Управление проектами

1. Сформулировать цель – дать краткое описание намеченных результатов.

2. Указать критерии оценки – определить показатели, по которым будут оцениваться результаты.

3. Установить меры оценки – определить величины показателей, соответствующих достижению поставленных целей.

Не исключено и такое, когда участники проекта не знают конечной цели, поставленной им задачи и, более того, они не знают, что делает их команда, в этих случаях, конечно же, проект не реализовывается. В связи с этим каждый участник проекта должен четко знать поставленные цели и понимать, чем он должен конкретно заниматься.

При формулировании целей необходимо:

– описывать цель проекта ясно и кратко;

– поменьше использовать специальные термины и аббревиатуры;

– описание цели должно быть четким, подробным и не допускающим разночтений;

– ставить цель так, чтобы можно было мотивировать людей к активным действиям для их достижения;

– ставить реальные и достижимые цели;

– установить сроки, к которым должны быть получены результаты.

Чёткое понимание цели формирует у проектной команды понимание факторов успешности проекта, определяя именно то, что команда должна делать и чего собственно должна достичь. Это значительно облегчает совместную работу, и тем самым повышает шанс на успех проекта.

Четкое распределение ролей в проекте.

Достижение намеченных целей требует четкого распределения ролей между участниками проекта и ясного понимания всеми своих обязанностей. Менеджеру проекта следует определить индивидуальные способности каждого участника проекта, затем разработать стиль и методы их взаимодействия, добиться взаимопонимания в команде. Четкое распределение ролей поможет членам команды понять, в чем заключается их работа. А неправильное распределение ролей может повлиять на возникновение конфликтов в команде. Разрешить конфликты можно путем определения, уточнения и согласования ответственностей каждого участника проекта, чтобы они понимали, какой вклад может внести каждый из них для достижения целей проекта. У каждого участника проекта должна быть своя определенная роль.

Открытые и четкие коммуникации.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу информации, необходимой для достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в соответствии с его функциональными обязанностями.

Многие проблемы, возникающие в проектах, часто появляются из-за плохо налаженных связей в команде или же отсутствия навыков общения уучастников проекта. Прозрачные и налаженные коммуникативные связи между участниками проекта – это ключ к достижению цели проекта. Члены проектной команды должны чувствовать себя свободно и выражать свои мысли и мнения в любое время. Работа по улучшению взаимосвязей между членами команды увеличит доверие, уменьшит проблемы и повлияет на успешную реализацию проекта.

Эффективностъ принятия решений.

В процессе реализации проекта, особенно если он выполняется впервые, могут возникнуть разные проблемы, и в этих ситуациях необходимо принять верное решение, от чего зависит успех всего проекта. Об эффективности принятии решений можно говорить только в тех случаях, когда проектная команда понимает необходимость и использует в своей работе различные методы для решения проблем. Члены проектной команды должны иметь представление о разных методах принятия решений, их преимуществах и недостатках, а также уметь использовать их на практике.

Сбалансированное участие

В современном бизнесе существует два основных подхода к созданию проектных команд. Первый подход основывается на укреплении и развитии команд, образовавшихся естественным образом. Второй подход основывается на принципах проектирования команды и распределения ролей.

Главной целью второго подхода является повышение эффективности работы команды за счет определения и расширения ролей всех участников проекта и создания эффективного и бесконфликтного взаимодействия внутри команды. Проектная команда будет работать эффективно, когда все ее члены будут довольны условиями работы и занимаемыми позициями. Положительный результат достигается при правильном распределении ролей в команде, что подразумевает:

– их правильное выделение (каждая новая задача определяет соответствующий ей ролевой состав);

– установление правил взаимодействия между ними;

– расстановку отобранных специалистов и распределение их ролей.

Для эффективного подбора проектной команды следует придерживаться равного соотношения исполнителей каждой категории и избегать доминирования одной из них. Часто менеджер проекта при формировании команды подбирает специалистов, близких себе по духу.

У каждой категории работников есть неоспоримые сильные стороны, которые при определенных условиях могут перейти в их недостатки. Например, менеджеры проекта настолько хотят выполнить работу, что зачастую представляют незавершенный вариант проекта. А генераторы идей предлагают большое количество идей, многие из которых нереализуемы. Чтобы обеспечить эффективную командную работу, менеджер проекта должен выявить все категории участников проекта с тем, чтобы подобрать точные роли для каждого члена команды и создать благоприятные условия работы.

Менеджеру проекта при распределении ролей необходимо учитывать умения и предпочтения членов команды, т.е. не принуждать персонал выполнять ту работу, которая ему не нравится.

Управление конфликтами

Конфликт возникает в тех случаях, когда одна из конфликтующих сторон считает, что другая сторона делает что-то, препятствующее достижению поставленной цели. Конфликт считается разрешенным, когда неудовлетворенность обеих сторон снижается до приемлемого уровня. Существуют различные методы для разрешения конфликтов. К ним относятся: принуждение, сглаживание, компромисс, решение проблемы, уклонение. В зависимости от вида конфликта менеджер проекта выбирает определенный метод для его разрешения.

Метод «Принуждение» заключается в принуждении к согласованию одной конфликтующей стороны другой и применяется, когда одно лицо имеет власть над другим лицом, участвующим в конфликте.

Метод «Сглаживание» минимизирует противоречия, породившие конфликт, но полностью его не устраняет, поэтому через некоторое время данный конфликт может появиться вновь.

Метод «Компромисс» схож с методом «сглаживание», отличие заключается в том, что если компромисс закрепляется документально, то это может быть окончательным решением конфликта.

Метод «Решение конфликта» основан на предположении, что все разногласия должны иметь правильное решение. Это наилучший способ разрешения конфликта, поскольку работа над разногласиями раскрывает факты, подтверждающие правоту одной из сторон.

«Уклонение» является не эффективным способом разрешения конфликта. Разрешение конфликта откладывается на неопределенный срок, это оказывает негативное влияние на команду проекта.

Позитивная атмосфера

Одним из основных функций менеджера проекта является создание в коллективе благоприятной атмосферы, хороших условий труда, что несомненно влияет на успех реализации проекта. При формировании проектной команды менеджер проекта должен отбирать тех специалистов, у которых профессиональные и психологические характеристики более схожи.

Сотрудничество

Немаловажную роль в достижении цели играет сотрудничество участников проекта. Каждый участник проекта должен понимать, что только сообща можно достичь поставленной цели. В проекте каждый участник проекта, каждое структурное подразделение должно сотрудничать с остальными, необходимо установить обратную связь.

Таким образом, для достижения цели проекта необходимо уделить большое внимание формированию и управлению команды проекта.

Вопросы для самопроверки: