Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Шрифт:
3. Следствие события: многочисленные задержки в поставках клиентам.
Заменяем сложные связи внутри предложения на прямые:
Ищем субъект в первом предложении. Допустим, в данном случае решение об изменении порядка оплаты приняло правление компании.
Чтобы «распрямить» столь запутанную фразу, пришлось сделать не одну, а целых четыре операции:
1) восстановить последовательность «причина – событие – следствие»;
2) заменить сложные связи в
3) найти субъект;
4) разделить одно предложение на три части согласно правилу «одно предложение – одна мысль»:
Правление компании приняло решение об изменении порядка оплаты заказов. Это решение привело к постоянному дефициту товара на складе. Дефицит товара влечет за собой многочисленные задержки в поставках клиентам.
Предложения короткие и содержат одну мысль. Абзацы объединяют в себе мысли на одну тему. Используется прямой язык. Достаточно ли этого для ясности? Да, достаточно – если, конечно, автор не злоупотребляет специальной терминологией, жаргоном и размытыми понятиями, о смысле которых могут долго спорить даже признанные эксперты.
Для разнообразия рассмотрим не отчет или предложение, а общение в ходе встречи, свидетелем которого я стал. Вот несколько запомнившихся мне отрывков.
Злоупотребление терминами и размытыми понятиями
Руководитель кадровой службы представляет генеральному директору идеи по внедрению современных методов работы с персоналом. Цель автора – получить согласие с выводами о текущей ситуации.
<…>
Качество человеческого капитала – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики talent management.
У нас не выстроена система succession planning. Для выявления талантов не применяется компетентностный подход.
<…>
Мы недостаточно используем возможности автоматизации. У нас стоит устаревшее on-premise решение. Мы могли бы существенно выиграть в стоимости железа, внедрив более современную облачную систему.
<…>
Первые лица имеют различный опыт. Среди них есть те, кому не нужно объяснять значение терминов, использованных в этом отрывке. Возможно, для таких руководителей жонглирование терминологией даже будет некоторым признаком компетентности руководителя кадровой службы. Но для большинства первых лиц весь этот «птичий щебет» нуждается в переводе на понятный бизнес-язык:
• Качество человеческого капитала – размытое понятие. Может трактоваться как доля, концентрация высокорезультативных сотрудников в организации. А может – как доля наиболее компетентных сотрудников.
• Практики talent management – размытое понятие. Грубая калька на русский – «управление талантами». Одни трактуют это словосочетание как управление персоналом, подразумевая весь персонал организации. Другие говорят только об управлении наиболее талантливыми (другое размытое понятие) из всех сотрудников. Третьи приравнивают talent management к термину «кадровый резерв».
• Система succession planning – специальный термин. Система кадрового резерва.
• Компетентностный подход – специальный термин. Управление персоналом на основе компетенций. В данном случае автор допускает вольность в его использовании, имея в виду лишь оценку по компетенциям.
• On-premise – специальный термин. Информационная система, занимающая серверные мощности или установленная на компьютеры организации.
• Решение – размытое понятие. В ИТ часто используется как аналог словосочетания «информационная система». В данном случае имеется в виду автоматизированная
система управления персоналом.• Железо – жаргонизм. В ИТ означает аппаратную часть. Дополняющий жаргонизм – софт (программное обеспечение).
• Облачная система – специальный термин. Информационная система на базе облачных технологий, не требующая покупки и обслуживания собственных серверов.
В данном случае водой, то есть бесполезной информацией, будут все термины и понятия, значение которых неизвестно слушателю.
Текст без злоупотребления терминами и размытыми понятиями
<…>
Повышение доли высокорезультативных сотрудников – один из главных факторов успеха нашего бизнеса. Однако мы до сих пор используем архаичные, устаревшие практики управления персоналом.
У нас не выстроена система кадрового резерва. Для выявления талантов мы не применяем оценку по компетенциям.
<…>
Мы недостаточно используем возможности автоматизации. У нас на сервере стоит устаревшая информационная система управления персоналом. Мы могли бы существенно выиграть как в эффективности работы системы, так и в стоимости аппаратного обеспечения. Для этого следует внедрить облачные технологии, не требующие покупки и обслуживания собственных серверов.
<…>
Не будем говорить о неконкретности прозвучавших утверждений и не будем грешить только на кадровую службу. Первые лица регулярно получают документы, содержащие «птичий язык». «Щебетание» периодически доносится до них из финансовой, юридической, ИТ и всех остальных служб организации.
Зачастую авторы не знают о том, известна ли первому лицу специальная терминология. В таких случаях использовать простой бизнес-язык гораздо безопаснее, чем устраивать внеплановую проверку эрудиции и терпения занятого читателя. Ведь вряд ли цель автора документа – заставить первое лицо открыть Google или «Википедию» в поисках значения незнакомых слов. Если без некоторых терминов обойтись никак нельзя, но вы не уверены в том, что они знакомы адресату, добавьте в конец документа краткий словарь терминов или используйте сноски внизу страницы – в этом случае они оправданны.
Ваша выжимка этой главы: ________________
Часть 5
Как сократить все лишнее?
Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и к главным мыслям документа
В качестве иллюстрации подхода к сокращению всего лишнего рассмотрим пример из области туризма. Уменьшение веса рюкзака – естественный процесс у опытных туристов и альпинистов. По мере накопления практического опыта они отбрасывают все лишнее и нефункциональное. Меняются их привычки и стиль пребывания на природе: вместо страданий под тяжестью рюкзака они наслаждаются путешествием. Кроме того, поход становится безопаснее. Они меньше устают, а значит, могут при необходимости совершить рывок – достичь безопасного укрытия. У них останутся силы на то, чтобы помочь пострадавшему товарищу. Они реже получают вывихи стопы, травмы колена и спины (типичные «болячки» туристов, носящих тяжелые рюкзаки).
Рэй Джардин в своей книге Beyond Backpacking («За пределами туризма»), посвященной легкоходному туризму, приводит результаты исследования зависимости между максимальным пройденным за день расстоянием и весом рюкзаков туристов. Хорошо тренированный турист за световой день (примерно 10 часов) может пройти до 60 км по ровной местности – но лишь в том случае, если вес его рюкзака не превышает 5 кг. Среднее расстояние, проходимое туристами-легкоходами, составляет 30–35 км в день. И так в течение многих недель. Недостижимый показатель для тех, у кого за спиной тяжелый рюкзак.