Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
В дело 1–5. Отправлен факс от 01.04.2002 № 1297
Подпись 06.04.2002
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен
28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).
Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:
Вх. № 00001
Дата 08.01.2002
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Например:
DOCN / RASP / 06042002.doc DOCN – каталог, RASP – подкаталог, 06042002. Doc – файл
Или менее сложный вариант LETTER 27. DOC
(Letter – вид документа, 27 – порядковый номер письма).
Такая отметка необходима для:
• исключения повторного ввода документа в ПК;
• быстрого поиска документа по имени файла;
• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Технология работы с документами
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы,
поступающие на предприятие проходят:• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
ЛИТЕРАТУРА
Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М., 2003.
Документы и делопроизводство / Сост. Т.В. Кузнецова и др. М., 2001.
Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. М., 2002.
Дороховский И.С., Прехуч Т.В. Бизнес и менеджер. М., 2002.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. Ростов н/Д, 2002.
Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русских языках: Практическое пособие М., 2002.
Пастори Л. Коммерческая корреспонденция. М., 2002.
Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. М., 2000.
Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. М., 1994.