Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Здесь представлен древовидный список созданных ранее типов периодов планирования. Для каждого типа показаны следующие сведения:
• признак помеченной записи (на рис. 4.18 помечена запись Квартал);
• название;
• уникальный числовой идентификатор (код);
• признак построенных периодов планирования на основании данного типа (в случае, если по данному типу уже построены периоды планирования).
Чтобы зарегистрировать в справочнике новый тип периода планирования, нажмите F7, предварительно установив курсор в то место иерархии, где должен располагаться данный тип. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданного ранее типа, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование типов периодов планирования осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.19.
Здесь вы можете определить параметры текущего типа периода планирования, а также сформировать периоды планирования на основании данного типа. Большинство необходимых для этого параметров находится на вкладке Типы периодов, содержимое которой показано на рис. 3.19 (эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию). Что касается вкладки Подчиненные типы, то она отображается только для тех типов периодов планирования, у которых в подчинении имеются другие типы, для каждого подчиненного типа показывается уникальный числовой идентификатор (код) и наименование.
На вкладке Типы периодов в поле Вышестоящий осуществляется выбор названия вышестоящего типа для текущего типа. Этот параметр заполняется только для тех типов, которые находятся в подчинении у вышестоящих типов (например, тип периода Квартал подчиняется в иерархии типу периода Год, и т. д.). Для заполнения данного поля нажмите F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите требуемую позицию и нажмите Enter.
Но в первую очередь обычно заполняется поле Наименование – в нем с клавиатуры вводится название типа периода.
Все типы периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» классифицируются по видам. Существует два вида – пользовательский и стандартный, и отнесение типа периода планирования к требуемому виду осуществляется путем выбора соответствующего значения в поле Вид периода. Для пользовательских видов
Параметр Длительность периода отображается на данной вкладке только для пользовательских видов. В этом поле можно ввести длительность периода в установленной для него единице измерения, выбор которой осуществляется в поле Единица измерения. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: допустим, если пользователь ввел тип Пятилетка и выбрал единицу изменения – год, то длительность периода будет равняться 5.
Учтите, что если периоды планирования данного типа уже созданы (о том, как это делается, будет рассказано ниже), то для редактирования доступны только поле Наименование и для пользовательского вида – переключатель Выравнивание.
В поле Начало отсчета с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата начала отсчета данного типа периода планирования.
Для пользовательских видов становится доступным для редактирования переключатель Выравнивание, который используется для определения способа выравнивания периодов планирования. Если данный переключатель установлен в положение не выравнивать, то период планирования данного типа выравниваться не будет. При установленном значении на день недели нужно в расположенном левее поле выбрать день недели, по которому выравнивается данный тип периодов планирования. Если указан вариант, предположим, понедельник, то любой период начинается в понедельник и заканчивается в воскресенье. Если начало отсчета таково, что попадает не на понедельник, то автоматически сформируется неполный период от начала периода до первого понедельника после этой даты. Если переключатель установлен в положение на число месяца, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом будет выравниваться данный тип периодов планирования. Что касается значения на день и месяц года, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом выравнивается данный тип периодов планирования.
С помощью переключателя Неполный период вы можете определить способ обработки неполного (незавершенного) периода, который может находиться в конце вышестоящего периода планирования. Наиболее характерный пример – это недельные периоды, которые точно не укладываются в вышестоящий месячный период, в результате чего образуется неполный период. Данный переключатель может принимать одно из перечисленных ниже положений.
• оставлять (что означает оставлять без изменения);
• объединять (что означает объединение с предыдущим периодом);
• автоматически (в данном случае, если неполный период меньше половины полного периода, то он объединяется с предыдущим, а если больше, то формируется отдельный сокращенный период).
По умолчанию данный переключатель установлен в положение оставлять.
Формирование периодов планирования данного типа осуществляется нажатием кнопки Создать периоды. При этом на экране отобразится окно Создание периодов, в котором можно осуществить эту операцию. В данном окне в поле Введите количество периодов нужно ввести количество создаваемых периодов и нажать кнопку Создать периоды. Готовые периоды можно просмотреть в окне Периоды планирования, описание которого приводится в следующем разделе.ВНИМАНИЕ
Если по некоторому типу периодов уже созданы периоды планирования, то при нажатии данной кнопки последующие периоды располагаются на временной оси после уже сформированных.
С помощью кнопки Просмотр периодов на экран выводится окно Выбор периодов планирования, в котором отображаются периоды планирования, сформированные на основе текущего типа периодов планирования. Если периоды планирования для данного типа еще не созданы, то кнопка Просмотр периодов будет недоступна.Периоды планирования, используемые в бюджетировании
Понятие периода планирования, а также его взаимосвязь с типом периода планирования приводилось в первой главе книги, см. раздел «Бюджет современного предприятия». В программе «Галактика» сведения о периодах планирования находятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды Н→Периоды планирования.
