Делопроизводство. Подготовка служебных документов

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино– и фотодокументов – 5 лет;

з) видео– и фонодокументов – 3 года.

Для организации экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК).[11] Результаты работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов отражаются в описях дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (персоналу), а также в актах о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

Подчеркнем, что описи (акты) подлежат утверждению руководителем предприятия только после того, как они будут утверждены экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Непосредственно после этого:

дела (документы), подлежащие хранению в архиве предприятия, передаются на хранение в указанный архив, функционирующий, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения либо в составе службы ДОУ предприятия;

дела (документы), подлежащие хранению в ведомственном (государственном) архиве, передаются на хранение в указанный архив;

дела (документы), не подлежащие дальнейшему хранению, передаются на уничтожение посредством переработки (утилизации) на соответствующие специализированные предприятия (бумагоделательные комбинаты, обойные фабрики и т. п.).

Факт передачи документов во всех случаях удостоверяется документально (актом установленного образца). На основании актов осуществляется внесение необходимых записей в учетные документы предприятия. Организация последующего хранения документов в архиве предполагает осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих:

рациональное размещение документов;

систематический контроль за их движением и физическим состоянием;

периодическое копирование наиболее ценных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

в необходимых случаях – восстановление первоначальных свойств документов, подвергнувшихся повреждению (разрушению), а также проведение розыска в отношении недостающих (утраченных) документов.

Отметим в заключение, что организация повседневной работы архива предприятия организуется в соответствии с положением об архиве. Проект такого положения подписывается руководителем архива, согласовывается с соответствующим ведомственным (государственным) архивным учреждением, после чего утверждается руководителем предприятия. Примерный текст положения об архиве предприятия представлен в Приложении 2 к данной книге. Повседневная деятельность работников архива регламентируется должностными инструкциями.[12]

Глава 2
Унификация текстов служебных документов

2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов

Унификация текстов служебных документов до последнего времени крайне скупо освещалась в учебной литературе по проблематике делопроизводства и документационного обеспечения управления. Между тем, именно посредством унификации преодолеваются многие препятствия на пути повышения эффективности управленческой деятельности в части ее документационного (делопроизводственного) обеспечения. Начнем, как водится, с определения.

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается:[13]

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

в) максимальная универсализация представления документированной информации;

г) совершенство структуры служебных документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.

В качестве других относительно самостоятельных задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать:[14]

а) упорядочение состава служебных документов предприятия (в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).