100 бизнес-технологий. Как поднять компанию на новый уровень

Эти процессы называют поглотителями времени, то есть факторами, которые заставляют менеджера отвлекаться от выполнения рабочих задач. Наибольший поглотитель времени, с которым сталкивается большинство компаний, – это социальные сетевые сайты, точнее, навязчивое ожидание нашим менеджером сообщений и новостных обновлений от других пользователей. Когда на странице появляется пометка о сообщении или конвертик почтового клиента в нижнем правом уголке экрана, то это часто отключает мозг и с непреодолимой силой заставляет наших подчиненных отложить все дела и смотреть: что же там пришло?!

Особенность национальной коммуникации состоит в том, что есть определенные ритуалы, которые совершает большинство сотрудников в течение рабочего дня. Например, в пик рабочего дня устраивать негласный технический перерыв на распитие чая или устанавливать график перекуров, особенно в офисах, где курить запрещено. Так, в одной из федеральных сетевых компаний при оптимизации рабочего дня сотрудников бэк-офиса замеряли время, которое тратит на перекуры среднестатистический курильщик, и обнаружили, что один перекур занимает около тридцати минут, так как, чтобы дойти до зоны курения, нужно пройти по длинному коридору, дождаться лифта, выйти из здания, перекурить и повторить все снова, чтобы вернуться на свое рабочее место. В результате была изменена система оплаты рабочего дня, компания начала экономить на курильщиках и… приняла участие в оздоровлении нации.

На поглотителях времени можно не только терять, но и зарабатывать.

12. Усталость компаний

После достижения значительных успехов всегда наступает усталость компании, которая обусловлена спадом рабочего тонуса ее сотрудников в том числе. У людей, которые работают в компании, есть свои взлеты интенсивности и упадка рабочих сил.

Обычный рабочий график подразумевает работу с девяти-десяти утра с обедом в середине дня и окончанием в восемнадцать-девятнадцать часов. У большинства сотрудников высокий индекс работоспособности наступает с утра, примерно в девять часов, и достигает своего пика к одиннадцати-двенадцати часам. В это время лучше всего привлекать сотрудников к решению наиболее трудных задач, в том числе и неприятных, если такие есть.

Затем наступает спад, который достигает своего апогея примерно в период с четырнадцати до шестнадцати часов. Это особенно заметно, если плотно пообедать – наш организм поддается инстинкту: поел – задачу выживания выполнил, теперь можно и отдохнуть. В этот период лучше заниматься неважными задачами, требующими немного времени для их решения.

Ближе к шестнадцати часам тонус организма возрастает и готов к новой рабочей интенсивности. Это время длится примерно до восемнадцати-девятнадцати часов и в отличие от первой фазы сила тонуса меньше примерно на 30–50 %, поэтому в этот период лучше решать задачи, требующие много времени, и в не слишком интенсивном темпе.

В ряде компаний психофизиологические ресурсы персонала используются нерационально. В период высокой интенсивности, до одиннадцати-двенадцати часов, проводятся многочасовые информационные совещания, устраиваются технические перерывы на распитие чая и т. д., что не прибавляет компании производительности.

Конечно, периоды интенсивности есть и в течение недели. Например, большинству государственных организаций присущи высокая нагрузка по понедельникам и почти полное отсутствие дел по пятницам. Отсюда и поговорка, что в России понедельник – день тяжелый. Есть и противоположный график, например в сфере ресторанного обслуживания, бутиков, торговых центров и т. д.: апогей наступает в пятницу вечером и длится всю субботу.

График недельной интенсивности задает клиентский спрос, но там, где это зависит от руководителя, нужно стараться распределять нагрузку равномерно, что полезно и для бизнеса, и для сотрудников.

13. Временные наркоманы

Вы знаете живых успешных наркоманов? Нет?! Их не существует.

Наркоман планирует свою жизнь в среднем на шесть – восемь часов вперед. От дозы до дозы. И никогда не задумывается о своем будущем и о людях вокруг.

На какой период составляете планы вы и ваши сотрудники?

Как минимум одну треть свой жизни мы проводим на работе. Мы общаемся с людьми. Они вовлекают нас в свои планы. И мы вынуждены участвовать в них.

В нашей повседневной жизни есть ряд факторов, заставляющих нас ждать или совершать дополнительные действия, выполнение которых мы не планировали. Нам приходится тратить время на пробки, стоять в очередях, ждать ответа от бюрократической системы.

Бизнес зависит от людей, которые иногда имеют свойство забывать, перекладывать проблемы на других, вносить неопределенность в рабочую деятельность. Люди – это самый сильный и слабоконтролируемый поглотитель времени.

Наши сотрудники строят свою деятельность, исходя из личных приоритетов, привычек и планов разной протяженности. От понедельника и до субботы. От квартала до квартала. От отпуска до отпуска. Некоторые живут, как наркоманы: от начала рабочего дня и до его конца или… даже до обеда.

У них постоянный завал, им не хватает рабочего дня. Действия их хаотичны. А вечером они шумно выдыхают: «Фу… Закончился еще один день…» Они смутно представляют себе, что они будут делать завтра. Они постоянно говорят: «Мне не хватает времени…» Они назначают встречи или совещания с формулировкой «Надо встретиться…». Они долго раздумывают в ответ на вопрос: зачем?

Они говорят вам: «Давайте позднее созвонимся…» И звонят вам в понедельник вечером, чтобы созвониться во вторник с утра. А во вторник утром уточняют время, чтобы согласовать встречу после обеда. Они заставляют вас менять планы. Они крадут ваше время.

Как их ссадить с временной иглы? Чаще задавайте таким людям вопрос «зачем?» Зачем надо еще раз созваниваться? Зачем завтра уточнять то, что известно уже сегодня? Зачем встречаться, если вопрос решается с помощью электронной почты или по телефону? Старайтесь спрашивать настойчиво, чтобы сотрудник сам для себя смог сформулировать цели и организационную ситуацию. Если вам отвечают туманной формулировкой, то задайте дополнительные вопросы, проясняющие детали.

Постепенно приучайте менеджеров к расширению периода планирования. Начните с категорий, которыми мыслят такие люди. Задавайте вопросы: «Какие задачи стоят перед вами в первой половине дня? Над какими проектами вы работаете во второй половине недели?» Тем самым вы формируете у менеджера образ планирования, и он вынужден заглядывать чуть дальше, чем привык. Сделайте акцент на управление исполнением. Спрашивайте менеджеров об этапах выполнения задачи и сроках. Задавайте вопросы: «Зачем надо выполнять это действие или этап? Почему поставлены именно такие сроки?»

Таким образом, ваши менеджеры будут выходить из образноинтуитивного представления о времени в рациональное представление.

Не будьте наркоманами, планируйте.

14. Как найти причины, чтобы не выполнять задачу

Когда управленец ставит задачу перед своим подчиненным или даже перед самим собой, то через какое-то время обнаруживается, что решение этой задачи упирается в какой-то барьер.

Какие стены перекрывают путь к результату?