ВНИМАНИЕ
Характерной особенностью периодов планирования по сравнению с другими элементами бюджетирования является то, что их создание возможно только в режиме работы с типами периодов планирования (см. выше раздел «Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования»). Иначе говоря, в справочнике периодов планирования механизм ввода новых позиций отсутствует.
Окно справочника, которое отображается на экране в результате выполнения команды Н→Периоды планирования, изображено на рис. 3.20.
В данном окне отображается иерархический список периодов планирования. Для каждой позиции списка отображается ее полное и сокращенное наименование (последний параметр является необязательным), а также уникальный числовой идентификатор (код). Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи.
Для перехода в режим редактирования периода планирования следует выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать клавишу F4. В результате на экране откроется окно редактирования, изображенное на рис. 3.21.
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Периоды планирования и Подчиненные периоды.
Вкладка Периоды планирования включает в себя перечисленные ниже параметры. Отметим, что среди данных параметров доступны для редактирования лишь поля Код на уровне, Аббревиатура и Наименование периода, а также поле для указания количества рабочих дней в данном периоде.
• Тип периода – здесь отображается тип редактируемого периода планирования. Если для данного периода планирования имеется вышестоящий период, то его наименование отображается в информационном поле Вышестоящий период.
• Код на уровне – это формируемый автоматически код текущего элемента на данном уровне иерархии. Код можно откорректировать с клавиатуры, чтобы, например, изменить порядок следования записей на данном уровне иерархии. Код относится к данному уровню иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.
• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.
• Аббревиатура, Наименование периода – в данных полях указывается соответственно краткое и полное наименование периода планирования. Значения этих полей можно отредактировать с клавиатуры.
• Дата начала, окончания – в зависимости от типа периода в данных полях автоматически отображаются даты начала и окончания периода.
• Длина календарных, рабочих – в эти поля автоматически выводится количество календарных и рабочих дней в данном периоде. Значение поля рабочих при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
Что касается вкладки Подчиненные периоды, то она отображается только для тех периодов, у которых имеются подчиненные периоды планирования. На данной вкладке содержится список подчиненных периодов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее числовой код и наименование.
Аналитика бюджетирования
Понятия аналитики и аналитического разреза приведены выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»». В модуле «Управление бюджетом» предусмотрено использование стандартных и пользовательских аналитик. Стандартные и пользовательские аналитики можно использовать для представления показателей бюджетов в различных аналитических разрезах. В качестве стандартных аналитик используются системные справочники и каталоги организаций, подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностейи т. д.
Пользовательские аналитики – это произвольный набор классификационных признаков, например, направления деятельности корпорации. Пользовательские аналитики объединяют в группы, которые непосредственно привязываются к статьям бюджетов. Переход в режим формирования и редактирования пользовательской аналитики осуществляется с помощью команды главного меню Н→Пользовательская аналитика.
Как отмечалось выше, в системе «Галактика» группы аналитик привязываются к статьям бюджета – это позволяет получать бюджета с детализацией по группам аналитических признаков. Переход в режим работы с группами аналитик осуществляется с помощью команды главного меню модуля Н→Группы аналитик.
Порядок работы с пользовательской аналитикой и группами аналитик прост и отдельного описания не требует.
С помощью команды Н→Аналитика бюджетирования осуществляется переход в режим работы со списком значений аналитик, учитываемых в бюджетировании. При привязке типовой финансовой операции (ТФО) к документу автоматически формируется финансовая операция с аналитикой бюджетирования, определенной из аналитики документа согласно этому каталогу и группе аналитик статьи бюджета, которая привязана к финансовой операции. Необходимо отметить, что при удалении некоторого значения аналитики оно учитывается как прочие значения аналитики.
Следует учитывать, что если параметр настройки Настройка→Управление финансами→Бюджетирование→Права доступа→Запретить модификацию→Аналитика бюджетирования имеет значение да, то ручное редактирование каталога аналитики бюджетирования невозможно. Однако при этом некоторые автоматические функции, например, создания и пересчета типовых форм, могут записывать значения в указанный каталог.
При активизации команды Н→Аналитика бюджетирования на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.22.
Данное окно включает в себя вкладки Системная и Пользовательская, для хранения соответственно системных и пользовательских аналитик. Просмотр и редактирование аналитики (в частности, формирование списка значений аналитик) осуществляется в правой части окна. Чтобы добавить значение аналитики, нажмите F7 – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.23.
В данном окне нужно щелчком мыши выделить требуемое значение и нажать Enter. Вы можете добавлять одновременно несколько значений – для этого предварительно выделите соответствующие позиции в списке с помощью клавиши Insert.
