Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Глава 5. Автоматизация бюджетных процессов в программе «1С Финансовое планирование»
Среди всего многообразия программных продуктов экономического и бухгалтерского назначения, представленных сегодня на отечественном рынке, система «1С» является одним из уверенных лидеров. Благодаря таким качествам, как функциональная эластичность, адаптированность к требованиям отечественного законодательства, простота в использовании, возможность гибкой настройки с учетом особенностей конкретного предприятия она завоевывает все больше и больше пользователей. Не секрет, что на рынке труда среди экономистов, работников финансовых служб, бухгалтеров и менеджеров наиболее востребованными являются специалисты, свободно владеющие навыками работы с программой «1С», поэтому знакомство с ней является одним из важных условий успешной профессиональной деятельности.
Основными составляющими программы 1С являются ее технологическая платформа и конфигурация. Платформа представляет собой фундаментальную разработку, как правило, не зависящую от особенностей законодательства, учетной
Этой прикладной частью и является используемая конфигурация. Разработчики системы предлагают несколько разных конфигураций, направленных на автоматизацию различных участков учета и управления. Примеры типовых конфигураций – «Бухгалтерия», «Производство», «Торговля и склад», «Зарплата и кадры», «Финансовое планирование» (которая рассматривается в данной книге), и др. На одной и той же платформе можно использовать любую конфигурацию программы.
Для решения задач бюджетирования и финансового планирования в программе 1С реализована конфигурация «Финансовое планирование», описанию которой и посвящена данная глава.
Запуск программы, выбор информационной базы и режима работы
После того как программа установлена, в меню Пуск будет создана ее программная группа. Для запуска программы предназначена команда 1С Предприятие. Рекомендуется для удобства работы вывести ярлык запуска на рабочий стол, используя для этого штатные средства операционной системы.
После запуска программы на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Запуск программы
В данном окне осуществляется выбор требуемого режима работы, а также информационной базы. Программа 1С может функционировать в режимах 1С: Предприятие и Конфигуратор, выбор требуемого режима осуществляется из раскрывающегося списка в поле В режиме. Подробнее об основных режимах работы 1С речь пойдет ниже.
В центральной части окна запуска программы представлен список информационных баз. При первом запуске программы в данном списке может присутствовать информационная база с демонстрационной конфигурацией; эта база входит в комплект поставки и предназначена для предварительного знакомства с системой. Выбор информационной базы осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Вы можете добавлять в список новые либо редактировать и удалять имеющиеся информационные базы – для этого преднзаначены соответствующие кнопки, расположенные в правой части окна.
В нижней части окна отображается путь к каталогу информационной базы, на которой установлен курсор.
Порядок действий при запуске программы выглядит следующим образом: вначале нужно в окне запуска выбрать щелчком мыши информационную базу, после чего из раскрывающегося списка выбрать режим работы и нажать кнопку ОК.
Программа 1С имеет два основных режима работы: 1С Предприятие и Конфигуратор. Режим 1С Предприятие – это режим эксплуатации программы в соответствии с ее предназначением, а основные действия по настройке системы выполняются в режиме работы Конфигуратор. В Конфигураторе формируются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор системы, поскольку это требует специфических знаний.
В этой книге мы не будем рассматривать вопросы конфигурирования программы – для описания этой темы нужна отдельная книга. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор системы – это может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям.
Однако наиболее простые и доступные параметры настройки вынесены в режим работы 1С Предприятие. Эти параметры пользователь может редактировать самостоятельно (однако при этом рекомендуется ставить в известность системного администратора).Главное окно и основные инструменты типового решения
После загрузки программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс, который показан на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Главное окно программы
В верхней части окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций программы. Главное меню является основным рабочим инструментом.
Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой используются для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши – это позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.
Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню – еще один важнейший инструмент программы. Содержимое контекстного меню (попросту говоря – перечень входящих в его состав команд) может зависеть от текущего режима работы: например, в окне списка это меню содержит одни команды, в окне редактирования – другие, и т. д.
