Соисполнители. Те, кто будут что-то делать для проекта.

• Наблюдатели. Те, кто интересуются проектом.

Когда составите полный список всех возможных кандидатов, решите, кого и как привлекать к проекту (об этом подробно — в главе 7).

Какие результаты нужно подучить?

Дайте определение всему, что ожидаете получить в результате успешного выполнения проекта.

• Дайте его четкое описание, будь то изделия, услуги или изменение условий.

• Укажите меру конечного продукта.

• Определите критерии и меры успешного выполнения проекта.

Убедитесь, что перечисленное совпадает с потребностями и ожиданиями распорядителей (см. главу 7).

Какие условия следует соблюдать?

Соберите всю информацию по временным, технологическим, нормативным, директивным и иным ограничениям. Различайте:

• директивные ограничения, которые устанавливают лица, не являющиеся участниками проекта;

• естественные ограничения, которые выявляете и определяете вы с участниками своего проекта.

(Подробно об этом см. в главе 2.)

Какие приняты допущения?

Проверьте достоверность всей использованной при планировании информации. Все принятые допущения должны быть задокументированы (об этом подробно — в главе 2).

Какие работы необходимо выполнить?

Определите все работы, которые нужно выполнить в процессе реализации проекта. По каждой дайте следующую информацию.

• Подробное описание — операции и порядок их выполнения.

• Исходные данные — исполнители, оборудование и оснащение, снабжение, материалы, фонды и дополнительная информация.

• Намеченные результаты — изделия, услуги, изменение каких-либо условий в результате деятельности.

• Взаимозависимости — возможность начать выполнение одной работы только после окончания другой.

• Продолжительность — фактическое (календарное) время, необходимое для выполнения данной работы.

(Как сделать описание работ проекта см. главу 3.)

Когда начать и закончить каждую работу?

Разработайте подробный график работ с их четкими определениями и вехами. При этом необходимо учесть:

• взаимозависимость работ — какие работы должны быть завершены до начала данной;

• потребность в ресурсах — когда и какие ресурсы должны быть обеспечены.

(О разработке графика работ читайте в главе 4.)

Кто будет выполнять работы проекта?

По каждому участнику проекта должна быть информация.

• ФИО, должность, наличие требуемых знаний и навыков.

• Обязанности и порядок взаимодействия при коллективном выполнении работ.

• Планируемая продолжительность работы в проекте.

• Персональное расписание, если планируется неполная занятость в проекте.

Всю эту информацию нужно уточнить с исполнителем (об оценке продолжительности работ см. в главе 4).

Какие еще требуются ресурсы?

Определите оборудование и оснащение, услуги, снабжение и фонды, необходимые для выполнения проекта, а также расписание обеспечения этими ресурсами. (Подробно об этом см. главу 5.)

Какие возможны затруднения?

Определите уязвимые части вашего плана. Выявите самые опасные для проекта риски и разработайте планы по уменьшению их воздействия. (О том, как управлять рисками проекта, см. главу 14.)

Глава 18 Десять способов привлечь к ответственности

В этой главе…

• Уточняем поручение

• Объясняем важность

• Уведомляем других о взятых обязательствах

• Отслеживаем выполнение

При реализации проекта придется полагаться на ряд людей, административно вам не подчиненных. Предлагаю советы, как увеличить вероятность выполнения ими взятых обязательств.

Согласуйте с теми, кто действительно имеет полномочия

Уточните у административного начальника кандидата в участники проекта, действительно ли он свободен на это время. Об этом следует договариваться с самого начала, чтобы:

• уменьшить вероятность того, что участник вашего проекта в последний момент неожиданно получит другое назначение;

• установить отношения с его начальником. В этом случае будет легче обратиться за помощью, если возникнут проблемы;

• выяснить, кто в их подразделении распоряжается выделением ресурсов, и обеспечить соответствующие обязательства.

Как с организационной, так и моральной точки зрения, нового участника проекта следует поставить в известность об этих соглашениях.

Будьте конкретны в определении требуемых результатов, отведенных сроков и предполагаемых трудозатрат

Часто ваши надежды не оправдываются из-за неправильно понятых:

• требуемых результатов;

• установленных сроков;

• предполагаемых трудозатрат.

Конкретно указывайте, чего вы хотите, когда и сколько рабочего времени это займет согласно вашим расчетам.

Добивайтесь принятия обязательств!

Добейтесь, чтобы каждый взял конкретные обязательства. Не доверяйте общим фразам и банальностям типа:

• "Я попытаюсь";

• "Сделаю в лучшем виде";

• "Можешь на меня положиться";

• "Ты же знаешь, я всегда работаю в полную силу";

• "Твой проект гениален".

Записывайте все

Записанная на бумаге договоренность приобретает значение:

• достигнутого соглашения;

• напоминания о данном обещании.