Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Уточним, что для обеспечения наибольшей достоверности результатов работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно не ограничиваться минимальным количеством служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о документе, содержащихся в карте и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б) осуществляется предварительная унификация стилистических средств выражения унифицированного текста;

в) составляется модель унифицированного текста, т. е. его предварительный вариант (версия или версии), требующий последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст – таблица, трафарет – анкета и т. п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных документов.

В дальнейшем составленная форма применяется в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных текстов трудового договора, формы приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов рассматриваются в следующем параграфе.

2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов

2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)

Положение о предприятии (организации, учреждении) – это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями) (в отдельных случаях – с их структурными подразделениями, должностными лицами).

Фактически положение о предприятии определяет правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к его компетенции, обязательные для выполнения его сотрудниками в процессе осуществления ими должностных обязанностей. Отметим, что действующие на сегодня руководящие документы по вопросам ДОУ не содержат норм и требований прямого действия, устанавливающих конкретный порядок и правила подготовки текста положения о предприятии. Вместе с тем, в сущности, аналогичные им нормы и требования изложены:

а) в Типовой инструкции по делопроизводству;[15]

б) в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.[16]

Исходя из содержания параграфа 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству, следует, что положение о предприятии должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа, как правило, постановления, об их утверждении руководителем соответствующего органа ведомственного (территориального) управления.

Текст положения о предприятии должен печататься на общем бланке предприятия и излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. При необходимости текст положения может делиться на главы, пункты и подпункты. В этом случае главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения о предприятии должен формулироваться в предложном падеже, например «Положение об акционерном обществе закрытого типа “Волховский тепловозостроительный завод”».

Структура положения о предприятии должна соответствовать указаниям Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов, но при этом учитывать специфику его организации и деятельности. Таким образом, положение о предприятии может включать ряд основных разделов.[17]

1. Общие положения.

2. Основные задачи предприятия.

3. Функции предприятия.

4. Права и обязанности предприятия.

5. Руководство предприятия.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности предприятия.

8. Реорганизация и ликвидация предприятия.

Основными реквизитами документа являются:

1) гриф утверждения;

2) наименование вида документа;

3) заголовок к тексту;

4) текст;

5) подпись.

Гриф утверждения должен включать в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее решение органа ведомственного (территориального) управления (например, постановление федерального министерства или министерства в составе правительства субъекта Федерации) с указанием его даты и номера.

Наименование вида документа должно печататься прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагаясь центрированным способом на 2–3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.

Заголовок к тексту должен печататься центрированным способом и отделяться от текста 2–3 межстрочными интервалами, при этом точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовки разделов внутри текста допускается выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается нумеровать арабскими цифрами. При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты – в пределах соответствующего пункта.