Управление проектами

Для успешной реализации проекта создается система управления проектной команды, которая включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, вместе с тем осуществляющая функции контроля и мотивации персонала проекта. Система нацелена на руководство и координацию деятельности команды проекта, использует стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров от начала до завершения проекта.

Команда проекта создается руководством и менеджером проекта, их основной задачей при формировании проектной команды является эффективный подбор кадров, которые смогли бы обеспечить:

– соответствие количественного и качественного состава команды поставленным целям и требованиям проекта;

– эффективную групповую работу;

– психологическую совместимость членов команды;

– благоприятные взаимоотношения в команде;

– выработку оптимальных групповых решений проблем, возникающих в процессе реализации проекта.

Менеджер проекта определяет необходимое число членов команды, их квалификацию, проводит отбор и наем персонала.

Стадии жизненного цикла команды проекта.

Команда проекта имеет свой жизненный цикл, в котором можно выделить пять основных стадий:

– формирование;

– срабатываемость;

– функционирование;

– реорганизация;

– расформирование.

Иногда проектная команда формируется из специалистов, которые незнакомы друг с другом, не работали вместе. Для их эффективной совместной деятельности необходимо определенное время, для того чтобы определить отношения, адаптироваться к условиям работы в команде. На стадии формирования происходит знакомство членов команды друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности. При формировании проектной команды менеджер проекта должен набирать специалистов по требуемой квалификации, а также интеллектуально и психологически близких людей.

Срабатываемость – это период начала совместной работы членов команды, развития благоприятных отношений в группе. На этой стадии внутри команды идет процесс выделения лидеров, определяются роли каждого члена группы и их место в команде.

Наиболее продолжительной считается рабочая стадия, т.е. стадия функционирования, когда на основе сформированного командного духа идет эффективный процесс работы. В этот период члены команды стараются максимально раскрыть свои творческие способности, учатся понимать и учитывать интересы других.

В тех случаях, когда следует изменить проект, изменить структуру управления проектом, необходимо будет изменить функции исполнителей, заменить некоторых членов команды. Этот период относится к стадии реорганизации. Задача менеджера на этой стадии заключается в организации адаптации новых членов команды к стилю и методам взаимоотношений в команде, определении их функции и т.д.

При завершении отдельных стадий или всего проекта проектная команда расформировывается. При этом возможны два варианта дальнейших действий членов команды. В первом случае по окончании проекта работники возвращаются в свои функциональные подразделения организации. Во втором случае, если команда проекта была сформирована не из сотрудников данной организации, менеджер проекта старается решить проблему дальнейшего их трудоустройства. В тех случаях, когда поступает заказ на реализацию подобного проекта, команда может продолжить свою деятельность.

К основным факторам, определяющим принципы формирования команды проекта, можно отнести:

Специфику проекта. Специфика проекта является одной из главных характеристик в формировании проектной команды, определяет формальную структуру команды, которая утверждается руководством. При формировании команды необходимо определить ролевой состав; уровень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть члены команды; виды выполняемых работ по проекту и сроки их выполнения.

Например, для реализации проекта по изготовлению кондитерских изделий в состав проектной команды должен входить технолог, кондитер, механик, менеджер по снабжению и сбыту и т.д., а в состав команды проекта по строительству зданий должны входить проектировщик, инженер, строители, менеджер по снабжению и т.д.

Организационно-культурную среду. Организационно-культурная среда проектной команды делится на внешнюю и внутреннюю. В свою очередь, внешняя среда команды включает в себя окружение проекта во всех его аспектах. Внутренняя среда команды включает разделение функций, обязанностей и ответственности за принимаемые решения в процессе реализации проекта.

Особенности личного стиля взаимодействия руководителя или лидера проектной команды с другими членами команды. Эти характеристики основываются на понятии «тип лидера», которое понимается как характерные особенности, определяющие всю систему взаимоотношений руководителя или лидера с другими членами команды.

К основным характеристикам проектных команд можно отнести: небольшую численность, взаимодополняющие навыки и умения членов команды, общую цель и задачи, рабочий подход и готовность принять на себя взаимную ответственность. Командная деятельность должна строиться на следующих принципах:

– отбор членов команды проекта с учетом их знаний, навыков, умений и возможностей;

– ясные и четкие правила поведения членов команды, определение целей совместной работы;

– постоянные командные взаимодействия, выделение необходимого времени для общения членов команды, позволяющее им обмениваться мнениями;

– обеспечение обратной связи, признания и вознаграждения.

Одним из основных условий создания успешных проектных команд является разработка менеджером проекта важных для членов команды рабочих задач.

Эффективность команды проекта.

Эффективную проектную команду можно охарактеризовать с позиций профессиональной деятельности по проекту и организационно-психологического климата в коллективе.

Эффективность проектной команды с позиции профессиональной деятельности по проекту достигается при:

– нацеленности всей команды на конечный результат;

– инициативности и творческом подходе к решению поставленных задач;

– высокой ответственности за выполнение задач;

– высокой производительности;

– активном обсуждений и решении возникающих проблем и т.д.

С позиций организационно-психологического климата эффективной можно назвать такую команду проекта, в которой:

– неформальная атмосфера;

– ясно сформулирована цель и четко определены задачи;

– хорошие взаимоотношения в команде;

– задачи обсуждаются всей командой;

– принимаемые решения основываются на согласии и т.д.

При соблюдении данных условий проектная команда может успешно выполнить стоящие перед ними задачи, достичь поставленную цель, успешно выполнить проект.

Методы формирования команды проекта

При формировании команды проекта необходимо определить его основные подходы, к которым относятся:

– целеполагающий;

– межличностный;