Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Помните, что звук может также мешать и портить впечатление от мероприятия. Проследите, чтобы внешние звуки не проникали в ваше помещение. Нет ничего хуже, чем звуки стройки, чужой музыки, выступления в соседнем конференц-зале в неподходящий момент. Позаботьтесь о том, чтобы этого избежать.

Музыкальное сопровождение. Музыка, безусловно, влияет на наше восприятие. Например, информация запоминается лучше всего под классическую музыку (кстати, эта книга пишется под Бетховена). Под ритмичную хочется двигаться. Зажигательная латиноамериканская музыка заставляет улыбаться.

Меняйте музыку в зависимости от ваших целей. Даже если у вас исключительно деловое мероприятие, ставьте музыку в перерывах, это позволит участникам расслабиться.

Не бойтесь использовать классическую музыку. Большинство людей (как мне кажется) все-таки любят классику, хотя и не часто слушают ее для собственного удовольствия. Пусть ваше мероприятие будет чем-то необычным для них. Ведь мероприятие – это то, что отличается от повседневности.

Фон. Типичный фон в зале, где ничего не происходит и находится много людей, – однородный гул немного приглушенных голосов. Это тоже определенная атмосфера. Однако в некоторых случаях ваши участники будут ощущать себя гораздо комфортнее и раскованнее, если фоном станет негромкая музыка, например легкий ненавязчивый джаз.

Сигналы. В некоторых случаях вам придется подавать звуковые сигналы. Все знают, как звонят в колокольчик, привлекая внимание, или свистят в свисток спортивные судьи, как аукционист стучит молотком, подтверждая ставки, как звонят в театре, сообщая о начале представления. Все это – элементы звукового управления человеческой группой. Возможно, вам тоже это потребуется – обзаведитесь нужным инвентарем.

Раньше, чтобы сообщить, что перерыв закончен, мы, сотрудники компании-организатора, подходили к каждому участнику и говорили: «Перерыв закончен, пожалуйста, проходите в зал» (и если участников 300, то эта фраза повторялась 300 раз). Это отлично срабатывает, если приглашены 10–20 человек. Если больше – очень утомительно и при этом теряется темп работы.

После этого мы купили большой и звонкий колокольчик на ручке. Теперь достаточно одного человека, который в течение минуты звонит в зале, где проходит кофейная пауза. Все участники сразу понимают, что это за сигнал, и отправляются в зал заседаний.

Кроме того, большинство участников улыбается, когда видит и слышит этот колокольчик, это – fun.

В данном случае мы используем стереотип школы – «конец перемены».

Осязание

Подумайте, каким должно быть ваше мероприятие на ощупь. Человек осязает кончиками пальцев, помните об этом.

Текстура. Соответствие имиджу. Пощупайте вслепую ваши приглашения, ваши скатерти. Потому что участники будут это делать. Клиент это сделает.

Скажем, если вы рекламируете масло, то столы, где происходит дегустация, ни в коем случае не должны быть накрыты атласными, шелковыми или бархатными скатертями. У масла есть имидж экологически чистого, деревенского продукта, близкого к природе. Соответственно, на презентации более уместными будут льняные скатерти.

Если вы печатаете пригласительное письмо, то, открывая его, человек еще до того, как прочитал, куда его приглашают, кончиками пальцев ощутит ваше мероприятие. Если это дорогая бумага, хорошая полиграфия, человек сразу же поймет, что это мероприятие будет пафосным и торжественным. И на него потратили достаточные средства, потому что уже по пригласительному понятен уровень мероприятия.

Или наоборот: пригласительное письмо напечатали на бумаге вторичной переработки. Таким образом можно подчеркнуть свою заботу об экологии. Это будет хорошим тоном для нефтяных компаний (и других, добывающих полезные ископаемые), табачных фирм и т. п.

Овеществление услуг. Организация мероприятий – услуга. Это нематериальный товар, вы не можете его потрогать. Казалось бы, на этом можно успокоиться и не обращать внимание на нематериальность вашей деятельности. Однако человек устроен так: что нельзя потрогать, не кажется настоящим продуктом, человеку хочется иметь материальное подтверждение того, на что он потратил деньги (или время, что одно и то же). Помогите ему в этом. Постарайтесь овеществить участие в вашем мероприятии. Выдайте памятный сертификат, печатные материалы мероприятия, фирменный сувенир или подарок. Ощутив их в руках, участник глубже осознает ценность мероприятия.

