Деловое письмо

Постскриптум (пост-постскриптум) представляет собой краткую – не более 3–4 строк – приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи.

Это необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка – “P.S.”, “PostScript” или “Постскриптум”, дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи). Основное функциональное назначение постскриптума – оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Обратимся теперь к рассмотрению особенностей стиля изложения делового письма – так называемого официально-делового стиля, представляющего собой функциональную разновидность русского языка и предназначенного для использования в процессе управления предприятием, в том числе и посредством деловой переписки.

Специфическими чертами официально-делового стиля являются следующие:

а) подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами – так называемой служебной субординации – и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

б) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

в) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в процессе подготовки деловых писем;

г) тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более 1–2 вопросов одновременно;

д) лексическое и композиционное единообразие содержания делового письма;

е) исключительно нейтральный тон изложения делового письма;

ж) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания делового письма;

з) лаконичность изложения, предполагающая краткость и ясность используемых в деловом письме формулировок.

Исходя из специфики официально-делового стиля при подготовке содержания делового письма целесообразно:

1) излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями;

2) применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

3) употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;

4) отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

5) не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов;

6) отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения;

7) избегать неоправданного употребления иностранных слов;

8) использовать сказуемые либо в повествовательном (“устанавливается”), либо в повелительном (“согласовать”) наклонении.

Подчеркнем, что свои особенности имеет стилистическое оформление вводной, основной и заключительной частей текста делового письма.

Так, в зависимости от функционального назначения делового письма в его начале предпочтительно использование следующих стандартных формулировок:

1. Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно….

2. Ваше письмо от… за №… нами получено и тщательно изучено…

3. Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от… за №….

4. Просим считать данное письмо неотъемлемой частью соглашения от… за №… о….

5. Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от… за №… в связи с….

6. Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на….

Для продолжения начального абзаца делового письма и обеспечения его логического продолжения рекомендуются следующие стандартные формулировки:

1. Настоящим письмом мы подтверждаем решимость к продолжению взаимовыгодного сотрудничества с Вашей организацией в области….

2. Ваше предыдущее послание создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах….

3. Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о….

Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма:

1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами “Срочно”, “Незамедлительно”, “В возможно более короткие сроки”. Помните о том, что быстро – хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: “Прошу Вас ответить до такого-то числа” или “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”.

3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах – предельно конкретны.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например так: “Прошу изучить и решить вопрос положительно” или “Прошу утвердить эту кандидатуру”. Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: “Предлагаю внимательно изучить” – добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа – изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.