Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
2) заголовок – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка;
3) текст – отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается 13 кеглем через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте справки, как правило, кратко излагаются:
мотивы внесения проекта акта (документа) на подпись (утверждение);
обоснование
наличие разногласий;
результаты проработки и экспертизы представляемого на подпись проекта акта (документа);
4) подпись – отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи.
Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа приведен в Приложении 13 к настоящему пособию.
Рассмотрим далее вопросы, связанные с подготовкой справок о документообороте предприятия (организации, учреждения) в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве.[45]
Напомним уважаемым читателям, что необходимость в подготовке подобных справок ежемесячно возникает в процессе работы по сокращению на предприятии объемов деловой переписки. Для указанной цели применяются справки двух видов:
а) справка об объеме документооборота;
б) справка о состоянии исполнения документов.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку указанных справок несет служба ДОУ предприятия. Основу справок составляют статистические данные, отражающие количество исполненных документов, а также состояние исполнительской дисциплины как по предприятию в целом, так и по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы.[46]
Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно – их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Образцы оформления справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве приведены в Приложениях 14 и 15 к настоящему пособию.
Отдельного рассмотрения требует организация справочной работы по персоналу, предполагающая сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия (организации, учреждения) в виде различных справок. Общие вопросы ведения справочной работы по персоналу, включая выдачу справок о персональных данных, регулируются в соответствии с положениями главы 14 Трудового кодекса РФ, а также некоторых организационно-методических документов, в частности, Методических рекомендаций Мосгорархива.[47]
Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива предприятия (организации, учреждения) при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным в установленном порядке.
Поступившие от обратившихся сторон письменные заявления (заявки)
подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов.[48] Указанный выше срок может быть увеличен (но не более чем на месяц) в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:
а) получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны (по запросу предприятия, на которое она обратилась);
б) проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;
в) осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны.
Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:
а) о трудовом стаже;
б) о заработной плате;
в) об избрании на выборные должности;
г) о членстве в общественных организациях;
д) об образовании.
В отдельных случаях гражданам могут выдаваться и справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших.
Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления, например в случае, если заявитель занимал руководящую должность. Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов:[49]
а) личные карточки работников;
б) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);
в) списки персонала с анкетными данными;
г) лицевые счета работников;
д) расчетные ведомости.
В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).
В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т. п.).
Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.
Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образцы справок по персоналу, оформленные в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива,[50] приведены в Приложении 16 к настоящему пособию.
Глава 3Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003
3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003
Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта – ГОСТа Р6.30-2003.[51] В то же время следует напомнить уважаемым читателям, что, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе: