Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

Пятое: важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью, смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные электронные таблицы, в которых каждый сотрудник заполняет соответствующие данные. Другие пользуются возможностями бухгалтерских программ, третьи – программами для создания и работы с базами данных, четвертые – системами CRM. А есть компании, которые предпочитают работать с данными исключительно на бумажных носителях, оформляя на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.

Практическое задание № 7 Подумайте и запишите, как можно исходя из специфики вашего бизнеса и размеров компании наладить процесс обмена необходимой информацией по «дебиторке» и долгам между сотрудниками.

Шестое: определите, как будет документально закреплена созданная система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами. Какими документами будут руководствоваться сотрудники в своей работе. На крупных предприятиях, безусловно, необходимо написать и утвердить соответствующие приказы, процедуры и регламенты и ознакомить с ними весь персонал, участвующий в работе с «дебиторкой». Что касается небольших компаний с численностью 5–7 человек, то можно обойтись минимальным количеством документов, ознакомить с ними персонал и убедиться, что сотрудники поняли и приняли к исполнению соответствующие стандарты работы с дебиторской задолженностью и долгами. В случае неправомерных действий сотрудников, которые повлекли за собой причинение имущественного ущерба компании, наличие документа с подписью сотрудника об ознакомлении с «правилами игры» по предоставлению клиенту отсрочки платежа и взыскании долга в случае просрочки платежа клиентом будет правовым основанием для предъявления претензий к сотруднику и применением мер дисциплинарного взыскания.

Практическое задание № 8 Определите и затем запишите, какими документами будут закреплены в вашей организации правила работы с клиентами при предоставлении им отсрочки платежа и при взыскании просроченной задолженности.

Седьмое: созданную систему управления «дебиторкой» и долгами, как и любую другую систему менеджмента, необходимо регулярно проверять, анализировать и совершенствовать. При этом важно, чтобы по итогам внесенных в систему изменений происходило повышение результативности и эффективности [14] ее работы. Именно эти два показателя имеют значение для бизнеса, а отнюдь не показная красота от созданных бумаг или инструментария, которым никто по факту в своей деятельности не пользуется.

Так, например, включение в число обязательных интернет-ресурсов какого-либо нового сайта, на котором можно многое узнать о потенциальном контрагенте, приведет к улучшению результатов проверки контрагента перед заключением сделки и будет полезно для компании. А вот, скажем, разработка и выпуск красиво оформленного корпоративного кодекса по работе с клиентами-должниками, могут обернуться «выброшенными на ветер деньгами», если данный документ не будет использоваться персоналом в работе.В дополнение к текстовому описанию системы работы с дебиторской задолженностью и работы с долгами предлагаю ознакомиться с небольшой, но наглядной интеллект-картой, [15] разработанной мной по данной теме (рис. 1.2). Интеллект-карта приведена в конце данной главы после практического задания и комментариев руководителей и специалистов нескольких компаний.

Практическое задание № 9 Определите, а затем запишите, как часто вы будете собирать сведения по работе с «дебиторкой» и долгами (один раз в неделю, один раз в две недели, один раз в месяц, один раз в квартал и т. п.); какую именно информацию вы будете брать для анализа (например, общий размер дебиторской задолженности, соотношение нормальной и неоправданной «дебиторки», размеры сомнительной и безнадежной задолженности и причины ее возникновения и т. п.); какую информацию вы будете принимать по итогам анализа для решения о необходимости (или отсутствии таковой) изменения созданной системы для повышения ее эффективности.

