Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление
Шрифт:
Методы контроля следует привязывать к наиболее важным этапам процесса. Возможны методы контроля, предполагающие анализ результатов выполнения процесса в целом и т. п.
Еще раз подчеркну, что, описывая процесс и разрабатывая его регламент, мы определяем:
• цели и показатели контроля результативности и эффективности процесса;
• методы контроля исполнения требований.
При необходимости шаблон регламента процесса можно дополнить нужными разделами.
5.5.4. Двухуровневый регламент выполнения процесса
Объект регламентации двухуровневого регламента – это:
Процесс 1.
Процесс 1.1:
1. операция 1.1.1.;
2. операция 1.1.2;
3. …
n. операция 1.1.n.
Процесс 1.2:
1. операция 1.2.1;
2. операция 1.2.2;
3. …
n. операция 1.2.n.
Процесс 1.m:
1. операция 1.m.1;
2. операция 1.m.2;
3. …
n. операция 1.m.n.
Описание
Можно разработать и трехуровневый [109] , и даже четырехуровневый регламент. Но эти документы будут слишком объемными и сложными для использования.
Возникает вопрос: нужно ли делать одно– и двухуровневые регламенты для одной и той же деятельности? Все зависит от ситуации. Если регламентная база отсутствует (или находится в запущенном состоянии), то для начала разрабатывается система процессов (иерархический справочник процессов компании). Описание начинают с операционного (по сути, нижнего) уровня. При этом получаются одноуровневые регламенты, которые нужно своевременно утверждать и вводить в действие. Представим себе, что в течение некоторого времени многие процессы были описаны на уровне операций в виде одноуровневых регламентов. В данной ситуации вместо десятка одноуровневых стоит разработать и ввести в действие один двухуровневый регламент. Также удобно сформировать двухуровневый регламент для сквозного процесса, содержащего несколько подпроцессов.
109
Пример разработки такого регламента при помощи среды моделирования Business Studio приводится в главе 4.
5.5.5. Положение о подразделении и должностная инструкция
Кроме регламентов процессов, полезно разрабатывать положения о подразделениях. При внедрении процессного управления эти положения можно создать, выявляя те процессы, в которых участвует соответствующее подразделение.
На уровне сотрудников (рис. 5.5.2) показаны инструкции по выполнению процессов (операционные карты). Это могут быть документы типа одноуровневого регламента или более детальные формы процессного представления деятельности. Например, в операционной карте на одном-двух листах показаны все действия, выполняемые отдельным сотрудником в рамках процесса более высокого уровня.
Обязательные документы на этом уровне – должностные инструкции, в приложения к которым могут включаться все операции, выполняемые соответствующей должностью в процессах организации.
Шаблоны положения о подразделении и должностной инструкции – в приложениях 3 и 4. Данные шаблоны нормативных документов построены таким образом, что могут быть полностью выгружены из среды моделирования бизнес-процессов Business Studio.
5.6. Процедура разработки и согласования НМД
Рассмотрим процедуру разработки, согласования, утверждения и ввода в действие НМД компании. Содержание этой процедуры зависит от следующих факторов:
• размера организации (по численности сотрудников, сложности организационной структуры);
• подхода к регламентации процессов (упрощенный, стандартный, сложный);
• наличия ресурсов, выделяемых на управление жизненным циклом НМД (персонал, инфраструктура);
• наличия системы электронного документооборота;
• прочее.
Далее рассмотрим процедуру, которая используется в небольших и средних по величине организациях. Использование системы электронного
документооборота в данном случае не предполагается [110] .Титульный лист процедуры не приводится. Оглавление опущено. Комментарии к тексту приводятся курсивом.
5.6.1. Термины и определения
В процедуре используются следующие термины и определения (табл. 5.6.1):
Таблица 5.6.1. Термины и определения
Список терминов может быть расширен и переработан с учетом специфики конкретной компании.
110
В случае применения системы электронного документооборота рассматриваемая процедура должна быть переработана с учетом возможностей этого программного обеспечения.
5.6.2. Нормативные ссылки
При разработке этой процедуры использовались следующие документы внешнего происхождения (табл. 5.6.2):
Таблица 5.6.2. Документы внешнего происхождения
Список внешних НМД приводится в качестве примера.
При разработке этой документированной процедуры использовались следующие документы внутреннего происхождения (табл. 5.6.3):
Таблица 5.6.3. Документы внутреннего происхождения
Могут приводиться ссылки на НМД компании и внешние нормативные документы, которые были использованы при разработке процедуры.
5.6.3. Структура НМД
Структура НМД, используемая в организации, представлена в табл. 5.6.4.
Таблица 5.6.4. Структура НМД организации
Основными факторами, определяющими необходимость разработки/пересмотра (актуализации) НМД, могут быть:
• усовершенствование системы процессов организации;
• изменение структуры организации, перераспределение ответственности руководителей организации;
• изменение технологии работы;
• выявленное отсутствие необходимого нормативно-методического документа;
• усовершенствование системы НМД организации;
• результаты внутреннего или внешнего аудита системы процессов организации;
• указания руководителей, утверждающих документы;
• другие факторы, определяющие необходимость разработки/пересмотра (актуализации) документации по результатам текущей деятельности организации.
Это поясняющий текст, его можно убрать из реальной процедуры.
5.6.4. Инициация разработки НМД
Порядок инициации разработки НМД представлен на рис. 5.6.1. Инициаторами разработки НМД могут быть руководители организации до уровня отделов. При возникновении потребности в НМД инициатор разработки готовит обоснование необходимости его разработки в виде служебной записки и передает ее генеральному директору (ГД).