Деловое общение. Курс лекций

а) представление рекомендующего адресату («К вам обращается…») и повод для обращения;

б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности;

в) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность, тогда о наличии резюме упоминается в рекомендательном письме;

г) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, упомянутого в рекомендательном письме;

д) в конце письма – подходящая к ситуации «формула», в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

Необходимо помнить, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;

• безупречное правописание;

• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;

• страницы нумеруются, начиная со второй;

• письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.

Обмен деловой информацией по факсу

Существуют определенные правила для отправления названных выше деловых писем по факсу.

Если письмо оправляется по факсу, то его первая страница такова:

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

И последнее: в современной деловой переписке на все письма принято обязательно давать ответ, даже если это ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая: – «затрудняюсь с ответом»). Сроки ответа, принятые в деловом мире, также должны быть выдержаны.

Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, существует и внутриорганизационная переписка, для которой используются как фирменные бланки, так и простая бумага. Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно проставляется дата;

• никаких личных инсинуаций;

• следует осторожно и ответственно относиться к информации, которая, попав за пределы организации, может ей повредить;

• разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенными ранее.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. дается определение понятия «документ»: «Документ – это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования».

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых состоит в обслуживании сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта – Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована. В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. они значительно различаются по имеющейся в них информации.

В организации существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

 организационные документы;

 распорядительные документы;

 информационно-справочные документы.

В организации существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема организации/предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Реквизиты:

1. «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем углу в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

2. «Наименование министерства» и «Наименование предприятия» указываются в полном соответствии с правовыми актами.