Управление проектами. Быстрый старт

Пожарная зона

Пожар должен быть ликвидирован немедленно, иначе проблема только усугубится. Нужно отложить остальные дела и сосредоточить все усилия на решении неожиданных проблем. Чаще всего в этой зоне возникают аварийные ситуации, незапланированные риски, коммерческие или служебные помехи. Как правило, менеджеры стараются максимально сократить свое пребывание в этой зоне, так как она съедает все время понапрасну. Этого можно добиться, дольше оставаясь в зоне планирования.

Зона планирования

Каждый новый день добавляет новые задачи к тем, которые не удалось выполнить вчера. Несколько минут, потраченных каждое утро на определение неотложных дел и составление списка их приоритетности, помогут задать тон целого дня. Чтобы определить приоритеты, задайте себе вопрос: «Что сегодня нужно сделать обязательно?» По возможности, поручите дела, которые не требуют вашего личного участия, другим членам проектной группы. Планирование позволяет осуществлять контроль над собой. Эту зону лучше рассматривать не как пожарную, а как антисейсмическую: важно создать надежную структуру, но, к счастью, эта структура в данный момент не находится под прямой угрозой. Если уделять планированию особое внимание, вы вряд ли окажетесь в пожарной зоне. Также важно постоянно пересматривать список дел и приоритетов. То, что сегодня казалось жизненно важным и неотложным, с течением времени может переместиться в самый конец списка.

Зона простоя

Сигнал воздушной тревоги выключается, но реальный кризис не наступил. В этой зоне существуют необязательные собрания, незначительные электронные письма и голосовые сообщения, почтовый «мусор», случайные посетители, заглянувшие поделиться впечатлениями о поездке на Гавайи, и т. д. Будьте дисциплинированны и нажмите клавишу Delete. Ведь вы не обязаны читать каждое письмо, пришедшее на ваш адрес. Скажите вашему коллеге, что вы мечтаете услышать рассказ о Гавайях, но только в обеденный перерыв или после работы, когда вы сможете уделить все свое внимание его истории и фотографиям. Старайтесь находиться подальше от этой зоны, потому что она реально убивает время, а дело стоит на месте.

Зона поиска новой работы

Никаких сигналов тревоги не выключается, никаких кризисов не происходит, нет никаких причин тратить время на планирование времени. Черт, нет никаких причин вообще делать что-либо! Можно представить, что включает эта зона: игра в кости, прогулки по Интернету, демонстрация фотографий поездки на Гавайи всем коллегам, посторонняя документация, ненужная электронная почта и т. д. Если вы часто оказываетесь в этой зоне, пора задать себе несколько трудных вопросов: действительно ли вам нравится эта работа? Имеет ли она смысл и результат или это просто трата времени? Завсегдатаям этой зоны пора заняться поиском новых возможностей самореализации.

Применение данных категорий для распределения дел по мере их возникновения поможет определить очередность решения вопросов: какие требуют немедленного внимания, а какие могут подождать. Процесс часто происходит следующим образом: наиболее важные и срочные дела решаются в первую очередь – нужно тушить пожар. Однако тот, кто слишком часто попадает в режим пожаротушения, скорее всего, уделяет недостаточно внимания планированию, либо проект вышел из-под контроля и требует принятия немедленных и радикальных мер. Например, настал момент пересмотра масштаба и цели проекта или его полного закрытия. Постарайтесь не попадать в эту зону, сконцентрировав все внимание на зоне планирования. Выделите в своем расписании время для планирования и составления ежедневного списка текущих дел. Проведя первую половину дня в зоне планирования, вы в результате сэкономите огромное количество времени.

Старайтесь избегать пожарной зоны, используя соответствующие методы планирования.

Основные факторы пустой траты времени находятся в зоне простоя и зоне поиска новой работы. Старайтесь максимально ограничивать время, которое уходит у вас на события, происходящие или не происходящие в этих зонах, тогда у вас останется больше возможностей для планирования и, при необходимости, тушения пожара.

Эти зоны можно использовать для принятия решений о планировании действий по проекту, методах решения проектных задач, а также о том, на какие письма и телефонные звонки следует ответить в первую очередь, какие собрания посетить и т. д. Если дело неважное или бессмысленное, не тратьте на него драгоценного времени.

