Бюджетирование на компьютере

Порядок действий на данной вкладке выглядит следующим образом. В поле Аналитика представлен перечень аналитик из группы, привязанной к статье бюджета. Если текущая финансовая операция была создана в автоматическом режиме на основании документа, то в поле Значение в документе выводится значение аналитики, заданное в документе или в типовой финансовой операции для этого документа. При необходимости значение данного поля можно изменить, выбрав его по F3 из каталога значений аналитики. Что касается параметра Значение в бюджете, то здесь содержится значение аналитики для бюджетной статьи. Сумма по данной финансовой операции будет отнесена на отображаемое в этом поле значение статьи по аналитике. При формировании финансовой операции на основании документа в данном поле отображается значение аналитики, заданное в документе или в типовой финансовой операции для этого документа. Если в документе или типовой финансовой операции для этого документа значение аналитики не задано, то будет использовано значение Прочие аналитики. Значение данного поля можно изменить, выбрав его из списка значений аналитик, собранного по типовым формам, содержащим данную статью. Изменение значений аналитики по статье выполняется в окне, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.

Порядок расчета бюджетных показателей

Ранее уже неоднократно говорилось о том, что в программе «Галактика» значения бюджетных показателей могут генерироваться на основании финансовых операций, внесенных в соответствующие книги. В свою очередь, финансовые операции попадают в книги с помощью типовых финансовых операций, привязываемых к сохраненным в базе данных документам. В конечном итоге все это позволяет значительно упростить, ускорить и автоматизировать процесс бюджетирования.

Чтобы рассчитать бюджетные показатели на основании финансовых операций, выполните команду Операции→Загрузка финансовых операций.

ПРИМЕЧАНИЕ

Стоит отметить, что в режиме расчета бюджетных показателей вы можете создавать новые бюджеты либо корректировать показатели сформированных ранее бюджетов – это определяется настройкой соответствующих параметров. При этом программа принимает во внимание значение поля Количество окна финансовых операций, и в случае, если единицы измерения статьи и финансовой операции одинаковы, то результаты расчета отражаются в бюджете; в противном случае нужно изменить единицу измерения либо статьи бюджета, либо финансовой операции.

В результате выполнения команды Операции→Загрузка финансовых операций отображается интерфейс, который показан на рис. 3.60.

Рис. 3.60. Настройка расчета бюджетных показателей на основании финансовых операций

Первое, что нужно сделать в данном окне – это в соответствующих полях указать период планирования и ЦФО для создаваемого бюджета. Эти параметры заполняются стандартным способом – через клавишу F3 и последующий выбор значения в отобразившемся окне каталога.

ВНИМАНИЕ

Учтите, что расчет бюджетных показателей будет возможен лишь в том случае, когда в книгах финансовых операций будут присутствовать финансовые операции для выбранного ЦФО, даты которых попадают в указанный период планирования. Иначе говоря, если вы формируете бюджет для ЦФО «Торговый мир» на 2 квартал 2011 года, то в книге финансовых операций должны присутствовать операции по ЦФО «Торговый мир», даты которых попадают в интервал с 1 апреля по 30 июня 2011 года. Одной из распространенных ошибок пользователей является то, что они зачастую забывают о существовании данного правила.

Если вы намерены рассчитать показатели бюджета на основании книги плановых операций, установите переключатель в положение План, а для формирования бюджета по фактическим данным – в положение Факт.

План, Факт – положение данного переключателя определяет, какие показатели бюджета будут рассчитаны: плановые или фактические. Если этот переключатель установлен в положение План, то используются записи книги плановых финансовых операций, а при установленном значении Факт – книги фактических финансовых операций. Если установлен флажок Бух. Учет, то будут задействованы финансовые операции из книги «по данным бухучета».

В модуле «Управление бюджетом» реализована возможность расчета бюджетных показателей на основании прогнозного курса текущей валюты для данного варианта бюджета. Для этого нужно установить флажок прогнозный курс – в результате под этим параметром откроется поле, где нужно выбрать вариант бюджета, прогнозный курс которого следует использовать. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите Enter.Возможности программы предусматривают разные способы расчета бюджетных показателей. Подходящий вариант выбирается из раскрывающегося списка, который находится в левой части окна в области Параметры обработки.

ПРИМЕЧАНИЕ

Не стоит забывать, что поле с раскрывающимся списком доступно для редактирования лишь тогда, когда в поле Центр ответственности выбрано значение, имеющее подчиненные уровни.

Если в раскрывающемся списке выбрано значение Собрать все по подчиненным ЦО, то бюджетные показатели рассчитываются лишь для выбранного ЦФО путем агрегирования данных по подчиненным ЦФО. При выборе значения Для каждого ЦО – свой бюджет программа выполняет отдельный расчет бюджетных показателей по каждому подчиненному ЦФО. Если же выбран способ Собрать только по заданному ЦО, то бюджетные показатели будут рассчитаны лишь по указанному ЦФО.

