Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Кроме этих двух мероприятий – отличного и провального – были и другие: более-менее удачные, неплохие, средние. Так вот. Где-то внутри такой участник отметает все эти средние нормальные значения. В его шкале оценки нет понятия «среднего, нормального уровня», существуют только те два мероприятия – лучшее и худшее. Клиент рассчитывает, что если он примет ваше приглашение, то мероприятие будет никак не хуже того, самого лучшего в его жизни. И соответственно требует от вас максимума: на меньшее он не согласен. Если же он решает не приходить на мероприятие, то потому, что считает: все мероприятия – и ваше в том числе – проводятся исключительно плохо (как то, самое ужасное).

Конечно, я немного сгустил краски, но тенденция именно такова. Если мероприятие проходит действительно хорошо – в воспоминаниях оно оказывается в узком круге других великолепных мероприятий. Когда ваше мероприятие критикуют – его записывают в один список с абсолютно провальными, может быть, никак с вашим не связанных.

Общаясь с Клиентами, стоит понимать эту систему ценностей. От организаторов ждут и требуют какого-то чуда; при этом вслух могут заявить, что, к сожалению, уже привыкли к тому, что мероприятия проводятся непрофессионально.

Несколько слов об основных страхах Клиентов. Почему приглашенный может сказать, что не придет на ваше мероприятие? Вот типичные страхи.

– Бесполезно.

– Потеря времени.

– Потеря денег.

– Плохой сервис.

– Технические проблемы.

– Скучный сценарий.

– Несогласованность действий организаторов.

– Оскорбительно дешевые подарки.

Проявлением страха потери времени может быть ответ: «Я не могу принять участие, так как очень занят». (Другими словами, у участника есть более привлекательные способы провести время.) Боязнь потери денег выражается в ответе «Дорого». Это означает, что стоимость участия в мероприятии либо просто слишком высока, либо она превышает ценность участия для Клиента. И так далее.

Уверен, что вы сможете дополнить приведенный выше список, зная или предполагая страхи своих Клиентов. Уверен также, что вы сможете сделать из такого списка правильные выводы.

Помните: от организатора хорошего мероприятия ожидают:

– внимания, внимания, внимания;

– четкого выполнения обязательств;

– быстрого реагирования;

– предвосхищения запросов;

– отсутствия накладок;

– детальной отчетности;

– продуманной концепции.

Старайтесь соответствовать этим требованиям Клиентов.

Формирование позитивных впечатлений и воспоминаний

Позаботьтесь о первом и последнем впечатлении о вашем мероприятии. Человеческая психика устроена так, что именно эти моменты лучше всего запоминаются.

Что увидят участники, придя на мероприятие? Смоделируйте это и проверьте на себе. Каким они увидят зал (или регистрационный стол)? Что почувствуют, оправдаются ли их ожидания? Как с ними поздороваются? Какова церемония открытия мероприятия, кто произносит первое слово? Эти элементы сразу же создадут определенное настроение.

Так же важен и финал. Как происходит церемония закрытия мероприятия? Как попрощаются с участником? Что останется на память? Очень неприятно, если к тебе теряют интерес после того, как дело сделано. Постарайтесь, чтобы люди покидали ваше мероприятие воодушевленными, в приподнятом настроении.

Организация мероприятий – это бизнес впечатлений. Первое впечатление может быть таким: человек входит в зал и поражается: «Ах!» – он увидел нечто, что произвело на него огромное впечатление. Дальше он уже замечает какие-то детали. Но в самый первый момент он видит только зал. Это его первое впечатление.

Первым впечатлением могут быть девушки, которые встречают гостей на регистрации. Их поведение должно быть грамотным и профессиональным. Они должны искренне поздороваться и пожелать успехов участникам. Именно это станет первым впечатлением у приглашенных, поэтому к нему нужно серьезно готовиться. Так же важно последнее впечатление.

К сожалению, в нашем жестоком коммерческом мире существует такой феномен, как потеря интереса к человеку, который уже заплатил деньги. Потеря интереса очень обижает. Я думаю, подобное отношение может полностью уничтожить впечатление о мероприятии, которое уже сложилось до этого.

Предположим, мероприятие прошло хорошо: все было отточено, профессионально организовано. Когда участник уходит с мероприятия, он ждет реакции организатора, ждет слов благодарности. Если не сделать этого, впечатление будет испорчено. Поэтому нужно подумать о последнем впечатлении и подготовиться к нему.

Сохранить добрую память о мероприятии помогут фотографии. Причем они важны как для вторичной аудитории, так и для непосредственных участников. Но не только они имеют ценность. Запланируйте, что еще будет напоминать о мероприятии: сувенир, памятный сертификат, ценный подарок или безделушка с вашей символикой. Дайте участникам повод рассказать о вас другим людям. Возможно, и они со временем станут вашими Клиентами.

Рекламные идеи. Мероприятия в мероприятиях

Продумайте, какие рекламные каналы вы будете использовать, чтобы сообщить потенциальной аудитории о вашем мероприятии. Основываясь на этом, разработайте рекламные идеи (это тоже задача для мозгового штурма), которые вы собираетесь использовать. Для разных рекламных каналов идеи могут быть различными, но объединенными чем-то общим: темой, стилистикой и т. д.

Сделайте ваше мероприятие многообразнее. Введите в него дополнительный элемент по типу матрешки. Ведь в любом случае так или иначе это происходит: люди делятся на небольшие группы по интересам, собираются кружками в помещениях для курения, организуют собственные небольшие обсуждения и т. п. Повлияйте на этот процесс и стимулируйте его. Например, проведите мероприятие в мероприятии.

Для этого нужно сегментировать вашу аудиторию и сделать для какой-то группы что-то особенное. Все знают, что на каких-то крупных мероприятиях бывают VIP-зоны. Это не только физическая площадь. Это и какая-то специальная программа, специальное отношение, специальное обслуживание.

Также можно предложить особую программу для журналистов. То есть все получают нечто (какой-то набор материалов и услуг), а журналисты плюс еще что-то особое, дополнительно учитывающее их род занятий.

Если у вас неофициальное мероприятие, где присутствуют семьи, устройте специальную программу для супругов, специальную программу для детей. Выделите для этого особое место и подумайте, чем можно занять эту группу ваших участников.

Организуйте место для просмотра фильма, как-то связанного с темой мероприятия, место для специализированного шоу, показа костюмов, маскарада. Оно должно быть отделено от основного места действия, но легкодоступно.

В рамках мероприятия можно провести отдельным этапом экскурсии – для всех или для желающих. Это может быть как экскурсия по заводу, например в рамках пресс-тура, так и просто экскурсия по офису, если мероприятие происходит именно там, с рассказом об организации вашего бизнеса: «Уважаемые журналисты, вы видели, как выглядит наш автомобиль, знаете его функциональные показатели.

А теперь посмотрите, как мы собираем эти автомобили (или обслуживаем)». Журналистов ведут по производству, а потом устраивают пресс-конференцию.

Атмосфера. Правило пяти чувств

Уделите достаточно внимания созданию атмосферы мероприятия. Это тот образ, то общее впечатление, которое отметят и запомнят участники.

Подумайте, как воспринимается ваше мероприятие.

И здесь стоит задуматься о том, сколько у человека органов чувств. Подсказываю: их пять – зрение, слух, осязание, обоняние и вкус.