Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Также специфика работы со спонсором заключается в многообразии предоставляемых услуг. Вам придется подготовить пакетное предложение. Оно может быть и стандартным, но я все же рекомендую (конечно, предварительно подготовив стандартное предложение) обязательно встретиться с потенциальным Спонсором, выяснить, что именно для него важно, и изменять условия в зависимости от его целей и задач. Делая предложение Спонсору, помните о его интересах, учитывайте, зачем ему нужно ваше мероприятие. Это и есть ключ к успеху.

Спонсорство во многом означает доверие к вашей организации и мероприятию. Поэтому обязательно исполняйте обещания Спонсору. Он – ваш Очень Важный Клиент.

Типы спонсоров

Технический Спонсор

Это пример типичного кросс-промоушна. Вы можете пригласить одного из ваших технических подрядчиков или компанию-производителя (продавца) некоего оборудования, предложив пакет услуг по продвижению их основного бизнеса. Взамен вы получаете в пользование (или даже во владение) нужное вам оборудование. В этом случае они должны рассчитывать на привлечение дополнительных Клиентов на вашем мероприятии или в ходе его рекламной кампании.

В некоторых случаях технический спонсор может просто предоставить значительную скидку на свои услуги. Скидка не должна быть символической: помните о ценности своего времени и услуг.

Техническим спонсором может быть не только поставщик какого-то оборудования. Примером такого спонсорства могут быть услуги, предоставляемые издательствами, прокатными агентствами, колл-центрами, курьерскими службами, агентствами переводов, кейтеринговыми компаниями, поставщиками мультимедиаоборудования, цветочными салонами и лично флористами…

Подумайте, что именно на вашем мероприятии они могут прибрести для развития своего основного бизнеса, и с учетом этого сделайте им предложение. Точно в цель.

Информационный спонсор

Чаще всего информационными спонсорами выступают различные СМИ: радио, телевидение, газеты и журналы, сети рекламных носителей, информационные и новостные агентства, различные интернет-порталы и интернет-службы, специализированные сайты и другие ресурсы.

Это также может считаться кросс-промоушном. Вы привлекаете к сотрудничеству информационного спонсора, который рекламирует ваше мероприятие, а заодно и свои услуги и возможности.

Какова мотивация информационных спонсоров? Я не буду перечислять всех причин – наверное, это невозможно. Среди некоторых могу назвать, например, их интерес к вашей базе участников. Если это так, нужно предоставить им подробные списки участвующих в мероприятии с контактными данными. В дальнейшем они смогут обратиться с деловым предложением к участникам напрямую. Еще аргументом может стать то, что о фирме-спонсоре будут чаще упоминать в прессе, в том числе в связи с отраслевыми мероприятиями.

Кроме этого, вспомните, что журналисты так или иначе должны о чем-то писать. А ваше событие для них такой же информационный повод, как и другие происходящие события. Поэтому, если мероприятие интересно для аудитории, на которую они работают, интерес СМИ также будет понятен и рационально оправдан.

Кто может быть информационным партнером:

– газеты;

– журналы;

– интернет-СМИ, новостные сайты;

– радио;

– телевидение;

– служба контекстной рекламы;

– универсальные порталы;

– специализированные порталы;

– просто посещаемые сайты нужной вам тематики (посмотрите рейтинг посещаемости);

– агентства, занимающиеся наружной рекламой: баннеры, перетяжки, плакаты, экраны;

– распространители бесплатных открыток (как Sunbox, FlyCards);

– служба интернет-подписки;

– информационные агентства;

– издательские дома;

– колл-центры;

– исследовательские компании;

– PR-агентства.

Финансовый спонсор

Финансовым спонсором может считаться организация, которая дает вам деньги либо самостоятельно оплачивает за вас часть расходов. Это всеми любимый и почитаемый вид спонсорства.

В идеале преимущества наличия финансового спонсора хорошо известны: повышение статуса мероприятия, больший бюджет для его рекламы и проведения, больше участников, лучшее качество, повышение прибыли организаторов и т. д.

Хочу предостеречь от соблазна записать спонсорский взнос просто в прибыль мероприятия. Чаще всего Спонсор ожидает, что за его деньги будет продемонстрирована некая рекламная активность, подчеркивающая его роль в поддержке мероприятия. Я советую сразу же зарезервировать на рекламу или рекламные акции значительный процент от спонсорского взноса.

Также не позволяйте Спонсорам делать коммерческие рекламные презентации или управлять всем мероприятием на том основании, что их деньги составляют львиную долю бюджета. Да, это может быть верно, но специалист по организации мероприятий все же вы, и именно вы должны соблюдать баланс интересов, заботиться об участниках и воплощать запланированное. Если этого не сделать, мероприятие может превратиться в театр одного актера, что разрушит весь замысел и не удовлетворит ожидания участников. А если они будут разочарованы, то эффект от мероприятия будет негативным, что нанесет урон самому Спонсору. Постарайтесь мягко объяснить это Спонсорам, наиболее решительно вмешивающимся в процесс подготовки и управления мероприятием. Это в их же интересах.

Спонсорские привилегии

Что можно предложить Спонсорам? Финансовых Спонсоров можно заинтересовать возможностью выступления, интервью для СМИ, возможностью пригласить некоторых участников (их Клиентов и партнеров) без дополнительной оплаты, если мероприятие платное. Безусловно, будет важным размещение логотипа и символики спонсора во всех материалах, связанных с мероприятием, распространение рекламных материалов и другие элементы промоушн.

Подумайте, для чего спонсору вкладываться в ваше мероприятие. Составьте для себя таблицу принципов мотивации спонсоров и, делая предложение, старайтесь максимально подчеркнуть именно то, что, по вашему мнению, должно их заинтересовать.

Какие могут быть спонсоры?

Неплохой ход – придумать особую систему градаций для спонсоров. За основу деления могут быть взяты различные признаки.

В соответствии со статусом меняется размер спонсорского вложения.

Выбрав одну стратегию, старайтесь ей следовать. В случае необходимости вы сможете добавлять или сокращать количество спонсорских позиций (добавить, например, статус «специальный спонсор» или «бриллиантовый спонсор»).