Параметр Очистить статьи по фильтру по умолчанию заблокирован, и становится доступным для редактирования лишь тогда, когда в расположенном ниже поле Фильтр установлен фильтр по статьям бюджета, причем в режиме настройки этого фильтра в колонке Отношение выбрано значение =. Смысл данного параметра заключается в применении фильтра к бюджетным статьям (то есть вы можете отобрать данные по определенным условиям). Для перехода в режим выбора и настройки фильтра нажмите в поле Фильтр клавишу F3 или кнопку выбора.

Если вам нужно, чтобы значения бюджетных показателей, рассчитываемые на основании финансовых операций, заменили уже имеющиеся к данному времени значения, установите флажок Замещать прежние значения. Если же данный параметр отключен, то новые рассчитываемые показатели будут приплюсованы к уже имеющимся.

При установленном флажке Редактировать список копий после нажатия кнопки Запуск отобразится интерфейс Загрузить операции в бюджеты. Этот интерфейс содержит перечень бюджетов, в которые будут поступать данные из финансовых операций. В случае необходимости имеется возможность изменить вариант, стадию и копию для любой записи.

В поле Стадия с клавиатуры вводится номер стадии, соответствующий маске бюджетного процесса, если она задана.Запуск процесса формирования показателей бюджета осуществляется нажатием кнопки Запуск. Кнопка Выход предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета. Чтобы просмотреть результат расчета, войдите в режим работы с бюджетами (Документы→Бюджеты) и сформируйте новый бюджет (или несколько бюджетов) – о том, как это делать, мы говорили выше.

Настройка и формирование отчетности по финансовым операциям

В программе «Галактика» реализована возможность настройки и формирования отчетности по финансовым операциям, используемым в качестве основы для расчета бюджетных показателей. Эти отчеты представляют собой сформированные в соответствии с заданными критериями реестры финансовых операций, содержащие все основные сведения об операциях (сумма, данные количественного учета, содержание документа).

Переход в режим работы с этими отчетами осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Реестры финансовых операций. При ее активизации отображается интерфейс, который представлен на рис. 3.61.

Рис. 3.61. Перечень настроек отчета

Каждый отчет формируется в соответствии с заданными настройками, причем все созданные настройки сохраняются в базе данных, что позволяет неоднократно использовать любую из них. В окне, изображенном на рис. 3.61, хранится список сформированных ранее настроек, и чтобы получить отчет на основании какой-либо из них, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать Enter (или просто дважды щелкнуть мышью на требуемой настройке). Непосредственно к отчетам мы вернемся позже, а пока рассмотрим порядок работы с настройками.

В списке настроек (см. рис. 3.61) для каждой из них показывается наименование и дата формирования. Крайняя правая колонка содержит символ V для той настройки, которая была задействована при последнем формировании отчета.

В окне списка настроек отчета вызывается контекстное меню, команды которого предоставляют доступ к некоторым функциям программы. В частности, с помощью команды Просмотр последнего отчета вы можете быстро вызвать отчет, который был сформирован последним (также для этого можно воспользоваться нажатием Ctrl+Enter). Команда Сохранение настройки, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F2, позволяет сохранить настройку, на которой в списке установлен курсор, в буфер обмена для последующего использования – например, на ее основании можно создать новую настройку. Вставка из буфера обмена скопированной туда настройки осуществляется с помощью команды Копирование настройки или нажатием Ctrl+F3.

Чтобы создать новую настройку отчета по финансовым операциям (кстати, количество настроек не ограничено и определяется только потребностями пользователя), нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее настройки, нажмите F4. Ввод, просмотр и редактирование настроек осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.62.

Рис. 3.62. Настройка параметров отчета

Как видно на рисунке, окно настройки параметров отчета имеет ярко выраженную двухпанельную структуру. Все основные параметры отчета указываются в верхней панели, а нижняя панель предназначена для указания порядка группировки данных в отчете. Единственным параметром, который в данном окне обязателен для заполнения, является поле Наименование отчета, в котором следует сформулировать название создаваемой настройки.

СОВЕТ

Желательно, чтобы это название было не обезличенным, а несло смысловую нагрузку (попросту говоря, не Настройка 1 или Настройка 2, а Отчет по плановым операциям, Реестр фактических операций, и т. п.) – благодаря этому вы сможете оперативно находить интересующие вас настройки в общем списке настроек (см. рис. 3.62).

Далее следует указать, из какой книги будут отбираться финансовые операции в отчет. Требуемый вариант указывается с помощью переключателя Тип отчета, доступны перечисленные ниже значения:

• План – книга плановых финансовых операций (этот вариант предлагается использовать по умолчанию);

• Факт – книга фактических финансовых операций;

• Бух. учет – книга операций «по данным бух. учета».