Нурматова Екатерина, заместитель директора компании «Гарант-Викомэс». Начав читать, сразу понимаешь – а ведь это про нас! В стремлении увеличить клиентскую базу и расширить рынки сбыта товаров и услуг многие предприятия вынуждены сознательно идти на сделки, результатом которых становится дебиторская задолженность. В практике, когда целью нашего взаимодействия с покупателем являются его повторные покупки у нас, мы регулярно сталкиваемся с проблемой: оказывать ли услуги и дальше, если у клиента уже образовалась дебиторская задолженность? Каков размер лимита доверия по срокам и суммам, который мы можем предоставить данному конкретному клиенту, учитывая, что на рынке есть конкуренты? В своей деятельности мы регулярно сталкиваемся со следующим аргументом клиентов: «Мы заплатим вам позже, подождите…» Верить или нет? И если верить, то насколько? И какому количеству клиентов мы можем таким образом пойти навстречу, чтобы их сохранить? Особенно острой эта проблема становится в условиях, когда клиентская база большая и руководитель уже физически не может отслеживать каждого должника и держать руку на пульсе. А значит, встает вопрос о назначении ответственных лиц и о разработке системы, которая помогла бы этот процесс контролировать.

Скрипник Олег, внутренний аудитор интегрированной системы менеджмента, инженер по маркетингу ООО «Волгоградсервис». Поскольку каждая компания индивидуальна, то и создаваемая система управления дебиторской задолженностью должна быть разработана с учетом общих принципов, но под задачи и особенности конкретной компании. Помнить об особенностях и возможностях компании важно не только на этапе создания системы управления, но и в процессе ее анализа и совершенствования. Любое улучшение должно внедряться не для «галочки», а для того чтобы компания получала от этого действительную пользу.

Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». Создав и внедрив систему управления дебиторской задолженностью, важно очень тщательно контролировать действия сотрудников компании, исполняющих все разработанные регламенты и процедуры. При этом особое внимание должно уделяться тем сотрудникам, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами. Так, мне в своей профессиональной практике доводилось сталкиваться с тем, что кредитные комитеты, создаваемые в компании для оценки клиентов, вводятся в заблуждение торговыми представителями, которые предоставляют (иногда по собственной инициативе, а иногда по договоренности с клиентом) «подправленную» отчетность, чтобы согласовать сделку и обеспечить себе выполнение плана продаж. Порой встречаются случаи откровенного мошенничества. Например, торговые представители порой отгружают товар без документов. То есть приезжает покупатель, забирает товар, делая при этом себе «левые» документы на провоз. В документах указывается, что покупатель везет свой же товар, но между удаленными складами. Для решения вопросов с ГИБДД в случае остановки и проверки транспорта в процессе перевозки этого было достаточно. В подобной ситуации у компании официально не возникало дебиторской задолженности, но и товара при этом у нее тоже не было.

Назимова Марина Валерьевна, генеральный директор ООО «Стафгайд». Очень важно, чтобы сотрудники решали задачи в рамках своей компетенции, прописанной в должностной инструкции, тогда в вопросах «дебиторки» будет больше порядка. Менеджеры отдела продаж предоставляют небольшие скидки за покупку товара определенного объема (или услуги) в пределах своей компетенции. Данные скидки можно включить в стандартный прайс-лист компании, размещаемый на корпоративном сайте, в печатных СМИ, других источниках информации. Решение о предоставлении заказчику более крупных скидок требует пристального внимания со стороны коммерческого директора и финансового отдела, без визы руководителя в этой ситуации не обойтись. Учет отгружаемой продукции желательно вести с помощью программы (например, 1C), в которую «вбит» набор стандартных скидок (программист может ограничить доступ к изменениям скидок). При выставлении счета бухгалтер также осуществляет дополнительный контроль отдела продаж, согласно правилам предоставления бонусов в компании. Крупные скидки «вбиваются » вручную только бухгалтером на основании письменного распоряжения коммерческого директора (или генерального) либо его визы. На самом деле контроль руководителя важен как по «дебиторке», так и в целом: полезны периодические проверки финансовой отчетности компании, например независимый аудит, либо консультация консалтинговой компании (взгляд со стороны независимого эксперта).