Вдоль нижней границы интерфейса располагается строка состояния – элемент, который функциональной нагрузки не несет,
а выполняет лишь информативные функции. В частности, здесь отображаются подсказки при наведении указателя мыши на пункты главного меню, и т. п.Далее, по мере работы с программой, мы подробнее познакомимся с ее наиболее востребованными инструментами.Ввод исходных данных, необходимых для составления бюджетов
Полноценное использование конфигурации в соответствии с ее предназначением возможно только после ввода основных исходных данных. Для этого в программе семейства 1С предусмотрены справочник и каталоги, в которых хранятся сведения о бюджетах, вариантах бюджетов, финансовых показателях и т. д. Отметим, что пополнять и редактировать содержимое справочников можно и в процессе эксплуатации программы, но необходимый минимум сведений все же рекомендуется ввести заранее, чтобы не отвлекаться на это впоследствии.
Заполнение каталога финансовых показателей
В программе «1С Финансовое планирование» финансовым показателем называется величина, которая планируется в процессе бюджетирования. В состав любого бюджета входит определенное количество финансовых показателей, которые при формировании бюджета выбираются из соответствующего каталога. Следовательно, чтобы включить в состав бюджета тот или иной показатель, его предварительно следует зарегистрировать в каталоге.
Доступ к каталогу бюджетных показателей осуществляется с помощью команды главного меню Справочники→Финансовые показатели – при ее активизации отображается окно, которое показано на рис. 4.3.
Рис. 4.3. Каталог финансовых показателей
Структура каталога оформлена в виде дерева: слева находится список папок каталога (все финансовые показатели в зависимости от назначения и функциональности группируются в тематические папки), справа отображается содержимое текущей папки.
СОВЕТ
При заполнении справочника финансовых показателей рекомендуется вначале сформировать иерархическую структуру папок, после чего приступать к заполнению папок показателями.
Верхним уровнем иерархии, который уже имеется в каталоге по умолчанию, является папка Финансовые показатели. В ее состав следует включить две папки нижестоящего уровня Активы и Пассивы.ВНИМАНИЕ
Специфика использования программы «1С Финансовое планирование» такова, что эти папки необходимы в любом случае, независимо от вида деятельности, форм собственности и прочих специфических особенностей предприятия.
Остальные папки располагаются в подчинении папок Активы и Пассивы, и здесь их перечень может зависеть от особенностей конкретного субъекта хозяйствования. Как показывает практика, для большинства компаний папка Активы будет включать в себя подчиненные папки Внеоборотные активы и Оборотные активы, а папка Пассивы – подчиненные папки Долгосрочная задолженность, Краткосрочная задолженность и Собственные средства.
Для добавления в справочник новой папки предназначена команда Действия→Новая группа, вызываемая также с помощью комбинации клавиш Ctrl+F9. Также можно воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов. В результате выполнения любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.4.
Порядок работы в данном окне несложен. В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой идентификатор папки, который в случае надобности вы можете изменить вручную. В поле Наименование вводится название папки, под которым она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.
ВНИМАНИЕ
Параметры Код и Наименование в любом случае являются обязательными для заполнения.
Что касается параметра Описание, то он заполняется по желанию пользователя. Здесь в случае надобности можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке.
Завершается процесс создания новой папки нажатием в окне редактирования кнопок Записать либо ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения выполненных изменений; следует отметить, что при нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на сохранение изменений.ПРИМЕЧАНИЕ
Новая папка будет расположена в подчинении той папки, на которой был установлен курсор в момент активизации команды Действия→Новая группа. Это правило действует не только в данном справочнике, но и в других аналогичных интерфейсах системы.
После построения структуры папок можно приступать к заполнению папок финансовыми показателями. Чтобы зарегистрировать в каталоге новый финансовый показатель, следует переместить курсор в правую часть окна и выполнить команду главного меню Действия→Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированного ранее финансового показателя, дважды щелкните на нем мышью или используйте команду Действия→Изменить, вызываемую также нажатием комбинации клавиш Shift+Enter. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно редактирования финансового показателя, изображенное на рис. 4.5.