Управление информацией

Сознаюсь: я информационный наркоман. Я обожаю узнавать новые вещи и откапывать все факты. Но всегда важно уметь определить важную информацию, чтобы отделить полезное от не очень полезного. Если не уметь управлять потоком, вы утонете в море ненужных деталей.

Сегодня мы подвергаемся информационной бомбардировке. Избыток информации обрушивается на нас в основном в двух формах: электронная и голосовая почта. Ниже я дам несколько советов о том, как справляться с этим потоком.

E-mail

Информация поступает из различных источников, а проекты имеют тенденцию быстро накапливать ее. Одна лишь электронная почта может наполнить одну-две комнаты папками-скоросшивателями. Нужно ли распечатывать все письма и архивировать их в журнале проекта? Это зависит от многих факторов. Решение принимается на основе личных предпочтений, наряду с приоритетностью и значением электронной почты. Если именно электронная почта является потенциальным источником основных проблем для всего коллектива или имеет отношение к задержкам поставок либо может доказать, что функциональный руководитель не особо настроен на сотрудничество, я бы посоветовала сохранять распечатки писем для справок.

Рассматривайте каждую единицу информации только один раз и сразу же обработайте ее соответствующим образом – удалите, пошлите ответ или сложите ее в архив.

На мой взгляд, один из лучших советов в отношении управления информацией – это идея однократной обработки каждой единицы информации, будь это электронное или голосовое сообщение, межофисная или обычная почта. Когда я впервые узнала об этом, данный совет касался только обычной почты и межофисных меморандумов, так как электронной и голосовой почты тогда не существовало. Да уж, это многое говорит о моем возрасте. Но вскоре я понял, что этот принцип имеет отношение к любой информации или корреспонденции, попадающей на рабочий стол, – обычная почта, электронные и голосовые сообщения и т. д. Прочитав электронное письмо, обработайте его. Если нужно сохранить, переместите его в соответствующую папку. Если нужно распечатать – распечатайте и положите в скоросшиватель. Если письмо не имеет отношения к проекту или бесполезно, сотрите его. Аналогично поступайте с печатной корреспонденцией на бумаге. Прочитайте ее один раз, затем обработайте соответствующим образом.

Электронная почта – уникальный инструмент, обладающий многими полезными функциями, которые можно использовать в следующих проектах. Большинство систем электронной почты позволяют создавать личные папки. Я рекомендую создать отдельную папку для конкретного проекта, может быть, даже с серией нижележащих папок внутри для хранения электронной корреспонденции из различных источников, например для переписки с поставщиками, членами проектной группы, потребителями и т. д. Используйте функциональные возможности системы электронной почты для обработки всего объема получаемых электронных сообщений. Например, можно задать критерии, по которым важные письма будут автоматически перемещаться в особую папку, а «макулатура» – удаляться. Создание правил фильтрации «макулатуры» и немедленное перемещение ее в мусорную корзину сэкономит огромное количество времени. У вас не будет соблазна открыть письмо только потому, что оно попало в ваш ящик, а также не придется тратить время на удаление такого письма вручную.

Правила и критерии – очень полезный инструмент, позволяющий легко распределять сообщения по соответствующим папкам, менять цвет входящих сообщений (я, например, пометил всю корреспонденцию начальника красным цветом, чтобы ничего не упустить) или удалять то, что вас не интересует. К сожалению, невозможно установить критерии, которые могли бы подсказывать, как и когда нужно отвечать. Это вы должны решать самостоятельно, на основании самого письма, личности его автора и содержания.

Можно в течение дня выделить время для чтения электронной почты и рассылки ответов. Иногда вполне достаточно проверять почту каждые два часа, а в промежутке заниматься другими производственными вопросами. Но хочу предупредить: это довольно сложно. Если вы похожи на меня, то, увидев уведомление «новое письмо», вы тут же бросаетесь к почтовому ящику. А это и есть пустая трата времени, потому что отвлекает от основного дела, над которым вы работали в данный момент (например, проектный план или график). Вы оставляете дело, идете читать сообщение, запутываетесь в лабиринте собственных мыслей, отвечаете, потом, может быть, переживаете полученную корреспонденцию и забываете то, чем занимались, и ход своей мысли до того, как стали читать письмо. Попробуйте, может, планомерная проверка почты каждые два часа или в любой другой промежуток времени окажется эффективной для вас.