Чтобы удалить значение аналитики из списка, нужно выделить ее курсором и нажать клавишу F8. Можно удалять одновременно несколько значений – для этого нужно предварительно пометить их клавишей Insert.
Настройка типовых форм бюджетов
Типовая форма бюджета представляет собой шаблон настроек бюджета, который включает в себя иерархию статей и аналитик. По сути дела, при формировании типовой формы не указывают только центр ответственности и период планирования.
Типовая форма – это основа, без которой в принципе невозможно построение бюджета. Данные типовых форм непосредственно используются при отображении бюджетов.Для перехода в режим формирования, настройки и редактирования типовых форм бюджета предназначена команда главного меню Н→Типовые формы бюджетов. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.24.
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух панелей.
В верхней панели отображается структура типовых форм бюджетов в виде иерархического или линейного списка. Для каждой формы отображается ее наименование, код и ряд перечисленных ниже признаков:
• значок в поле? обозначает, что не заданы оси данной типовой формы;
• символ! в одноименном поле указывает на некорректность данной типовой формы. Возможные причины некорректности будут рассмотрены ниже;
• буква Х в одноименном поле означает, что типовая форма заблокирована другим пользователем (это возможно только в многопользовательском режиме работы), который ее редактирует или использует для отображения бюджета. Для таких типовых форм редактирование осей запрещено. Заблокированные типовые формы отображаются серым цветом в окнах выбора.
Для создания новой типовой формы необходимо нажать клавишу F7, а для редактирования существующей – клавишу F4. В обоих случаях открывается окно Редактирование типовой формы, в котором можно выполнить указанные операции (описание данного режима приводится ниже).
Нижняя панель окна Типовые формы состоит из четырех вкладок: Ось 1, Ось 2, Аналитика типовой формы, Слои типовой формы.
Значения аналитики, являющиеся элементами иерархической структуры аналитик, привязанных к статьям или осям типовой формы, отображаются в виде соответствующих значков: элемент, имеющий подчиненные уровни – раскрытая либо закрытая папка, самый нижний элемент иерархии – значок с символом А.
На вкладке Ось 1 отображаются статьи бюджета, привязанные к этой оси. В поле Наименование показан иерархический список статей бюджета и значений аналитик, связанных с 1-ой осью. В поле Код выводится код статьи или значения аналитики. Поле КАУ содержит наименование аналитики для данной записи. В поле Группа аналитик выводится наименование группы аналитик, которая привязана к данной статье.
На вкладке Ось 2 отображаются аналитики, которые привязаны к этой оси. В поле Наименование отображается иерархический список значений аналитик, связанных со 2-ой осью, в поле Код выводится числовой код аналитики. В поле КАУ отображается название аналитики для текущей записи. Если аналитики ко второй оси не привязывались, то на вкладке Ось 2 отображается запись Период планирования бюджета, указывающая на то, что ко второй оси будет привязан период планирования бюджета.
На вкладке Аналитика типовой формы отображается список аналитик, связанных с текущей типовой формой. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее порядковый номер, наименование и код.
Вкладка Слои типовой формы отображает наименование слоя аналитик для данной типовой формы. Эта информация создается системой автоматически, без участия пользователя.
Среди команд контекстного меню данного окна следует отметить команду Настройка распределения агрегатов. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.25.
Следует отметить, что команда Настройка распределения агрегатов доступна только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да. Кроме этого, работа в окне Настройка распределения агрегатов (см. рис. 3.25) возможна только в случае, когда параметру настройки Доступ к настройке редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.
В данном окне с помощью группы флажков Разрешено редактировать осуществляется контроль редактирования агрегатов. Возможные значения – Агрегаты по статьям(С), Агрегаты по периодам(П) либо Агрегаты по аналитике(А) (допускается выбор нескольких значений). При выборе последнего значения открывается переключатель, с помощью которого можно определить, редактировать агрегаты по аналитике ТФ либо листы по аналитике ТФ (в данном случае ТФ – это типовая форма) – для этого достаточно установить переключатель в соответствующее положение.
Система предусматривает два типа редактирования агрегатов – автоматически (при этом открывается переключатель Режим редактирования, который позволяет проводить процесс с напоминанием либо без напоминания), и вручную. Выбор осуществляется с помощью переключателя Тип редактирования. Автоматическое редактирование может осуществляться по одному из двух вариантов, выбор которых осуществляется из раскрывающегося списка: А – на прочие, П – равномерно либо А,П – Новое/Старое (А – имеется в виду аналитика, П – периоды). При ручном редактировании также имеется два варианта: Правка либо Разноска.
С помощью кнопки Сохранить осуществляется сохранение произведенной настройки.
