Бухгалтерское дело. Учебное пособие

Для устранения излишней работы и нерациональных приемов ее выполнения, а следовательно, и устранения непроизводительной затраты времени на подобную работу необходимо подвергнуть анализу каждый участок учетной работы, содержащейся в описи того или другого исполнителя как со стороны содержания, так и со стороны способов ее выполнения.

Анализ каждой работы или операции имеет своей целью выявить содержание работы, ее объем, каким документом и кем она оформляется. Если эта работа необходима, нельзя ли упростить путь и приемы ее выполнения. Вместе с тем следует установить, не выполняется ли эта работа параллельно другим путем, в другом месте, т. е. не составляется ли этот документ, не выполняется ли эта работа другими учетными работниками или работниками оперативных отделов.

В каждом случае надо определить, каким способом целесообразнее выполнять ту или иную учетную работу, т. е. ручным ли способом или на ПК.

При анализе может встретиться ряд работ и операций, нуждающихся в объединении с какой-либо другой работой (операцией) или, наоборот, в расчленении ее на части, а также работы, нуждающиеся в перестановке последовательности их выполнения.

При таком анализе более ясной становится необходимость в проведении ряда мероприятий, направленных на устранение недостатков в учетном процессе, на улучшение способов и приемов и уточнение сроков выполнения учетных работ.

При изучении объема работы и способов ее выполнения особое внимание уделяется увязке бухгалтерского учета с оперативным или статистическим учетом, осуществляемым финансово-сбытовым, планово-производственным и другими отделами с целью устранения излишеств и дублирования в учетной работе. Работники этих отделов не всегда считают для себя обязательным пользоваться данными бухгалтерского учета, а иногда организуют параллельный учет, порождая тем самым дублирование. Необходимо создать такие условия, при которых была бы полная увязка работы учетного аппарата со всеми отделами, с которыми он сталкивается.

Изучение объема и содержания учетной и отчетной работы существующей организации учетного процесса значительно облегчается при наличии предварительных схем документооборота по каждому участку учетной работы или отдельным видам операций.

Названные схемы служат контрольным документом при размещении и распределении учетной работы и используются для разработки документооборота. Схемы облегчают выявление и устранение ненужной работы, а также обеспечивают возможность исключить возвратные и лишние движения документов, проверить целесообразность течения учетного процесса и разумно использовать технику учета и труд учетных и других работников, принимающих участие в учетном процессе.

Изучение учетного процесса и объема работы по этим схемам, а в отдельных случаях и ознакомление с работой исполнителей на месте позволяет более правильно установить и оценить содержание и объем работы каждого учетного работника, его загрузку, условия и сроки выполнения работы. Кроме того, по этим материалам изучается равномерность распределения работы во времени, зависимость одних исполнителей от других и применяемые ими приемы выполнения работы.

На основании данных такого изучения разрабатываются мероприятия по устранению обнаруженных недостатков в организации труда учетных работников и намечаются более целесообразные способы организации и планирования учетной работы.

Все замечания, соображения и предложения должны получать отражение на полях описей, схем документооборота или в отдельных записках. Эти материалы затем используются при разработке графиков работ.

Важнейшим вопросом при планировании учетной работы является правильное и равномерное распределение ее по срокам выполнения. Нецелесообразное и неравномерное распределение работы во времени относится к числу основных причин неритмичности в учетной работе, отсталости в учете и запоздалой отчетности.

Учетный процесс складывается из работ по учету и контролю хозяйственных операций в текущем порядке (текущий учет) и работ, выполняемых по окончании месяца, квартала и года.

В текущем порядке исполняются в течение месяца работы по приему, контролю и обработке поступающих от материально-ответственных и других работников первичных документов и отчетов, а также по записи из них данных в журналы-ордера, группировочные, накопительные и другие регистры. В том же порядке выполняются работы по производству расчетов с покупателями, поставщиками и прочими предприятиями, организациями, учреждениями, рабочими и служащими и составлению документов, связанных с этими расчетами.

По окончании месяца заканчиваются журналы-ордера и другие группировочные и накопительные ведомости; производится начисление амортизации основных средств, подготавливаются данные о выпуске продукции, об оказанных услугах и выявляется экономия или перерасход, полученные по производству; определяется результат от реализации продукции и материальных ценностей и выполняются другие работы, связанные с окончанием месячного цикла учета. Кроме того, производятся записи данных из журналов-ордеров в главную книгу, в аналитические счета и выполняются работы по составлению баланса и отчетных таблиц.

Завершение квартального цикла учета отличается от месячного не только своим объемом, но и рядом дополнительных работ, обусловливаемых обязательным уточнением расчетов, выявлением финансовых результатов, составлением отчетности и выполнением других работ, а также заключением (закрытием) учетных регистров за истекший год и подготовкой (открытием) регистров на новый операционный год.

Выполнение учетных работ в течение месяца предполагает определенную цикличность. Цикличность состоит из двух периодов, один из которых представляет учетный, второй – отчетный период. Учетный период включает в себя те дни календарного месяца, в течение которых протекает текущий учет и контроль хозяйственных операций. Отчетный период представляет собой те дни, в которые выполняются работы, связанные с окончанием месяца и учетом и контролем текущих операций за эти дни.

Устранение неравномерности в распределении учетной и отчетной работы во времени возможно лишь при правильном планировании учетного процесса, при строго и хорошо продуманном размещении его как в учетном и отчетном периодах, так и внутри рабочего дня.

При планировании учетной и отчетной работы во времени необходимо предусматривать время для учетного периода в пределах 20–25 дней, а на отчетный период – 10–15 дней с расчетом выполнения в этот же период работы по учету и контролю операций текущего месяца.

При планировании в распределении учетной и отчетной работы во времени важным является также равномерное распределение ее внутри рабочего дня. При распределении работы внутри рабочего дня необходимо исходить из его полного и эффективного использования. Совершенно недопустимо, когда на протяжении учетного периода у многих работников рабочий день не уплотнен, а в отчетном периоде эти работники вынуждены работать с большой перегрузкой.

В целях наиболее правильного распределения работы в течение месяца каждая выполненная хозяйственная операция должна находить отражение в текущем порядке в короткие сроки. Такие операции, как приход материальных ценностей, отгрузка и отпуск продукции, кассовые, банковские, расчетные и другие операции, должны находить отражение в учетных регистрах в тот же день.