Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Как посчитать прибыль мероприятия, если кроме доходов и расходов известны цена участия и число участников? Для нашего случая, исходя из формулы (2), получаем:

Прибыль = число участников x цена участия – фиксированные расходы – накладные расходы – число участников х расход на участника

или

Прибыль = число участников x (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы. (7)

Допустим, в мероприятии должны участвовать 20 человек. Подставляя известные данные в формулу, получим:

Прибыль = 20 x ($330 – $30) – $2300 – $700 = $3000.

Обратите внимание: предварительные инвестиции составляют $1700 ($1000 реклама и $700 накладные). Таким образом, при 20 участниках у мероприятия 100-процентная рентабельность, но возврат на инвестиции – 43 %.

Для удобства расчетов сделайте для своего мероприятия таблицу:

4. Решение об отмене мероприятия В некоторых случаях мероприятие приносит незапланированный убыток. Оцените, что выгоднее: отменить мероприятие или провести его в ущерб себе.

Рассмотрим такой пример: для участия в предполагаемом мероприятии зарегистрировались всего 8 человек. Сделаем расчет по формуле (7):

Прибыль = число участников x (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы.

Исходя из имеющихся данных,

Прибыль = 8 x ($330 – 30) – $2300 – $700 = – $600.

Мы получаем отрицательную прибыль, то есть убыток $600. Казалось бы, мероприятие надо отменять. Но оно организовано при предварительном инвестировании, как вы помните, $1700 (реклама и накладные расходы). В случае проведения мероприятия убытки составят $600, а в случае отмены – $1700. В данной ситуации мероприятие лучше провести.

Чтобы легче найти точку «позитивного решения», попробуем ввести дополнительную классификацию – сгруппировать расходы как:

– непосредственные — расходы, связанные с собственно проведением мероприятия. Эти расходы вы понесете только в случае, если мероприятие состоится. Сюда войдут, например, аренда зала и оборудования, питание, материалы и т. п.;

– предварительные (инвестиции) – невозвращаемые расходы: на рекламу, связанные с приобретением оборудования, накладные и т. д. Исключите их из прямых расходов, если окажетесь в ситуации выбора между большими и меньшими убытками.

Мероприятие стоит проводить уже тогда, когда доходы выше непосредственных расходов. Очень важно следить за этим показателем при принятии решения о проведении мероприятия.

Выведем формулу расчета точки «позитивного решения», когда мероприятие проводить целесообразно:

Минимальное число участников для проведения мероприятия = = (непосредственные фиксированные расходы мероприятия): (цена участия – расход на участника). (8)

В предложенном нами случае непосредственные расходы мероприятия – это аренда конференц-зала ($1000) и прокатное оборудование ($300), то есть в сумме $1300.

Минимальное число участников для проведения мероприятия = = $1300: ($330 – $30) = 4,33.

Вывод: при четырех участниках мероприятие проводить не стоит, а при пяти уже можно.

Однако не всегда все зависит от денег. Действительно, отмена мероприятия из-за того, что собралось мало участников, может оказаться не самым плохим выходом: о ней узнают всего несколько человек. В противном случае они придут, ожидая большого количества народа, и будут разочарованы. Поэтому в каждой конкретной ситуации полагайтесь на свои резоны и интуицию.

Движение денежных средств (cash flow)

Стоит также помнить не только об абсолютных цифрах, но и о том, когда какие платежи происходят. То есть составленная смета будет полностью соответствовать действительности только после завершения мероприятия, а в ходе его подготовки и реализации состояние финансов может сильно отличаться в разные моменты времени.

Скажем, основные расходы вам необходимо сделать до мероприятия, а доходы от продажи билетов вы будете получать только во время мероприятия или вообще после него (например, в случае организации выставки, аукциона и пр.).

Наступит момент, когда основные расходы сделаны, а доходы еще в будущем.

В этом случае совершенно необходимо привлечь инвестиции в проект или зарезервировать часть бюджета для покрытия этого временного разрыва.

Обратный вариант: вы получаете значительную часть дохода до того, как будут произведены основные платежи (например, в случае организации спонсируемой конференции).

Таким образом, основные доходы получены заранее, а расходы еще в будущем.

В этом случае, наоборот, какая-то часть денег будет лежать некоторое время на вашем счете (несколько дней, недель или месяцев). Эти свободные средства, возможно, стоит разместить на краткосрочном депозите либо овернайте или использовать как-то иначе. Вряд ли вы заработаете на этом большие деньги, но что-то заработаете. В любом случае просто держать деньги на счете в течение месяца может быть неразумно.

Пути снижения расходов

В некоторых случаях состояние финансов вашего мероприятия таково, что нужно рассмотреть возможности сокращения расходов на его проведение.

При оценке возможности сокращения расходов необходимо в первую очередь расставить приоритеты и определить основные ключевые моменты вашего мероприятия, без которых совершенно не обойтись.

Просчитайте наихудший (когда все отменилось) и минимально допустимый сценарий, когда соблюдены все необходимые приличия, но без лишних трат. Пусть мероприятие будет не такое шикарное, как вы хотели, но все основные элементы присутствуют.