Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
• быстрый поиск;
• возможность автоматизации операций.
Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:
– левое – не менее 20 мм (обычно 35 мм) – для подшивки;
– верхнее – не менее 20 мм;
– правое – не менее 10 мм;
– нижнее – не менее 10 мм.
Любой документ состоит из набора элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.
Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. код формы документа;
6. наименование организации;
7. справочные данные об организации;
8. наименование вида документа;
9. дата документа;
10. регистрационный номер документа;
11. ссылка на регистрационный номер документа;
12. место составления или издания документа;
13. гриф ограничения доступа к документу;
14. адресат;
15. гриф утверждения документа;
16. резолюция;
17. заголовок к тесту;
18. отметка о контроле;
19. текст документа;
20. отметка о наличии приложения;
21. подпись;
22. гриф согласования документа;
23. визы согласования документа;
24. печать;
25. отметка о заверении копии;
26. отметка об исполнителе;
27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28. отметка о поступлении документа в организацию;
29. идентификатор электронной копии документа.
Расположение наиболее используемых реквизитов документа приведено на схемах.
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4
1. Углового бланка
2. Продольного бланка по ГОСТ Р 6.30–97
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Например:
ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:
Центральный научно-исследовательский институт информации
(ЦНИИИНФОРМ)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ».
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «КРОКУС».
7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, номер и дату лицензии и др.).
8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:
ПРИКАЗ, АКТ и т. п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.
9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год, например: 01.03.2002.
Допускается оформления даты в последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформление даты (без кавычек), например: 9 сентября 2002 г.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа, когда неизвестна точная дата подписания, может проставляться только месяц и год (день может быть проставлен ручкой при непосредственном подписании документа).
Все служебные отметки на документе, связанные с его получением, прохождением и исполнением (о поступлении, резолюции, об исполнении и т. п.), должны датироваться, за исключением реквизита «Подпись», в котором дата не проставляется.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
– дела по номенклатуре;
– структурных подразделений или направлений деятельности;