Рис. 1.2. Управление дебиторской задолженностью и работа с долгами (интеллект-карта)

2. Проверка контрагента

Что нужно знать

Представьте, что к вам подошел человек (сосед, друг, коллега, партнер по бизнесу, незнакомый) и попросил дать взаймы ему некоторую сумму на месяц. Согласитесь ли вы одолжить ему свои кровные? Почти уверен – вы ответите, что все зависит от того, что это за человек и какова запрошенная им сумма. Все верно, именно так и поступает большинство людей. Но самое замечательное состоит в том, что буквально за несколько секунд сознательно или интуитивно происходит обработка целого комплекса вопросов, среди которых:

• знаете вы человека или нет; если да, то как давно;

• с какой стороны (плохой или хорошей) вы знаете просящего;

• как вы относитесь к нему как к человеку;

• насколько он важен для вас;

• кто он с точки зрения социальной иерархии (наемный работник, бизнесмен, студент, человек без определенного рода занятий и т. п.);

• каковы доходы и финансовое положение просящего;

• почему он нуждается в заемных деньгах;

• насколько значительна для вас названная им сумма;

• насколько значительна названная сумма для просящего;

• на какой срок человек просит деньги;

• сумеет ли просящий отдать сумму вовремя;

• должен ли он кому-то еще;

• готовы ли вы расстаться с деньгами, если заемщик не сможет их вернуть;

• можно ли ему одолжить деньги без процентов или стоит немного «навариться»?

По результатам экспресс-диагностики вы даете свой ответ.

Если человек хороший, порядочный, да и сумма некритична для вас, то, скорее всего, вы ему поможете и дадите деньги в долг. Если же человек хороший, да вот суммы у вас необходимой нет, то откажете. Также вы наверняка откажете в просьбе, если человек имеет сомнительную репутацию или вообще вам не знаком.

В общем, логика действий в описанной ситуации понятна практически любому человеку вне зависимости от уровня образования, величины и регулярности доходов. И казалось бы, чего проще – решать вопрос о предоставлении отсрочки платежа клиентам в бизнесе по такой же схеме. Однако то, что легко и понятно в отношении личных денег, не всегда так же очевидно на уровне бизнеса, хотя принципы для обеих ситуаций сходные.

Если клиент имеет сомнительную репутацию либо о нем вообще нет никакой информации, то вряд ли будет разумным его кредитовать, предоставляя отсрочку платежа. В то же время если нам известно о клиенте достаточно много, о его репутации, финансовом положении, состоянии текущих дел и т. п. и вся информация (или большая ее часть) имеет позитивный характер, то кредитовать клиента стоит, определив при этом разумные условия работы.

В любом случае для того, чтобы принять разумное решение относительно предоставления отсрочки платежа клиенту, нам нужно знать о нем как можно больше.

Что интересно кредитору? То же самое, что и обычному человеку при решении вопроса, дать в долг деньги или нет обратившемуся к нему с соответствующей просьбой соседу (коллеге, другу, партнеру по бизнесу и т. п.)

Несколько перефразировав и адаптировав указанные выше вопросы, мы получим следующие:

• знаком вам клиент или нет, а также его собственники и руководство, если знаком то, как давно;

• с какой стороны (плохой или хорошей) вы знаете клиента (в том числе по отзывам его клиентов, партнеров, конкурентов, работников и т. п.);

• как осуществляется управление у клиента (спонтанно, системно и т. п.);

• имеет ли право человек, ведущий переговоры от имени клиента, заключить сделку (подписать договор);

• каково ваше отношение к клиенту;

• насколько он важен для вас;

• какова организационно-правовая форма, дата создания и статус клиента (действует, реорганизуется, ликвидируется и т. п.);

• каковы доходы и финансовое положение клиента;

• почему он нуждается в отсрочке платежа;

• насколько значительна для вашего бизнеса запрошенная им сумма поставки (стоимость работ, услуг) на условиях отсрочки платежа;

• насколько значительна названная сумма для бизнеса клиента;

• на какой срок клиент просит предоставить ему отсрочку платежа;

• сумеет ли клиент отдать долг вовремя;

• какие есть еще кредиторы у клиента;

• какие активы есть у клиента, если придется обращать взыскание на его имущество;

• готов ли ваш бизнес и вы лично расстаться с деньгами, если клиент не сможет их вернуть;• сколько можно заработать на сделке с отсрочкой платежа?