Положение переключателя Аналитика определяет источник для отбора значений аналитики в отчет – аналитика операции или аналитика статьи.Возможности программы предусматривают выбор валюты для формирования отчета. Например, вы можете получить отчет в рублях, долларах, евро или любой другой валюте, зарегистрированной ранее в соответствующем справочнике. Для этого установите флажок Валюта, и в расположенном ниже поле (оно появляется лишь после включения данного параметра) через F3 выберите интересующую вас валюту.

ПРИМЕЧАНИЕ

В этом случае данные отчета будут формироваться в выбранной валюте, курс которой берется на дату начала или конца периода планирования, указанного в текущей финансовой операции.При настройке параметров отчета предусмотрена возможность выбора варианта бюджета, для которого программа будет брать прогнозный курс. Для этого нужно установить флажок Прогноз, и в расположенном ниже поле Сценарий (оно появляется лишь после включения данного параметра) указать требуемый вариант.

ПРИМЕЧАНИЕ

Стоит отметить, что прогнозные курсы задаются в справочнике валют. Если прогнозный курс для данного варианта не указан, то используется прогнозный курс по умолчанию, если и он отсутствует, то применяется курс на текущую дату. Если установить только флажок Прогноз, то данные в отчете выводятся в национальной денежной единице, однако валютные финансовые операции переводятся в национальную денежную единицу по прогнозному курсу для заданного варианта бюджета.

В программе предусмотрен механизм применения фильтра на включаемые в отчет данные. Это многократно повышает гибкость настройки отчета и позволяет учесть практически любые нюансы. Чтобы настроить фильтр, нажмите в поле Фильтр на операции клавишу F3, и в открывшемся окне укажите требуемый фильтр (если подходящего фильтра в списке нет, вы можете настроить его через F7).

Как уже отмечалось выше, в нижней панели окна настраивается группировка данных в отчете. Чтобы добавить новую группировку, перейдите в нижнюю панель и нажмите клавишу F7.

В соответствии со значением поля № определяется порядок группирования данных в отчете. Группировка под номером 1 выполняется первой, затем – группировка под номером 2, и т. д.

Поле Тип предназначено для выбора типа группировки, возможные варианты – КАУ – аналитика операции, ЦО – центр финансовой ответственности, ПП – период планирования, СБ – статья бюджета, ТД – тип документа, Дата – дата операции, Валюта – валюта операции. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка.

В поле Наименование автоматически отображается наименование выбранной группировки. Это поле заполняется одновременно с выбором значения в поле Тип.

В поле Сортировка по из раскрывающегося списка, открываемого по кнопке выбора, осуществляется выбор требуемого порядка сортировки данных в отчете. Возможные варианты – коду либо наименованию (по умолчанию предлагается сортировка по наименованию).

В поле ИС указывается признак учета внутренней иерархии выбранной группировки. При установленном значении Да (требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке; возможные варианты – Да либо Нет) выбранная группировка разворачивается по внутренней иерархии (при наличии внутренней иерархии).

Напомним, что для формирования отчета нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей настройке. Пример реестра финансовых операций показан на рис. 3.63.

Рис. 3.63. Реестр финансовых операций

Вверху данного окна представлена группировка финансовых операций в виде иерархического списка. Для каждой операции указан номер связанного с ней первичного или иного документа и дата формирования операции. В отдельных полях указывается валюта операции и сумма операции. При этом для иерархических папок отображается итог по всем суммам, которые входят в папку.

СОВЕТ

В случае надобности вы можете просмотреть или отредактировать параметры любой операции – переход в соответствующий режим осуществляется с помощью F4.

Что касается нижней части окна, то здесь содержатся детализированные сведения для позиции, на которой установлен курсор в верхней панели окна отчета.

Кратко рассмотрим команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши в окне отчета.

Иерархия→Раскрыть текущий узел – при выполнении данной команды открывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор. При этом отображаются подчиненные элементы всех уровней иерархии для этой папки.

Иерархия→Закрыть текущий узел – при выполнении данной команды закрывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор, и, одновременно, подчиненные элементы всех уровней иерархии для данной папки.

Иерархия→Закрыть все узлы иерархии – при выполнении данной команды закрывается папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор, и, кроме того, все остальные папки иерархической структуры, за исключением ветви, на которой находится текущая папка. Данная команда активизируется также при нажатии комбинации клавиш Ctrl+U. Эту команду удобно применять при работе с разветвленными иерархическими структурами, когда необходимо видеть только ветвь, содержащую текущую папку.Графический отчет→По уровню – данная команда предназначена для формирования графического отчета для всех папок того уровня группировки, к которой принадлежит папка, на которой в данный момент установлен курсор. В отчет включаются также подчиненные элементы для папок текущего уровня. Предусмотрен вывод круговой, столбиковой и других видов диаграмм.