Для перехода в режим создания и настройки новой типовой формы бюджета, следует в окне списка типовых форм (см. рис. 3.24) нажать клавишу F7. Для редактирования текущей типовой формы нужно воспользоваться клавишей F4. Создание новой и редактирование текущей типовой формы осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 3.26.
Данное окно предназначено для формирования и редактирования типовой формы бюджета. Типовая форма бюджета строится на двух осях. Первая из этих осей отображает статьи бюджета и аналитики, а вторая – периоды планирования или аналитики. На рисунке видно, что данное окно состоит из четырех панелей: верхняя панель, левая панель, правая панель и нижняя панель.
Верхняя панель содержит общие параметры редактируемой типовой формы и позволяет задать ее положение в иерархии типовых форм. Она состоит из четырех вкладок: Типовая форма, Редактирования агрегатов, Загрузка бюджета и Форматирование. Рассмотрим содержимое каждой из них.
Вкладка Типовая форма (ее содержимое показано на рис. 3.26) содержит перечисленные ниже параметры.
• Вышестоящая форма – в данном поле при необходимости можно указать вышестоящую типовую форму. Выбор осуществляется в окне справочника типовых форм (см. рис. 3.24), которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
• Код на уровне – в данном поле с клавиатуры вводят пользовательский код формы. Это код текущего элемента на данном уровне иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.
• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Значение данного поля автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.
• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой формы бюджета.
• Включена вся возможная аналитика – информационное поле, в котором устанавливается флажок, если к статьям типовой формы привязана вся имеющаяся аналитика.
• Не определены оси типовой формы!!! – данный флажок устанавливается в случае, если не настроены и не отредактированы должным образом оси типовой формы.
• Типовая форма некорректна!!! – информационное поле, в котором устанавливается флажок в ситуации некорректности типовой формы. Такая ситуация может возникнуть при изменении алгоритма статьи, группы аналитики, удалении статей, входящих в состав типовой формы, и т. п.
• Типовая форма заблокирована другим пользователем!!! – установленный флажок указывает на то, что типовая форма в данный момент занята другим пользователем (в многопользовательском режиме работы).ВНИМАНИЕ
Последние четыре параметра формируются системой автоматически при возникновении соответствующей ситуации, и пользователь их изменить не может.
На вкладке Редактирование агрегатов осуществляется настройка редактирования агрегатов статьи бюджета. Содержимое данной вкладки аналогично окну Настройка распределения агрегатов, см. рис. 3.25, описание которого приведено выше. Отметим лишь, что данная вкладка отображается только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.
Если на вкладке Загрузка бюджета установлен флажок автосинхронизация типовой формы, то автоматически запускается функция синхронизации значений аналитики типовой формы и бюджета.
Ускоренная загрузка аналитик – установка данного флажка позволяет значительно ускорить обработку бюджетов по типовым формам, имеющим большое количество аналитик. Эта настройка действует как при загрузке бюджета на редактирование, так и при выполнении Операции→Пересчет бюджетов. При установленном данном флажке, в режиме загрузки на редактирование бюджета по данной типовой форме либо в режиме его пересчета берется не все множество значений аналитики, учитываемое в данном модуле, а лишь те значения, которые используются в данном конкретном бюджете.
На вкладке Форматирование реализована возможность задания количества знаков после запятой для данной типовой формы. Требуемое значение вводится в поле Количество десятичных знаков после запятой либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.
В левой панели осуществляется настройка параметров первой оси типовой формы, а также определяются статьи бюджета, которые отображаются на этой оси.
В поле Ось 1 определяется расположение статей бюджета. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения статьи бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а периоды планирования (аналитики) – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для второй оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Флажок Статьи устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны статьи. Флажок Аналитика также устанавливается автоматически, если была построена аналитика для указанных статей.
Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды статей бюджета, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора указанных статей бюджета осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели.
Правая панель позволяет привязать аналитики ко второй оси типовой формы бюджета. По умолчанию к ней привязаны периоды планирования.
В поле Ось 2 определяется расположение периодов планирования либо аналитик. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения периоды планирования либо аналитики бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а статьи бюджета – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для первой оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Переключатель Периоды устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Переключатель Аналитика также устанавливается автоматически, если к данной оси была привязана аналитика.
Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды аналитик, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора аналитик осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели. Если ко второй оси привязан период планирования, то колонки Наименование и Код отсутствуют, а вместо них отображается текст Период планирования бюджета (см. рис. 3.26).
Нижняя панель содержит кнопки, предназначенные для редактирования данных, привязанных к осям типовой формы, а также пересчета параметров типовой формы.
С помощью кнопки Редактирование осей осуществляется переход в режим настройки общих параметров осей, а также привязки статей бюджета и аналитики к осям. Описание данного режима приводится ниже.