На мероприятия ходят за знаниями, эмоциями, ощущениями – их никак нельзя потрогать. Поэтому консультанты стараются писать толстые отчеты. Выдаются сертификаты о том, что человек принял участие в забеге или обладает должной квалификацией. И наша задача как организаторов постараться овеществить ту услугу, которая предоставляется.

Был я однажды на презентации новой модели автомашины. Поскольку я уехал оттуда не на этой машине, в принципе у меня ничего не должно было остаться после этого мероприятия. Но на выходе, когда я уже одевался, мне вручили подарок. Это была рука, отлитая в гипсе. В ходе презентации такой же символ – отпечаток руки – использовался в оформлении зала. Увидев его, я подумал: «Что же эта рука олицетворяет?» Позже выяснилось: эмблема подчеркивает, что машина сделана с любовью и так далее. А когда я уходил, мне подарили этот отпечаток. Вообще-то подарок абсолютно бесполезный. Использовать его никак нельзя. Это большой и довольно тяжелый кусок гипса (вспоминаю Масяню: «Хороший подарок, большой»), но выполнен он был стильно. Поэтому я его оценил, показал нескольким своим друзьям, попытался передарить. И до сих пор рассказываю про этот случай: нематериальная услуга обрела свое материальное воплощение. Со стороны организаторов это был очень и очень хороший ход.

Обоняние

Обоняние как никакое другое наше чувство взаимодействует с памятью. Учтите и используйте это. Отныне обоняние для вас орган памяти.

Ассоциации. Проверьте, какие ассоциации вызывает тот или иной запах. У большинства россиян Новый год ассоциируется с запахом мандаринов, хвои, оливье, шампанского (у некоторых с запахом бенгальских огней).

Чем будет пахнуть ваше мероприятие? Возможно, участники и не заметят определенного запаха, однако подсознательно отметят, что мероприятие им понравилось, если запах приятный.

Если у вас нет идей, то могу посоветовать запах лимона, грейпфрута или розмарина в качестве фона для деловых мероприятий. Также хорошо подойдет запах мяты или све-жезаваренного кофе (есть люди, которые не пьют кофе, но почти нет людей, которым был бы неприятен его запах).

Осторожно! Запах либо нравится, либо нет. Старайтесь избегать сильных ароматов. Не у всех ассоциации совпадают с вашими, так что будьте готовы к такому повороту. Также, особенно если вы используете натуральные запахи, не забывайте, что среди гостей могут оказаться аллергики.

Инспекция. Помните, что запахи бывают не только приятными, но и неприятными. Проверьте ваше помещение, не доносятся ли до него посторонние запахи кухни или, пардон, туалета. Выясните, как помещение вентилируется, можно ли его быстро проветрить. Новый год может пахнуть фейерверками, но целый вечер ими пахнуть не должно.

Если у вас деловое мероприятие, например конференция, и в середине дня перед обедом все чувствуют аромат кухни, деловой атмосферы совершенно не будет – все будут ерзать на стульях и ждать, когда же закончатся выступления.

Если поставить ароматизатор (например, ароматическую свечку) на батарею, откуда идет теплый воздух, можно быстро наполнить помещение приятным ароматом.

При подготовке мероприятий, которые проходят на природе, иногда забывают про биотуалеты. Они должны быть достаточно близко, чтобы люди не путешествовали долго туда и обратно, но достаточно далеко, чтобы запах не достигал основного места действия.

Вкус

Постарайтесь, чтобы закуски и вообще еда, поданная на вашем мероприятии, соответствовали приглашенной аудитории, гармонично сочетались с впечатлениями, полученными от других органов чувств. Позаботьтесь, чтобы блюд было достаточно и они были хорошего качества. Плохой обед может полностью испортить впечатление о мероприятии. Вспомните, что питание может оказаться одним из вторичных мотивов участия в вашем мероприятии.